3 nawyki, które zmniejszają efektywność floty

Temat opracowywania dobrych nawyków jest niezmiernie popularny i często podnoszony. W sieci można znaleźć dziesiątki artykułów, które mówią o tym, jak wyrabiać efektywne nawyki wśród pracowników. Co jednak zrobić, gdy w firmie i owszem zostało zbudowanych wiele nawyków, ale tych złych, które negatywnie wpływają na efektywność floty pojazdów? Sprawdź, według jakich nawyków działają pracownicy: przedstawiciele handlowi, dostawcy i kierowcy oraz koordynatorzy tras.

Dlaczego flota pojazdów działa z mniejszą efektywnością? 

Niemal każde przedsiębiorstwo przez lata funkcjonowania pozyskuje grono zaufanych i długoletnich pracowników, którzy dobrze znają się na swoim fachu. I co by nie mówić, tacy pracownicy to skarb — szczególnie w przypadku działań terenowych. Niestety zdarza się tak, że z biegiem czasu flota pojazdów realizuje zadania mniej efektywnie, pomimo że pracownicy dają z siebie tyle samo co wcześniej.  
W takim wypadku często poszukuje się winnego, ale nie znajduje się on pośród pracowników. Problem leży w zmieniających się realiach rynkowych i zbudowanych nawykach, które przestały sprawdzać się w nowej rzeczywistości. 

Z jakimi problemami współcześnie mierzą się firmy zarządzające własną flotą?

Obecnie zarządzanie flotą pojazdów i działaniami pracowników terenowych nie jest proste. Firmy muszą mierzyć się z większym zapotrzebowaniem na dostawy do klientów, a na polskich drogach z roku na rok przybywa coraz więcej pojazdów, co znacznie wpływa na czas przejazdu. Ceny benzyny stale rosną, a jednocześnie konkurencja stoi tuż za naszymi plecami i czeka na każde potknięcie.
Nie jest to komfortowa sytuacja, szczególnie gdy przy zwiększającej się ilości pracy znacznie zwiększają się koszty utrzymania floty. Jeszcze kilkanaście lat temu zapotrzebowanie na dostawy od drzwi do drzwi było zdecydowanie mniejsze, a klienci nie oczekiwali dostarczania produktów i usług w ekspresowym tempie. Według badań koszty dostawy ostatniej mili wynoszą aż 41% wszystkich kosztów łańcucha dostaw (dane Capgemini, 2019). To tak jakby w trakcie rozgrywki nagle zostały zmienione zasady gry, tylko że „grą” jest zarządzanie przedsiębiorstwem, a zasady na bieżąco ustala rynek.
Tymczasem pracownicy z długim stażem działają według zasad rynku, którego już nie ma. Trudno się im dziwić: są przekonani o tym, że ich styl pracy dobrze działał przez wiele lat i są to sprawdzone rozwiązania. Także, po co zmieniać „dobre nawyki”? Przyjrzyjmy się pięciu najczęstszym negatywnym nawykom pracowników terenowych oraz osób zarządzających flotą, które niepotrzebnie obciążają firmowy budżet.

1. Manualne planowanie tras

Niemal każdy kierowca, który od dłuższego czasu realizuje zadania w jednym rejonie, jest przekonany o tym, że zna go jak własną kieszeń. Zna adresy ulic, gdzie są siedziby klientów oraz na której stacji benzynowej jest najsmaczniejsza kawa. Przekonanie to najczęściej pokutuje znacznymi kosztami. Trasy, które są planowane manualnie, są zdecydowanie mniej efektywne, niż te generowane przez komputery. A dodatkowo nie każdy kierowca w ogóle planuje swoją trasę! 
Zmiana kolejności wizyt na trasie pozwala na redukcję dystansu o nawet 17% w stosunku do ręcznego planowania. Takie możliwości daje automatyczne układanie tras, a mówimy jedynie o trasie dla pojedynczego pracownika terenowego. Należy mieć na uwadze, że systemy komputerowe pozwalają również na efektywniejsze ułożenie całych regionów pracy dla wielu kierowców jednocześnie.
Trzymanie się regionów sprzed lat oraz niezachwiana pewność kierowców (a czasem samych koordynatorów tras) o efektywności wyznaczanych trasówek nie prowadzi do optymalizacji działań. Komputery liczą od nas szybciej, sprawniej i potrafią uwzględnić większą liczbę zmiennych, co przekłada się na oszczędności na wielu etapach zarządzania flotą.

2. Korzystanie z notatników i papierowych wydruków

Żyjemy w czasach digitalizacji — przekształcamy wszystkie ręczne procesy na ich cyfrowe odpowiedniki. Niekiedy nie odpowiada to wszystkim pracownikom. Ze względu na wymóg pracy przed komputerem, wprowadzają niektóre dane do programów, ale część z nich wciąż notują ręcznie lub drukują. Ten nawyk nie jest dobry przynajmniej z dwóch powodów:

• Ręczne zapisywanie ważnych dat lub informacji skutkuje zapominaniem albo opóźnieniami w realizacji dostaw czy spotkań handlowych. Nawet najlepszym pracownikom zdarza się nie zajrzeć do notatek lub coś pominąć, co nie zmienia faktu, że wszelkie odstępstwa od planu mogą skutkować startami finansowymi, a nawet utratą klienta.
• Kierowcy, którzy są przyzwyczajeni do wyjeżdżania w trasę z papierowym wydrukiem, tracą masę czasu, który mogliby wykorzystać na inne zadania. Są oni skazani na samodzielne odnajdywanie lokalizacji w terenie i „kluczenie” po miejscowościach lub wpisywanie każdego punktu w GPS lub Mapy Google. 

Problemy te można w prosty sposób rozwiązać poprzez korzystanie z oprogramowania do optymalizacji tras. Takie oprogramowanie dostępne jest nie tylko na komputerze stacjonarnym, ale również jako mobilna aplikacja na tablet lub smartfon. Dzięki temu wszystkie dane mogą znajdować się w jednym, i to cyfrowym, miejscu, do którego mają łatwy dostęp zarówno pracownicy biurowi jak i terenowi. Dodatkowo ważne informacje można zapisywać w postaci przypomnień lub dodawać je do planu z wyprzedzeniem.

3.  Pracowanie według utartych schematów

Wieloletni pracownicy są główną siłą napędową organizacji: można na nich liczyć, pracują sumiennie, a ich stanowiska nie rotują. Aczkolwiek lubią pracować według nawyków i nie przyjmują entuzjastycznie zmian. Zazwyczaj są przekonani, że zmiany są dla młodych pracowników, a oni w końcu wiedzą co robią. Często nie widzą sensu z wprowadzania nowych technologii, bo po prostu nie wierzą w ich skuteczność, a jednocześnie stare metody wydają się im bardziej przystępne.
Tymczasem nowoczesne oprogramowanie do zarządzania flotą pojazdów jest bardzo proste w obsłudze i pozwala przy pomocy zaledwie kilku kliknięć na:

• układanie tras przejazdów,
• dodawanie notatek oraz informacji o klientach,
• eksport i import danych oraz automatyczne generowanie raportów,
• ustalanie planów dnia i harmonogramów,
• uwzględnianie okien czasowych, dostępności kierowców oraz pojazdów.

Opanowanie systemu do optymalizacji tras zajmuje niewiele czasu, ponieważ program jest intuicyjny i stworzony tak, aby był czytelny również dla pracowników, którzy nie korzystali wcześniej z tego typu rozwiązań. Rozwiązanie jest dostępne w modelu SaaS więc nie wymaga dużych nakładów finansowych a korzystanie z niego jest rozliczne w trybie miesięcznym. 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach systemu do optymalizacji tras, zamów bezpłatny 7-dniowy test oprogramowania Routimo. Zapytaj nas o korzyści płynące z wdrożenia systemu, a przedstawimy zalety, które przekonają zarówno Ciebie, jak i  Twoich pracowników.