5 powodów, dla których warto wdrożyć samoobsługę pracowniczą w firmie

Branża HR w ostatnich latach bardzo dynamicznie się zmienia, stawiając coraz większy nacisk na zwiększenie produktywności i zaangażowania pracowników. Aby to osiągnąć, niezbędne jest m.in. elastyczne oprogramowanie, które umożliwi wdrożenie tzw. samoobsługi pracowniczej. Co kryje się za tym pojęciem i dlaczego warto poświęcić mu uwagę? Zapraszamy do lektury!

Czym jest samoobsługa pracownicza?

Samoobsługa pracownicza (ang. employee self-service) to zbiór funkcjonalności w nowoczesnych systemach HR. Jej głównym celem jest uproszczenie niektórych z najbardziej podstawowych i czasochłonnych zadań HR, zapewniając tym samym liczne korzyści zarówno dla pracowników, jak i menedżerów. Konsolidacja informacji w jednym, przyjaznym dla użytkownika miejscu, pozytywnie wpływa na efektywność i pomaga pracownikom dostosować się do celów organizacyjnych. Co więcej, ich wydajność wzrasta, ponieważ spędzają mniej czasu na szukaniu potrzebnych informacji.
Za pomocą takiego narzędzia jak samoobsługa pracownicza pracownicy mogą m.in. uzyskać dostęp do harmonogramów, informacji o świadczeniach pozapłacowych czy dniach urlopowych, a także dokonywać aktualizacji swoich danych, wnioskować o dni wolne i wiele więcej.

Dlaczego warto wdrożyć samoobsługę pracowniczą w firmie?

Poniżej kilka kluczowych aspektów samoobsługi pracowniczej, które potwierdzają, że wdrożenie takiej funkcjonalności w przedsiębiorstwie to dobra decyzja.

1.    Oszczędność czasu i pieniędzy

Rutynowe zadania administracyjne, takie jak obliczanie dni urlopowych czy wysyłanie aktualizacji świadczeń, często pochłaniają wiele czasu i energii pracowników działów HR. Dzięki samoobsłudze pracowniczej mogą znacznie to przyspieszyć, m.in. automatyzując dystrybucję kluczowych informacji o wynagrodzeniach, polityce firmy i świadczeniach do wszystkich pracowników. Dzięki tego typu rozwiązaniom, dział kadr może skupić się na strategicznych działaniach w zakresie chociażby pozyskiwaniu nowych talentów, wzmacnianiu zaangażowania pracowników i innych inicjatywach.

 Co ciekawe, niektóre platformy HR zawierają nawet wewnętrzną bazę wiedzy, w której pracownicy mogą znaleźć odpowiedzi na większość powtarzających się pytań. Dzięki temu nie muszą czekać na pomoc działów HR, oszczędzając czas obu stronom.

2.    Zwiększenie satysfakcji pracowników

W dzisiejszych czasach, w dobie Internetu, ludzie przyzwyczaili się do tego, iż mogą mieć natychmiastowy dostęp do informacji. Co więcej, współcześni pracownicy chcą większej kontroli nad swoją karierą, jak również zachowania work-life-balance. Dając im bezpośredni dostęp do informacji o ich czasie pracy (zaplanowanych grafikach, urlopach i wiele więcej), a także o zadaniach, szkoleniach etc., spełnisz ich oczekiwania. Automatyzacja pewnych procesów oraz nieograniczony dostęp do informacji sprawi, że unikniesz frustracji pracowników, wynikającej z przedłużających się procesów, czy też problemów z załatwieniem błahych formalności.

3.    Redukcja błędów i dokładność danych

W świecie napędzanym przez dane, narzędzia do samoobsługi pracowniczej zmieniają bazę danych HR w dokładne narzędzie predykcyjne. Możesz efektywniej zarządzać harmonogramem w zależności od aktualnych potrzeb firmy, a nawet szukać wewnątrz organizacji pracowników z odpowiednimi umiejętnościami i doświadczeniem, którzy będą w stanie zrealizować konkretny projekt. Tego typu rozwiązania pozytywnie wpływają na mobilizację pracowników, którzy chcą sprostać szybko zmieniającym się potrzebom biznesowym firmy. Co więcej, możliwość wnioskowania o aktualizację swoich danych przez pracowników redukuje ewentualne błędy, dzięki czemu informacje przekazywane do narzędzia analitycznego są dokładne i aktualne.

4.    Inteligentne zarządzanie wydatkami

Samoobsługa pracownicza w HR umożliwia pracownikom składanie wniosków online w trybie 24/7 i usprawnia procesy, takie jak księgowanie rachunków, przyznawanie dofinansowania czy obsługę wydatków podczas podróży. Dzięki temu możesz mieć zawsze aktualny wgląd w koszty związane z utrzymaniem pracowników i lepiej zarządzać wydatkami firmy.

5.    Usprawnienie komunikacji w zespole

Jednym z kluczowych zadań działów kadr jest obsługa wniosków urlopowych oraz prowadzenie prawidłowej ewidencji czasu pracy. Jednakże jeśli nie stosujemy w tym celu żadnego dedykowanego narzędzia, istnieje duże ryzyko, np. że członkowie zespołu nie zostaną poinformowani o nieobecności danego pracownika. System do samoobsługi pracowniczej usprawnia komunikację w tym zakresie, dając wgląd do harmonogramów oraz planowanych urlopów innych pracowników, pozwalając wszystkim być stale na bieżąco.

Powyższe przykłady potwierdzają, że samoobsługa pracownicza to przepis na efektywne działanie nie tylko działów HR, ale całej organizacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, o tym jak usprawnić komunikację w firmie dzięki samoobsłudze pracowniczej —  zapisz się na darmowy webinar na ten temat, który odbędzie się już 8 kwietnia o godz. 13:00.