BI kontra arkusz kalkulacyjny

Gdy prowadzi się firmę, dobrze jest co jakiś czas zbadać efektywność jej działalności, zmierzyć w odpowiedni sposób wielkość jej biznesu oraz przeanalizować te wyniki w różnych przekrojach. W dzisiejszych czasach używamy w tym celu komputerów oraz odpowiedniego oprogramowania, które pozwala obliczyć tzw. wskaźniki wydajności, stanowiące dla Zarządu podstawę do podejmowania decyzji. Przyjęło się nazywać takie rozwiązania systemami analitycznymi.

Historia komputerów zaczyna się w latach 40. ubiegłego wieku. Mało kto już dzisiaj pamięta, że właśnie potrzeba analizowania dużych ilości danych liczbowych była prawdziwym powodem podjęcia prac nad skonstruowaniem pierwszych maszyn liczących.

Takim ważnym wyzwaniem była w Anglii potrzeba radykalnego przyspieszenia procesów łamania niemieckich szyfrów, w USA zaś – konieczność szybkiego analizowania trajektorii balistycznych dla artylerii. I właśnie dzięki takim potrzebom powstały pierwsze komputery – angielski Colossus w 1943 roku oraz amerykański ENIAC w 1946.

Można zatem powiedzieć, że analityka była pierwszym obszarem informatyki. Podobna sytuacja zdarzyła się, kiedy skonstruowano pierwszy na świecie komercyjny komputer osobisty Apple II. W dziedzinie programów użytkowych pierwszym naprawdę wielkim hitem sprzedażowym na tę platformę był program do wykonywania analiz budżetów domowych, czyli pierwowzór arkusza kalkulacyjnego, który pojawił się w sprzedaży w roku 1979 pod nazwą VisiCalc.

Arkusz kalkulacyjny wywołał prawdziwą rewolucję w informatyce. Nigdy wcześniej użytkownicy nie mieli tak prostego i jednocześnie funkcjonalnego narzędzia, pozwalającego prowadzić różne obliczenia i wykonywać analizowanie danych finansowych w czasie rzeczywistym.

Arkusz, dzięki zaprogramowanym formułom, szybko przelicza dane wpisane do jego komórek, dzięki czemu można nie tylko automatycznie otrzymać wynik jakiegoś wzoru matematycznego, ale przez wpisywanie różnych liczb początkowych można wykonywać różnorakie prognozy i porównywać wyniki otrzymane dla różnych zestawów danych wejściowych. Dzięki funkcji makrodefinicji można samodzielnie pisać proste programy, posiadające nawet formatki ekranowe do wprowadzania danych.

Każde narzędzie ma jednak swoje ograniczenia, i arkusz kalkulacyjny także je posiada. Wymyślony równo 30 lat temu, od początku był przeznaczony dla użytkowników indywidualnych, co najwyżej dla ludzi prowadzących własną działalność gospodarczą. Tymczasem dzisiaj nader często spotyka się sytuację, w której wiele dużych przedsiębiorstw traktuje arkusz jako swój podstawowy system do analizowania biznesu. To wielki błąd!

Powiedzmy to otwarcie: nie mam nic przeciwko arkuszowi kalkulacyjnemu. To naprawdę wspaniały produkt, który w odpowiednim miejscu i odpowiednio używany może czynić prawdziwe cuda.

Jednak dla dużego przedsiębiorstwa jest on narzędziem niewystarczającym, ponieważ nie jest w stanie odpowiednio sprawnie obsłużyć tak skomplikowanych i tak licznych procesów biznesowych, jakie tam występują.

Mam przyjemność pracować w naprawdę dużej firmie. Tradis jest jedną ze spółek Grupy Handlowej Emperia, czołowej obecnie firmy handlowej w Polsce. Wielkość biznesu tego przedsiębiorstwa najlepiej obrazuje ramka dołączona do niniejszego artykułu. Zadam Państwu pytanie: czy odważylibyście się analizować na arkuszach kalkulacyjnych dane sprzedażowe, finansowe i logistyczne zebrane z ponad 70 magazynów, dotyczących ponad 12 tysięcy pozycji asortymentowych oraz kilku tysięcy pracowników?

Spodziewam się, że wielu z was podjęłoby takie wyzwanie, jednak od razu mogę przewidzieć, jaki będzie tego skutek. Owszem, próbowaliśmy do niedawna i my tak pracować; w efekcie powstawały arkusze liczące wiele zakładek, ważące dziesiątki megabajtów, które krążyły w systemach mailowych pomiędzy kilkudziesięcioma adresatami.

Praca z arkuszami w tych warunkach to prawdziwy koszmar zarówno dla przeciążonego systemu informatycznego, jak również dla twórców opracowań, którzy musieli pracowicie kopiować zawartości jednych komórek, aby następnie wklejać je do innych.

Taki był bowiem wówczas jedyny możliwy sposób na konsolidowanie danych finansowych z wielu oddziałów naszej firmy.

Na szczęście informatyka – od zawsze próbująca spełniać najbardziej wyrafinowane potrzeby biznesu – i tym razem nie zawiodła, dostarczając adekwatne narzędzia do analizowania danych w dużych organizmach gospodarczych. Takie systemy znane są dzisiaj pod nazwą Business Intelligence, w skrócie BI.

Jako użytkownik produktów tej klasy od wielu lat mogę śmiało powiedzieć, że największa różnica pomiędzy BI a arkuszami kalkulacyjnymi to ta, że do systemów analitycznych nie trzeba wpisywać żadnych danych, ponieważ one same wydobywają je automatycznie z odpowiednich źródeł. System BI posiada szereg swego rodzaju wtyczek, które podłącza się do tych wszystkich miejsc, gdzie znajduje się jakakolwiek pożyteczna informacja. Niezależnie od formatu i rodzaju danych, są one pobierane, odpowiednio konwertowane i składowane w centralnym repozytorium systemu analitycznego, skąd następnie specjalizowane moduły pobierają je, aby wykonać takie zestawienie, jakie potrzebne jest użytkownikom biznesowym.

Jak każdy produkt informatyczny, tak i systemy BI przeszły w swoim rozwoju długą drogę.
Początkowo były to rozwiązania dość mało przyjazne dla użytkowników, wymagały znajomości programowania, co w efekcie sprawiało, że analizy były wykonywane na zlecenie biznesu przez grupę wtajemniczonych informatyków, pełniących w organizacji rolę prawdziwych guru.

Od dłuższego czasu są jednak dostępne na rynku systemy BI całkiem nowej generacji, których doskonałym przykładem jest wykorzystywany w Grupie Handlowej Emperia pakiet Oracle BI. Rozwiązania te są maksymalnie przyjazne użytkownikom i nie wymagają właściwie żadnego przygotowania informatycznego. Praktycznie każdy menedżer, potrzebujący określonego zestawienia, może skorzystać z wielu raportów już w systemie przygotowanych albo sporządzić dla swoich potrzeb unikalną analizę metodą klikania i przeciągania obiektów, a wszystko to z pomocą jedynie przeglądarki internetowej.

System Oracle Business Intelligence działa w spółkach Grupy Handlowej Emperia w wielu obszarach – zarówno w segmencie dystrybucji i logistyki, jak i handlu detalicznego.

W ramach naszej instalacji zostało zbudowanych kilkanaście analitycznych modułów tematycznych, dotyczących takich procesów biznesowych, jak sprzedaż, marketing (w tym analiza akcji promocyjnych), analiza indeksu cenowego – przeprowadzana w przekroju regionów, towarów lub koszyka produktów. W obszarze logistyki analizujemy stany magazynowe, poziom zapasów, rodzaj, wielkość i trasy transportów oraz stopień wykorzystania floty, ponadto nawet tak szczegółowe dane, jak np. braki w wydaniu towaru będącego na stanie oddziału.

Ponieważ pracujemy z systemem już od kilku lat, możemy dość precyzyjnie ocenić zalety rozwiązania BI, w porównaniu z wcześniejszymi próbami analizowania danych biznesowych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Tak więc do najważniejszych korzyści biznesowych, jakie osiągnęliśmy z tej instalacji, zaliczyć należy: skrócenie czasu i ograniczenie kosztów przygotowania danych, uproszczenie i skrócenie czasu redystrybucji oraz dostępu do raportów, a także możliwość personalizacji uprawnień do nich. Dodajmy do tego korzyści techniczne – takie jak ograniczenie ilości zajmowanego miejsca na dyskach osiągnięte dzięki przechowywaniu danych wyłącznie na serwerze czy uzyskanie nareszcie zadowalającego bezpieczeństwa danych.

Dzięki centralizacji danych w jednym ich magazynie, automatyzacji oraz internetowemu interfejsowi użytkownika, systemy klasy BI są dopiero tymi, które naprawdę zaspokajają potrzeby analityczne biznesu.