5S – przekonać nieprzekonanych

W zasadzie wszystkie przedsiębiorstwa posiadające certyfikaty systemów zapewnienia jakości (np. ISO 90001 lub 9002), powinny działać w systemie 5S. Metoda ta powinna być traktowana jako drogowskaz, droga i niezbędny warunek do uzyskania certyfikatu. Wdrażanie jej jako czegoś zupełnie nowego, sprawdzonego w Japonii, i zajmowanie stanowiska, że podczas wdrażania 5S zachodzi prawdziwa przemiana mentalności pracownika, nierzadko mija się z prawdą. Próby robienia tego na siłę często okazują się porażką, gdyż niezwykle trudno zmienia się mentalność pracownika. Wdrożenie nowości w oparciu o pozytywne strony wychowania każdego człowieka, odwoływanie się do fundamentów wychowania i kultury wyniesionej z domu rodzinnego, przynosi znacznie lepsze efekty. Czym więc jest metoda 5S i jak ją wdrożyć?

Elementy 5S

W organizacji pracy 5S jest najbardziej powszechną, łatwą do zrozumienia i przyswojenia z wszystkich metod Systemu Produkcyjnego Toyoty. Koncentruje bowiem uwagę pracowników na poprawie organizacji stanowiska pracy. Nie ma tu znaczenia fakt, czy jest to tzw. praca biurowa czy fizyczna. Nazwa pochodzi od pierwszych liter słów oznaczających: selekcję (jap. SEIRI, ang. Storting) i porządek, systematykę (jap. SEITON, ang. Simplify) i organizację, sprzątanie (jap. SEISO, ang. Spotless) i czystość, schludność i standaryzację (jap. SEIKETSU, ang. Standardise) oraz samodyscyplinę, a więc przestrzeganie wszelkich zasad (jap. SHITSUKE, ang. Sustain).

Seiri to zorganizowanie przestrzeni pracy w taki sposób, aby zawierała ona tylko to, co jest w niej potrzebne do realizacji zadania. Należy rozróżniać przedmioty potrzebne od przedmiotów zbędnych, które należy usunąć do magazynu lub wyrzucić. Kiedy już mamy to co trzeba, należy to poukładać czyli zorganizować przestrzeń. To element drugi – Seiton. Pamiętać należy o tym, żeby każda rzecz była łatwo i w ilościach koniecznych dostępna. Stanowisko pracy ma być przejrzyste i funkcjonalne.

W pierwszej kolejności chodzi o ułatwienie pracownikom pracy, a nie o możliwość afiszowania się wdrożeniem 5S

Teraz przychodzi kolej na czystość – Seiso. Oczywiste jest, że eliminacja brudu, kurzu i wszelkich innych zanieczyszczeń spowoduje, że wykonywana praca będzie efektywniejsza, chociażby dlatego, że każdy lepiej czuje się w czystym miejscu, a lepsze samopoczucie to zwykle bardziej zadowalające wyniki pracy. Dążenie do czystości należy zatem uczynić sprawą niemal powszechną jak oddychanie. W praktyce oznacza to dokładne sprzątanie przy każdym, najmniejszym nawet postoju. Może to być elementem harmonogramu pracy, przeglądów, wymiany zespołów itp. Czas na Seiketsu, czyli ustanowienie standardów dla trzech poprzednich “S”. Standardy muszą uwzględniać działania, metody kontroli i sposoby dochodzenia do przyczyn nieprawidłowości przy użyciu środków tzw. zarządzania wzrokowego. Wszystko musi być łatwo dostrzegalne w tworzonych planach działania i sprzątania. W tym właśnie momencie można stwierdzić, że poprzednie elementy nie zdadzą się na nic, jeśli nie zastosuje się w firmie Shitsuke, piątego elementu metody. Samodyscyplina bowiem, a dzięki niej przestrzeganie zasad czterech poprzednich “S”, pozwoli na uczynienie z porządku i czystości zwyczajowych praktyk.

Zaszczepić przekonanie

Na początku drogi należy przede wszystkim zebrać wiedzę niezbędną dla stosowania 5S. Dobrze jest zaczerpnąć rady u specjalistów, którzy mają za sobą praktyczne wdrożenia.

Jeszcze przed wprowadzaniem praktyk 5S, aby uniknąć porażki, należy przygotować do tego pracowników. Podczas szkoleń kadra musi uzyskać pewność, że we WSPÓLNYCH działaniach chodzi o poprawianie organizacji pracy, a przez to i zwiększenie jej efektywności oraz atrakcyjności dla klienta. Trenerzy lub zarządzający produkcją powinni w jasny sposób przedstawić metody skutecznego wprowadzania w życie praktyk 5S oraz osiągnięte dzięki nim efekty. Najlepiej sprawdzają się w tej sytuacji filmy ilustrujące przykłady udanych zastosowań lub organizacja wyjazdów dla wybranych pracowników do innych firm. Poznane rozwiązania organizacyjne i praktyczne najprawdopodobniej zainspirują pracowników do proponowania własnych pomysłów. To coś, co dobrze wróży późniejszej samodyscyplinie, gdyż działanie oparte na własnym przekonaniu przynosi o wiele większe efekty, niż gdy zasady są narzucone pracownikowi z zewnątrz. Większe zaangażowanie ze strony podwładnych to większa pewność praktycznej przydatności stosowanych rozwiązań. W końcu w pierwszej kolejności chodzi o ułatwienie pracownikom pracy, a nie o możliwość afiszowania się wdrożeniem 5S.

Przygotowywaną dokumentację nt. wdrożenia warto konsultować z pracownikami po to, by nie stworzyć czegoś, co od początku nie będzie dokładnie przestrzegane. Udane wdrożenie metody 5S jest wynikiem tylko zgodnej współpracy każdej osoby w organizacji. Zwłaszcza ludzie z poszczególnych szczebli zarządzania, od dyrektora począwszy, a na brygadzistach kończąc, muszą być przekonani o słuszności działania, a także otwarci i przygotowani do wdrożenia. Ważne jest, aby wybrać lidera wdrożenia 5S dla całej organizacji. Jego zadaniem będzie koordynacja całości przedsięwzięcia zaplanowanego od początku do końca jeszcze przed rozpoczęciem działania porządkującego.

Jasne informacje

Obowiązek przestrzegania wprowadzonych zasad mają wszyscy. Obowiązek ich egzekwowania – osoby odpowiedzialne za utrzymanie poszczególnych odcinków. Nie może to być bowiem wielka improwizacja, a precyzyjne, rozumiane przez zespół, zaplanowane i krytycznie kontrolowane działanie.

Wszystkie szczegóły powinny być dokumentowane, a osiągane wyniki publikowane. Pracownicy winni widzieć zmiany na lepsze i znać ich przyczyny. Będzie to tym łatwiejsze, im większa będzie znajomość problemów i zaangażowanie pracowników w ich rozwiązanie. Ważne jest, by możliwie często ludzie sugerowali własne rozwiązania. Zadaniem menedżera jest wprowadzanie ich w życie w sposób jasny i czytelny dla wszystkich. Im szersza wiedza o firmie i jej działaniu, tym więcej można zdziałać. Łatwiej wtedy wyłapać nieprawidłowości. Sprzyja temu dbałość o dobrą atmosferę w firmie. Wzajemna pomoc w połączeniu z atmosferą zdrowej konkurencji sprawi, że narzędzie takie jak audyt 5S stanie się przyczynkiem do ciągłego rozwoju. Wszyscy w firmie stosującej 5S potrafią dostrzec małe bariery, nim rozwiną się one w prawdziwe problemy, a te w hamulce rozwoju.

Na jakie korzyści można liczyć?

Fundamentem sprawnego działania na produkcji jest stworzenie środowiska opartego na dyscyplinie i czystości. Sprzyjają one jakości i ciągłemu doskonaleniu. Zasada 5S jest jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządzania. Prowadzi do zmiany sposobu myślenia o organizacji pracy w firmie. Sprawia, że ewolucyjnie zmieniać się będzie jej wizerunek. Pracownicy powinni dostrzec poprawę ergonomii na własnych stanowiskach, skrócony czas wykonywania zadań i korzyści płynące z eliminacji czynności zbędnych, jak również optymalizację przestrzeni pracy oraz wyposażenia stanowiska. Wdrażając poszczególne elementy 5S menedżer powinien starać się ożywić i uwolnić ukryte w pracownikach wartości, a standardy przyjdą same. Osiągnięte zostaną w ten sposób znaczne usprawnienia w pracy. Dzięki lepszej organizacji poprawie ulegnie wydajność pracy, spadną koszty działalności wynikające z odpadów, uzupełniania przypadkowo ginących lub niewłaściwie używanych narzędzi. Uzyskane zostanie wolne miejsce, dzięki któremu poprawią się warunki pracy. Bardziej efektywne, poprzez uporządkowanie i przejrzystość, stanie się wykorzystanie zapasów, zwłaszcza w magazynach przejściowych. Wszystko to przełoży się na satysfakcję pracowników. Nastąpi znaczne ograniczenie barier fizycznych oraz poprawa komunikacji wewnątrz firmy. Spadnie albo stanie się bardziej przewidywalna awaryjność maszyn. Wreszcie całość działań przyczyni się do rozwoju pracowników i przedsiębiorstwa.

Aby do tego doszło, wdrożenie musi odbywać się wg pewnej kolejności postępowania. Dlatego każdy krok powinien wynikać z cyklu: planuj (ang. plan) – zrób (ang. do) – sprawdź (ang. check) i zastosuj (ang. action), zwanego cyklem PDCA.

Metoda 5S jest oczywista i prosta, bo wynika z podstawowych zasad gospodarności wpajanych każdemu z nas od dziecka. Znamy je wszyscy, uznajemy, a mimo to nie zawsze stosujemy. Wystarczy je odkryć na nowo, by uświadomić sobie, że miejsce pracy, które znamy od zawsze, może już od jutra wyglądać zupełnie inaczej.