5 głównych wyzwań w pracy spedytora
– Brak rutyny, sytuacje nieprzewidziane, ciągły kontakt z kontrahentami i klientami, nieustanny obieg informacji… To zaledwie ułamek pracy spedytora i jego codzienności. – Skuteczność radzenia sobie z wyzwaniami w znacznym stopniu definiuje jakość jego pracy – mówi Katarzyna Syta, prezes KAES Logistics. Z czym więc przychodzi na co dzień mierzyć się spedytorom?
Zachowywanie podzielności uwagi
To pierwsza rzecz, z którą kojarzymy fach spedytorów. Nieustanny obieg dokumentów, przekazywanie zleceń, umów i faktur przy jednoczesnym kontakcie z przewoźnikiem w trasie, monitorowanie giełdy transportowej, planowanie przewozów… Mało która praca w takim stopniu stanowi sprawdzian podzielności uwagi i umiejętności tzw. multitaskingu. – Spedytor musi być w kilku „miejscach” jednocześnie – po stronie klienta, który oczekuje realizacji zlecenia, po stronie „przewoźnika”, który nawiązuje kontakt w przypadku ewentualnych wątpliwości czy problemów czy wreszcie – po stronie swojej firmy, której interesy przecież reprezentuje. Wyzwaniem dla spedytora jest więc nie tylko poświęcenie uwagi kilku zadaniom jednocześnie, ale i umiejętność oceny sytuacji ze wszystkich perspektyw i działania w interesie wszystkich zainteresowanych stron – tłumaczy Katarzyna Syta.
Uniknięcie pustych przebiegów
Tzw. puste przebiegi to prawdziwa zmora branży TSL. Przejazdy z niewykorzystaną przestrzenią załadunkową to marnotrawstwo czasu, pieniędzy i paliwa. – To właśnie na spedytorach spoczywa ciężar odpowiedzialności za unikanie takich sytuacji, bo tam, gdzie pojawia się pusty przebieg, tam przejazd traci na rentowności, a w interesie wszystkich stron leży, by była ona jak najwyższa. Na szczęście ciągły rozwój giełd transportowych i nowych narzędzi, takich jak inteligentne planery ładunków, pozwalają coraz częściej unikać takich sytuacji – podkreśla Katarzyna Syta z KAES Logistics.
Sytuacje nieprzewidziane
Wypadek, awaria pojazdu, korki – sytuacje nieprzewidziane mają to do siebie, że często zaskakują w najmniej spodziewanym momencie. Umiejętność zarządzania dynamicznie zmieniającą się sytuacją to wysoce pożądana cecha u skutecznego pracownika firmy spedycyjnej… Ale nie jedyna. Są jeszcze opanowanie, odporność na stres, chłodne, analityczne podejście i umiejętności organizacyjne, które wynikają z wymienionych wcześniej podzielności uwagi i oceny sytuacji z perspektyw klienta czy kontrahenta.
Praca z ludźmi
Nie bez powodu mówi się o tym, że w zestawie cech charakteru spedytora powinna bezwzględnie znajdować się komunikatywność. Jest przydatna jak nic innego, kiedy na całej rozciągłości pracy i na każdym kroku mamy do czynienia z ludźmi. Najróżniejszego usposobienia i charakteru, z przeróżnymi wątpliwościami, problemami, potrzebami i oczekiwaniami. Umiejętność porozumienia się czy to z klientem, czy z niezbyt skłonnym do kompromisu przewoźnikiem lub samym kierowcą pomaga w osiągnięciu wyznaczonego celu niezależnie od tego, czy negocjujemy stawkę, mierzymy się z sytuacją kryzysową czy nieprzewidzianym i niepożądanym opóźnieniem transportu.
Budowanie relacji z otoczeniem
To proces czasochłonny i często żmudny, ale jego efekty warte są największego wysiłku. Znajomość branży i nawiązane w niej dobre kontakty to fundament skuteczności spedytora, który z ugruntowanymi relacjami biznesowymi może skuteczniej zakupywać lub sprzedawać. Nawiązane cenne stosunki biznesowe to wypadkowa nie tylko twardych danych, czyli informacji na temat tego, czy wywiązujemy się ze zleceń, czy jesteśmy terminowi, ale także to, jaki standard obsługi oferujemy czy wreszcie w jaki sposób komunikujemy i kontaktujemy się z klientem. Wszystko to przekłada się na wiele innych czynników – przede wszystkim na reputację i rozpoznawalność w branży czy pozycję negocjacyjną.
Podsumowując: praca spedytora to trudny i odpowiedzialny fach. Na każdym kroku i polu czeka wiele wyzwań, ale satysfakcja ze zmierzenia się z nimi potrafi zrekompensować nawet największy trud.
