Alternatywa dla Excela

Odwiedziłem każdą z trzech firm i w każdej z nich spędziłem po kilka godzin. To dużo i mało. Z jednej strony mogłem wypróbować podstawowe użyteczności systemów i dowiedzieć się o ich szerokim zastosowaniu. Ale oczywiście nie byłem w stanie sprawdzić pełnego procesu integracji programów z systemem przedsiębiorstwa. Ponieważ jednak to sprawa indywidualna, najlepiej porozmawiać i poprosić o wersję testową każdego z tych produktów, co na pewno ułatwi końcową decyzję o zakupie.

Softra: Flota Commandor

Program może działać zarówno na pojedynczym komputerze lub jednocześnie na wielu stanowiskach połączonych w sieć. Możliwy jest również dostęp poprzez www. System umożliwia ewidencję, szybkie odszukiwanie, przeglądanie i eksportowanie danych dotyczących między innymi poszczególnych samochodów (marki i modele, dane techniczne, wyposażenie, przeglądy), pracowników, ubezpieczeń (daty, płatności, warunki, szkody), wykroczeń, opon, kart paliwowych, autoryzacji potrzeb serwisowych. Poza tym możemy korzystać z opcji dotyczących pojazdów zastępczych, dostawców (w tym umowy).

Wygodę stanowi funkcja importu danych. Przykładowo, program współpracuje z systemami emitentów kart paliwowych, takich jak BP Plus, Flota Orlen, euroShell, Routex, DKV. Dostępna jest również opcja rozliczenia telefonów służbowych, w tym import bilingów rozmów. Na pewno przydatne narzędzie stanowi możliwość rozliczenia faktur z autoryzowanych serwisów dealerów aut. Dodatkowa opcja to integracja programu z systemami zewnętrznymi, np. zarządzającymi GPS-ami, czy programami finansowo-księgowymi. Podczas każdego uruchamiania Floty Commandor wyświetlają się nam przypomnienia, informujące o dobiegającym końca ubezpieczeniu bądź okresowym badaniu technicznym pojazdu. Fleet manager ma w takiej sytuacji możliwość wysłania e-maila bądź SMS-a do obecnego użytkownika pojazdu.

Program umożliwia korzystanie z gotowych zestawień do analizy, takich jak wartość kosztów z podziałem według rodzajów (np. paliwa), koszty utrzymania poszczególnych samochodów, oddziałów, regionów itp., koszty generowane przez danego pracownika, wydatki dla każdej karty płatniczej, zakupy wykonane w soboty i niedziele itd. Oprócz standardowych raportów, użytkownik może tworzyć swoje, odpowiadające na indywidualne potrzeby. Służy do tego edytor zestawień, który wykorzystuje graficzną metodę „przeciągnij i puść”. Producent zapewnia wdrożenie programu do firmy oraz serwis.

Pascom: Flota II

Flota II jest wszechstronna, prosta w użyciu, a jednocześnie posiada duże możliwości analityczne. Pozwala pracować zarówno na jednym komputerze lub na kilku jednocześnie, możliwy jest również dostęp przez www. Główne zadanie programu stanowi optymalne zarządzanie flotami samochodowymi, kompleksowy nadzór nad eksploatacją pojazdów, wszechstronna analiza kosztów utrzymania parku maszyn. System oferuje podobieństwo do mechanizmów znanych z arkuszy kalkulacyjnych.

Aplikacja pozwala skontrolować częstotliwość zakupu materiałów eksploatacyjnych, ilość i celowość napraw i ponadnormatywnego zużycia paliwa, a do tego wszystkiego możemy wykonać dowolną analizę, wykorzystując wbudowane tabele przestawne. Flota II pozwala na import danych z kart paliwowych, faktur z serwisów, urządzeń GPS oraz automatyczne rozksięgowanie faktur i wyemitowanie raportów dla księgowości.

Dzięki wbudowanemu modułowi przypomnienia (e-mail lub SMS) dopilnujemy terminu badania technicznego pojazdu, ważności polisy i innych dokumentów. Moduł „opony” pozwala na pełny nadzór nad posiadanym ogumieniem – miedzy innymi przebiegi oraz aktualne miejsce magazynowania. Program umożliwia również pełną ewidencję i kontrolę wyposażenia zainstalowanego w pojeździe, ale także indywidualnego wyposażenia przekazywanego użytkownikowi (np. notebook, palmtop).

Wartym uwagi jest moduł budżetowania, który pozwala na planowanie kosztów dla pojazdu na określony czas (rok) na podstawie kosztów z roku bieżącego oraz kosztów przewidywanych w kolejnym okresie bazując na prawdopodobnych zmianach cen usług. Flota II posiada również dodatek „telefony” służący do ewidencji telefonów komórkowych, jak i rozliczenia praz kontroli faktur za usługi telekomunikacyjne. Wraz z zakupem programu otrzymamy dokumentacje eksploatacyjną wzbogaconą o 15 filmów szkoleniowych.

VirtualCarmen: Carmen eCar

Carmen eCar jest profesjonalnym narzędziem wspomagającym zarządzanie flotą samochodową. Program występuje w dwóch wersjach: „desktop” oraz „www”. Całość funkcjonalności systemu dostępna jest w pierwszej z wymienionych opcji, natomiast określone elementy systemu dostępne są z wykorzystaniem Internetu.

Producent zwraca uwagę na możliwość pracy na wielu widokach – umożliwia użytkownikowi jednoczesny dostęp do wielu modułów, dodawania i edytowania danych. Carmen eCar został zaprojektowany do obsługi wielu firm i wydzielonych struktur organizacyjnych firmy. Program składa się ze sporej liczby modułów. Mamy oczywiście możliwość importowania faktur z kart paliwowych, serwisu, jak i urządzeń GPS. Warto zwrócić uwagę na moduł „parkingi”, który pozwala na definiowanie miejsc parkingowych, przechowywanie planów parkingów w postaci graficznej oraz ewidencję historii użytkowania miejsc parkingowych.

Carmen Car, wykorzystując moduł „księgowanie”, pozwala na przygotowanie faktur do procesu księgowania. Po procesie akceptacji dokumenty grupowane są w pakiety i przesyłane do systemu finansowego. Wszystkie operacje zostają zarejestrowane, dzięki czemu łatwo dojść do tego, kto i kiedy wykonał zdarzenie w całym procesie. Na duży plus zasługuje fakt, że w każdej kartotece można dodać zdjęcie np. samochodu, felgi bądź skutków kolizji drogowej pojazdu.

Moduł „eksploatacja” pozwala na rejestrację wybranych zdarzeń i ich kosztów, m.in. naprawy, przeglądy, badania techniczne, zakupy i wymianę opon. Naszą pamięć wspierają cały czas przypomnienia dotyczące badań okresowych pojazdów, ważności polis ubezpieczeniowych itd. Dostępne jest także prowadzenie ewidencji dotyczącej telefonów komórkowych (faktury, kody pin, aparaty). Program umożliwia wykonywanie raportów: standardowych, czyli określonych przez Virtual Carmen, lub definiowanych przez użytkownika.

Podsumowanie

Flota II firmy Pascom zachęca ceną i łatwym, przyjemnym interfejsem. Moim zdaniem to idealny produkt dla firm planujących usprawnić swoją flotę małym nakładem finansowym. Aplikacja Softry – Flota Commandor – jest stosunkowo łatwa w obsłudze, a jej dobre poznanie zajmie wprawnemu fleet managerowi około dwóch tygodni. Carmen eCar to nie program do zarządzania flotą, tylko potężne narzędzie. Jego poznanie w dobrym stopniu zajmie około dwóch miesięcy. Jednak gdy ten okres minie, zarządzanie flotą stanie się jeszcze przyjemniejsze i mniej stresowe. Wszystkie z wymienionych aplikacji działają płynnie, a producenci oferują pełen serwis i pomoc techniczną.