Biopaliwa: Jak uniknąć paraliżu operacyjnego przy raportowaniu do UDB

Dynamicznie zmieniające się wymogi sprawozdawcze unijnej bazy UDB (Union Database) stają się jednym z największych wyzwań operacyjnych dla polskich firm z sektora biokomponentów. Brak spójności w łańcuchu dostaw oraz błędy w manualnie przetwarzanych danych mogą prowadzić do odrzucenia raportów i utraty certyfikacji. Eksperci wskazują, że rozwiązaniem nie jest kolejna tabela w Excelu, lecz zmiana podejścia do walidacji danych „u źródła”.

Wąskie gardło sektora biopaliw

Zgodnie z wymogami RED II, każda transakcja biopaliwami musi być precyzyjnie ewidencjonowana. W praktyce branżowej dane te często są rozproszone pomiędzy systemami magazynowymi, dokumentacją transportową a arkuszami kalkulacyjnymi. Ręczne ujednolicanie tych informacji przed wysyłką do UDB jest nie tylko czasochłonne, ale obarczone ogromnym ryzykiem błędu – od literówek w numerach zrównoważonego rozwoju po błędy w jednostkach masy.

– W logistyce paliw błąd wykryty na etapie audytu to błąd, który kosztuje najwięcej. Może on skutkować podważeniem poświadczeń zrównoważonego rozwoju dla całej partii towaru. Dlatego kluczowe jest wprowadzenie mechanizmów, które pełnią rolę „cyfrowego sita”, wychwytując braki i niespójności jeszcze zanim dane opuszczą firmę – wyjaśnia Rafał Barański, CEO braf.tech.

Czynnik ludzki i automatyzacja

Przeciążenie działów operacyjnych i logistycznych nowymi obowiązkami sprawozdawczymi to dziś problem powszechny. Branża szuka sposobów na odciążenie pracowników z nużącego przepisywania danych. Nowoczesne podejście, promowane przez dostawców rozwiązań RegTech, stawia na integrację systemów (ERP/Excel) z platformami walidacyjnymi, takimi jak SGSync.

System ten, stworzony przez krakowski zespół braf.tech, nie tylko automatyzuje transfer danych do UDB, ale przede wszystkim sprawdza ich poprawność logiczną. Dzięki temu rola specjalisty ds. logistyki zmienia się z „wklejacza danych” w „superwizora procesu”, co drastycznie obniża poziom stresu i ryzyko odrzuceń raportów.

Przygotowanie do audytu: Audit Trail w praktyce

Dla jednostek certyfikujących, takich jak KZR INiG, kluczowa jest przejrzystość. Posiadanie narzędzi, które gwarantują niezmienność historii operacji i pozwalają na błyskawiczne odtworzenie ścieżki pochodzenia surowca, staje się standardem rynkowym.