Audyt i doradztwo w procesach logistycznych

Stałe podnoszenie wydajności przedsiębiorstwa i usprawnianie procesów na szerszą skalę wprowadziła koncepcja lean management. W ciągu kilku ostatnich lat w znacznym stopniu zwiększyło się znaczenie wprowadzania zmian, które mają na celu jednak nie tylko optymalizację na różnych płaszczyznach, ale również wprowadzenie innowacji mających zbudować bądź zwiększyć przewagę konkurencyjną firmy. W tym celu coraz częściej podejmowane są decyzje o zasadności znalezienia wsparcia zewnętrznego u konsultantów.

Specjalista… ale jaki?

Na rynku dostępna jest oferta wielu firm, które specjalizują się w doradztwie z zakresu logistyki. Którą z nich wybrać i na jakiej podstawie zweryfikować? Którą możemy obdarzyć zaufaniem? Jest kilka kwestii, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

1. Dotychczasowe doświadczenie. I nie liczy się tylko to, od ilu lat firma prowadzi działalność, ale przede wszystkim to z jakimi klientami współpracowała. Na pewno warto zwrócić uwagę na firmę, która realizowała już projekty doradcze dla przedsiębiorstw z tej samej lub podobnej branży. Jej kluczowym atutem jest wówczas znajomość realiów, w których działasz, twojej konkurencji, a także otoczenia biznesowego i struktur panujących w tego typu organizacjach. Co więcej – jest to wiedza w pełni praktyczna, bo połączona z rozwiązaniami, które najprawdopodobniej zostały już zastosowane w praktyce, a ich skutki możliwe są do zaprezentowania. Warto i trzeba zatem pytać firmy o rodzaj doświadczenia, prosić o wskazanie podobieństw i możliwości ich zastosowań. Te z nich, które mają na swoim koncie prawdziwie skuteczne rozwiązania, chętnie i precyzyjnie opowiedzą o nich, a to dowód na to, że ich doświadczenia są rzetelne.

Przy weryfikacji warto zapytać także o listy referencyjne bądź możliwość kontaktu z dotychczasowymi klientami w celu zebrania informacji na temat tego, jak przebiegała współpraca. Niektóre firmy publikują również opisy zaproponowanych przez nie i zrealizowanych dla klientów rozwiązań na swoich stronach internetowych – to również wiarygodne potwierdzeń posiadanych przez firmę kompetencji.

2. Weryfikacja konsultantów, którzy będą przeprowadzali audyt i prowadzili doradztwo. Warto poza samą firmą poznać również specjalistów, z którymi będziesz współpracować. Jest to o tyle istotne, że relacja w dużym stopniu powinna opierać się na zaufaniu i otwartości w wymianie informacji i spostrzeżeń. Poznanie konsultanta i zapoznanie się z jego dotychczasowym doświadczeniem może pomóc w podjęciu decyzji.

Zweryfikuj jego doświadczenia poprzez profil na LinkedIn, publikacje, których jest autorem, opinie innych firm o współpracy z tym specjalistą, a co najważniejsze – spotkaj się z nim, posłuchaj, jak argumentuje swoją ofertę i propozycje dla twojej firmy, i oceń, czy budzi zaufanie. Jeśli nadal nie masz pewności – poproś o przesłanie dodatkowych informacji lub odpowiedzi na twoje pytania. Sprawdzisz wówczas, jak sprawnie, czytelnie i rzeczowo może wyglądać przyszła komunikacja z konsultantem oraz jakość całej obsługi.

3. Ważne są aspekty formalne. Umowa pomiędzy podmiotami w procesie doradczym musi zawierać wszelkie zabezpieczenia prawne, które chronią przekazywane dane i informacje. Rzetelnie przygotowana umowa, zabezpieczająca wszystkie procesy i jasno wskazująca zakres współpracy, jest wizytówką firmy, która ma realizować jej zakres. W każdym przypadku, jeśli przekazujesz dane wrażliwe przed podpisaniem umowy o współpracy – podpisz choćby standardową umowę o poufności, czyli NDA. Każda profesjonalna firma przyjmie taki postulat z pełnym zrozumieniem.

4. Masz możliwość wyboru pomiędzy firmą doradczą, a firmą logistyczną, która na co dzień realizuje, w oparciu o model outsourcingu, usługi dla swoich klientów w obszarach magazynowania czy transportu. W przypadku współpracy z firmą logistyczną, świadczącą dodatkowo usługi doradcze, masz pewność, że konsultanci znają wskazywane przez nich rozwiązania nie tylko z teorii, ale również z praktyki. Mają bowiem na co dzień do czynienia z obszarami, które w twojej firmie będą audytować i zmieniać, a ich doświadczenie nie wynika tylko z procesów doradczych, ale również z realizowanych zadań. Dodatkowo możesz zweryfikować kompetencje firmy, sprawdzając z jakimi klientami współpracuje w obszarach realizacyjnych. A jeśli doradztwo dotyczy obszaru związanego z funkcjonowaniem magazynu, można poprosić o wizytę referencyjną w magazynach firmy logistycznej. Oceniając ich funkcjonowanie można określić standardy pracy firmy, a także zapoznać się z interesującymi rozwiązaniami zastosowanymi już u innych klientów.

Liczy się efekt końcowy

Każda firma ma swoją indywidualną kulturę współpracy i wymiany informacji pomiędzy działami, a także pracownikami różnych szczebli. Jeśli ten obieg informacji jest słabszy, bądź pracownicy najniższych szczebli nie mają możliwości wypowiedzenia się w ważniejszych kwestiach, zaproponowania własnych rozwiązań bądź inicjatyw, to usługa doradcza może w firmie naprawdę wiele zmienić.

– Konsultant na etapie audytu jest kimś, kto występuje w roli pewnego rodzaju łącznika pomiędzy przedstawicielami poszczególnych szczebli w firmie na co dzień rzadko się ze sobą kontaktującymi. W ten sposób zbiera informacje i łączy te, które mogłyby ze sobą nie zostać w innym przypadku powiązane. Daje to pełniejszy i zdecydowanie bardziej obiektywny obraz całego przedsiębiorstwa i procesów logistycznych, które się w nim odbywają. Czasami najbardziej zaskakujące są inicjatywy oddolne, pochodzące od pracowników najniższych szczebli, którzy znają procesy od podstaw. Pracownicy ci może nie są w stanie znaleźć gotowych rozwiązań, żeby je usprawnić, ponieważ nie posiadają do tego kompetencji, ale na pewno mogą wskazać ich najsłabsze punkty i możliwości ewentualnych zmian – mówi Maciej Winiarski, dyrektor ds. logistyki w KMC – Services. Takie holistyczne podejście, łączące wszystkie obszary logistyczne i biorące pod uwagę niestandardowe metody szukania rozwiązań, może dać efekt w postaci istotnej zmiany w strategii rozwojowej firmy. Tak jak wcześniej zostało wspomniane, nie tylko optymalizacja i upraszczanie są celami audytu, również szukanie możliwości rozwojowych i zwiększanie konkurencyjności jest efektem, którego można się spodziewać.

Specjaliści zewnętrzni posiadają wszelkie komponenty, które są niezbędne do stworzenia rozwiązań innowacyjnych. Na czym bowiem bazują unowocześnienia? Na obiektywnej wiedzy dotyczącej stanu faktycznego w firmie, która połączona zostanie z najnowszymi trendami, najefektywniejszymi rozwiązaniami i doświadczeniem w realizacji wielu podobnych projektów. Wszystkie te trzy obszary łączą w sobie przedstawiciele dobrej firmy doradczej, dlatego też są w stanie zaproponować we współpracy rozwiązania, które nie byłyby możliwe do wypracowania przez wewnętrznych specjalistów.