Analiza kosztów – sposobem na kryzys

Zanim jednak przejdziemy do konkretnych przykładów warto pokrótce zaprezentować przedsiębiorstwo.

Wielkie objętości na Północ

Spółka CLJ Centrum Logistyczne została zawiązana w 1999 r. Od początku specjalizuje się w międzynarodowym transporcie drogowym ładunków. Posiada 18 zestawów transportowych (ciągnik + naczepa typu mega) do przewozu ładunków o małej masie i dużej objętości. Większość ciągników siodłowych to Iveco Stralis, spełniające normę ekologiczną Euro5. Większość naczep jest marki Krone. Geograficznie specjalizuje się w kierunkach szwedzko-norweskich. W 2001 r. spółka wybudowała biurowiec większy niż jej potrzeby, by wynajmować pomieszczenia biurowe. Stopniowo powiększała i wymieniała flotę pojazdów.

Głównym źródłem dochodów jest transport, a w drugiej kolejności wynajem biurowca. Od 2 lat spółka świadczy usługi parkingowe, na świeżo zbudowanym parkingu. W małej, 3 lata temu wybudowanej hali o powierzchni 200 mkw., są świadczone drobne usługi magazynowe, a gdy zajdzie taka potrzeba, jest ona wykorzystywana na własne potrzeby. Obiekt ten zwiększył elastyczność przedsiębiorstwa i jego możliwości przewozowe.

Firma nie ma specjalizacji w sferze przewożonych ładunków. Nie wozi towarów niebezpiecznych, gotowych samochodów, płynów, kontenerów, a poza tym przewiezie wszystko co klient sobie życzy: pralki, lodówki, meble, pampersy, drewno przerobione i nieprzerobione, metale w różnych postaciach, części samochodowe, opony, maszyny. Czasami wykonuje specjalne usługi transportowe jako spedytor, np. przeprowadzka z całym dobytkiem (w tym jacht) za ocean – do Ameryki – od drzwi w Polsce do drzwi w Stanach Zjednoczonych.

Dyscyplina finansowa

CLJ Centrum Logistyczne jest spółką rodzinną, składająca się z ojca (Aleksander) i dwóch synów (Artur i Przemysław). Artur upatruje źródeł działań zmierzających do cięcia kosztów dużej dyscyplinie w tej sferze, narzucanej od samego początku przez ojca.

– Gdy w 2008 r. zaczął się kryzys w transporcie (i nie tylko) przeanalizowaliśmy wszystkie elementy funkcjonowania naszej firmy. Pod dokładny ogląd poszły: części zamienne, dostawcy paliw, stacje, na których tankujemy, drogi, po których jeździmy, promy, dostawcy energii, telefonów komórkowych, wynagrodzenia udziałowców i pracowników, stany magazynowe, finansowanie inwestycji, polityka i strategia firmy – wyjaśnia Artur Judkowiak, współwłaściciel przedsiębiorstwa.

Okazało się, że można wynegocjować lepsze ceny oleju napędowego. W efekcie Łukoil przyznał firmie rabaty od cen pokazywanych na słupie informacyjnym przy stacjach. Po rozmowach linie promowe obniżyły ceny przepraw przez Bałtyk. Przeanalizowano wszystkie trasy przejazdów. Przykładowo – ze Świnoujścia do Szwecji można płynąć albo do Ystad, albo do Trelleborga, w zależności dokąd jedzie się w samej Szwecji. Odległość między tymi portami powoduje, że można zaoszczędzić w jedną stronę każdorazowo 30 km na kołach.

– Ktoś powie: co to jest 30 km? Ale jeżeli pomnożymy to przez kurs w dwie strony i liczbę tych kursów 18 pojazdów w miesiącu, to uzyskaliśmy miesięcznie 1,2 tys. km, a każdy kilometr transportu kosztuje, skromnie licząc, 2,10 zł, co daje w rezultacie ok. 2,5 tys. zł, razy 12 miesięcy i wychodzi 30 tys. zł rocznie – liczy Artur Judkowiak. – Grosz do grosza, a będzie kokosza.

Części zamienne i serwis

Przez wiele lat CLJ Centrum Logistyczne zaopatrywało się w części zamienne od stałych, zaprzyjaźnionych dostawców, z którymi było fajnie, miło i serdecznie, co przytępia uwagę w sferze kosztów. Gdy zaczęły się ciężkie czasy, i na tę dziedzinę zwrócono uwagę.

– W rezultacie dzisiaj mamy siedmiu dostawców części zamiennych, między którymi odbywa się przed każdym zakupem swoisty przetarg. Wiemy, że oferują części podobnej jakości, więc obowiązuje zasada: kto tańszy, ten lepszy – mówi Artur Judkowiak. – Powiedziałem „podobnej”, bo nie wszystkie części musimy mieć w najlepszej jakości. Filtry i klocki hamulcowe wystarczą nam średniej jakości. Konkretny producent, wytwarza np. klocki o tym samym oznaczeniu zawsze takie same, więc wysyłamy zapytanie o te konkretne klocki do kilku dostawców i wybieramy najtańszych.

Prowadzone są „eksperymenty” sprawdzające jakość i wytrzymałość tanich opon chińskich. „Eksperyment” okazał się nieudany, więc nastąpił powrót do sprawdzonych, chociaż droższych opon włoskich.

Naprawy, które można wykonywać poza autoryzowanymi serwisami, realizowane są w warsztacie na terenie bazy transportowej. Zatrudniono tu dwóch mechaników samochodowych. Wkrótce zostanie dla nich zakupione urządzenie do wymiany opon, co obniży koszty wymian, które dotychczas były wykonywane w zewnętrznych warsztatach. Nie jest to bagatelny koszt, bo każdy z 18 zestawów transportowych ma 12 kół. Teraz łatwiej będzie przekładać opony we własnym warsztacie.

– Obliczyliśmy, że zakup urządzenia zwróci się w ciągu dwóch lat, a potem będzie zarabiało na siebie – mówi Przemysław Judkowiak.

Prąd i telefony

Gospodarskim okiem przyjrzano się dostawcom energii elektrycznej. Analiza doprowadziła do zmiany taryfy na tańszą, co daje miesięcznie 100 zł oszczędności. Niby niewiele, ale w skali roku jest to już 1,2 tys. zł. Aktualnie trwają rozmowy z innym dostawcą prądu, co może doprowadzić do kolejnej obniżki opłat, a może nawet udzielenia gwarancji ceny przez najbliższe dwa lata. Ma to duże znaczenie, gdy ceny energii rosną z miesiąca na miesiąc. Opłata za prąd w tej firmie wynosi każdego miesiąca kilka tys. zł.

Zwrócono również uwagę na koszty rozmów telefonicznych, szczególnie po otrzymaniu rachunku za jeden miesiąc w wysokości 3,5 tys. zł. Po analizie ofert, zmieniono dostawcę stacjonarnych usług telekomunikacyjnych na niewielką firmę. Miesięczna opłata za wszystkie telefony stacjonarne wynosi teraz ryczałtem ok. 470 zł brutto. Zawiera ona abonament na dwa ISDNy, 10 DDIów, jeden analog i 2,5 tys. minut połączeń z telefonami stacjonarnymi w Unii Europejskiej plus Norwegia, Szwajcaria i USA. W praktyce trudno wykorzystać ten limit. Sieci telefonii komórkowej prześcigają się w coraz atrakcyjniejszych ofertach, byle odebrać konkurencji klienta, szczególnie biznesowego.

– Kiedyś rachunki za wszystkie nasze telefony komórkowe osiągały 3, a nawet 5 tys. zł brutto przy mniejszej liczbie telefonów w firmie. Dzisiaj mamy 35 kart SIM i rachunki oscylują w granicach 2,3 tys. zł netto. Preferuję umowy telekomunikacyjne roczne, bo każdego roku pojawiają się atrakcyjne oferty. Szkoda by było nie skorzystać. Dotychczas za 5 zł stałej opłaty miesięcznej dla każdego telefonu, miałem wewnątrz firmy rozmowy krajowe za darmo „do oporu”. Teraz pojawiła się oferta zawierająca dodatkowo darmowe rozmowy z telefonami stacjonarnymi w kraju i na dodatek bez opłaty 5 zł. Daje to nam kolejne 175 zł oszczędności miesięcznie – zapewnia Artur Judkowiak.

Cena zaufania

Dzięki wieloletnim kontaktom handlowym w Szwecji, spółka CLJ zyskała bardzo duże zaufanie tamtejszych partnerów. Są to już osobiste relacje. Jeżeli więc w tym kraju wydarzy się kolizja lub awaria, Artur Judkowiak telefonuje do szwedzkiego kolegi prosząc o odstawienie pojazdu do zaprzyjaźnionego warsztatu i poświadczenie, że CLJ na pewno zapłaci za usługę, a jak nie – to zapłaci tamtejszy partner. Szwedzka pomoc drogowa po takim telefonicznym zapewnieniu, przyjeżdża bez dodatkowych formalności. Taka ustna rekomendacja ma wielkie znaczenie w Skandynawii, bo zaufanie do mieszkańców naszego regionu Europy jest tam ciągle znikome.

– Kiedyś nasz zestaw transportowy wypadł w Szwecji z drogi, wpadł do rowu, ciągnik zawinął się pod naczepę, która rozpędem ścięła kabinę. Kierowca wyszedł z tej przygody bez najmniejszego uszczerbku, zauważył unoszący się z kabiny dym od tlącej się instalacji elektrycznej. Zaczął zbierać rękoma mokrą ziemię, by w zarodku zagasić nią pożar. Dopiero przy tej czynności poranił sobie dłonie. Nasi szwedzcy kontrahenci pomogli nam przywrócić naczepę do stanu używalności, przy okazji znaleźliśmy jeszcze kolejny, mały ładunek na naczepę. Zamówienie główne zrealizowaliśmy z jednodniowym opóźnieniem, klient był na bieżąco informowany, a że mogliśmy doładować towar znaleziony naprędce na giełdzie ładunków została sfinansowana przeprawa promowa z uszkodzonym ciągnikiem w drodze powrotnej do Polski. Nie ma tego złego, co by na dobre nie wyszło – śmieje się Artur Judkowiak.

Ważnym elementem oszczędności jest oprócz własnego warsztatu, mały magazyn części zamiennych, które się najczęściej psują. Kupowanie ich po cenach hurtowych i możliwość szybkiej wymiany we własnym zakresie daje gigantyczne oszczędności. Również możliwość wymiany płynów we własnym zakresie, zmniejsza koszty. Na przykład płyn AdBlue firma CLJ kupuje hurtowo w cenie 75 gr. za litr. Tymczasem kupując na stacji paliw płaci się 3,20 – 3,40 zł za litr. Różnica jest więc gigantyczna.

Informatyka

Optymalizacji funkcjonowania firmy – nie tylko transportowej – służą programy informatyczne. Kilka lat temu również właściciele spółki CLJ zaczęli się rozglądać za takimi rozwiązaniami. W rezultacie analizy ofert dla przewoźników drogowych, wybrano trzy propozycje najbardziej zbliżone do potrzeb przedsiębiorstwa. Jednak odstraszające były ceny tych rozwiązań, a ich dostawcy – jako firmy duże i o ugruntowanej pozycji rynkowej – nie chcieli się zgodzić na dostosowanie oferty do potrzeb CLJ. Szczególnie trudno było dostosować się dostawcom oprogramowania do potrzeb związanych z przeprawami promowymi. Rodzinna firma nie zdecydowała się na żadną z wybranych propozycji.

– Szukaliśmy jednak dalej. Zacząłem zatrudniać osoby, które mogłyby napisać oprogramowanie pod konkretne moje potrzeby. Wielu nie sprostało temu zadaniu. W końcu znalazłem osobę, która wcześniej opracowała taki program dla firmy produkcyjnej. Pozmieniał trochę tamten program na potrzeby firmy przewozowej i spedycyjnej. Dokładnie spełnił moje oczekiwania, a nawet zwrócił uwagę na pewne elementy, których ja nie dostrzegałem. Chodziło też o to, żeby oprogramowanie w użyciu było intuicyjne, by nie trzeba było się go długo uczyć, a obycie w nim przychodziło w miarę użytkowania. Ten program spełniał wszystkie moje oczekiwania – miał małe wymogi sprzętowe i niską cenę – wspomina Artur Judkowiak.

Z biegiem lat program rozrastał się o kolejne funkcje, jak elektroniczny przesył faktur i płatności.

Finanse w ruchu

Dla bezpieczeństwa pieniędzy zarobionych przez firmę zwiększono z dwóch do trzech liczbę banków, z których CLJ korzysta. Koszty obsługi trzech kont są co prawda wyższe, ale ryzyko upadku wszystkich trzech banków w podobnym czasie jest prawie żadne.

Rozpoczęto również operacje finansowe zarobionymi pieniędzmi – na razie bezpieczne.

– Założyliśmy lokatę w euro i umówiliśmy się z bankiem, że jeżeli za 2 tygodnie kurs osiągnie pułap 4 zł, to on odkupi od nas unijną walutę, a jeżeli nie, bank wypłaci nam 6 proc. w skali roku. zgromadzonej sumy – przytacza Artur Judkowiak. – Zaczęliśmy również grać na ostrożnych funduszach inwestycyjnych. Poza tym negocjujemy stawki ubezpieczeniowe, ograniczając ich podwyżki, które są ostatnimi laty horrendalne, nawet o 200-300 proc. w ciągu kilku lat. W tym czasie nasze podwyżki wyniosły „zaledwie” 100 proc. W tym roku nie będzie już tak dobrze, bo mieliśmy kilka wypadków.

Analizy finansowe dotyczą również ofert firm leasingowych. Wybór nie padł na najtańszą ofertę, ale analiza objęła całość produktu. Sprawdzono np. koszty podatku od środków transportu w gminie, w której miał być zarejestrowany leasingowany pojazd. Podatek ten może wahać się w zależności od polityki samorządu lokalnego od 1,5 do 3,5 tys. zł na rok. Skorzystano więc z oferty towarzystwa leasingowego, które celowo zarejestrowało działalność w gminie pobierającej bardzo niskie podatki.

– Podobnie my zrobiliśmy z pojazdami należącymi do nas, bowiem część z nich mamy w leasingu, ale większość to nasza własność. Część z nich była kiedyś zarejestrowana w Poznaniu, a pewna liczba – w Komornikach, graniczących z Poznaniem. Po przyjrzeniu się sprawie okazało się, że Poznań ma jedną z najwyższych w Polsce stawek podatku od środków transportu. Od tego czasu wszystkie nasze pojazdy przenieśliśmy do Komornik i oszczędzamy tym sposobem rocznie kilka tys. zł. W małym urzędzie gminnym wszystko jest bardziej spersonalizowane. Rozmawiamy z samorządem, by nie podnosił przewoźnikom podatków, bo jesteśmy uczciwym i terminowym płatnikiem. Godzą się na to. Lepiej bowiem mniej pieniędzy ściągnąć z nas, niż wypłacać zasiłki dla bezrobotnych – mówi Artur Judkowiak.

Przez wiele lat spółka CLJ kupowała pojazdy za gotówkę. Teraz testowana jest na kilku autach oferta towarzystw leasingowych. Leasing jest droższy niż gotówka, ale test trwa.