Case study: optymalizacja tras dostaw w firmie Diet4You

Liczne zamówienia są czymś, o czym marzy niejedno przedsiębiorstwo. Niemniej rosnąca liczba zamówień z czasem zamienia się w problem logistyczny, który należy rozwiązać. O przezwyciężaniu trudności w organizacji działań floty rozmawialiśmy z firmą Diet4u, której udało się opanować tę sztukę do perfekcji.

Diet4u to firma cateringu dietetycznego z Warszawy

Diet4u prowadzi sprzedaż cateringów dietetycznych w Warszawie. Firma została założona przez parę ekspertów żywieniowych w 2010 roku. W tamtym czasie rynek diet pudełkowych był niewielki i byli jedną z zaledwie kilku firm działających w stolicy. Przez ponad 10 lat Diet4u powiększyło grono swoich klientów, co wiązało się ze wzrostem liczby zamówień i tym samym konieczności ich obsługi. 

W tym celu firma zatrudnia kierowców oraz posiada własną flotę pojazdów dostawczych. Rocznie pokonują oni około 120 tys. km tras po Warszawie i okolicach, rozwożąc codziennie zdrowe i smaczne posiłki pod drzwi klientów.

Trasy dostaw codziennie ulegają zmianie. Składa się na to kilka czynników m.in. możliwość wyboru przez klientów przedziału czasowego dostawy, pojawiające się nowe zamówienia oraz zamówienia próbne czy tymczasowe wstrzymanie diety. Te elementy sprawiły, że układanie efektywnych tras było coraz trudniejsze przy zwiększającej się liczbie klientów. 

Jak wyglądało planowanie tras w Diet4u?

Jak mówi sama Karolina Jankowska, założycielka Diet4u, biotechnolog i psychodietetyk, planowanie tras w pewnym momencie stało się chaotyczne. Kierowcy i trasy nie były równomiernie obłożone, a właściciele często dzwonili do dostawców, pytając, czy będą w stanie zrealizować dodatkowe zamówienia w określonym przedziale czasowym. Bywało tak, że kierowca z jednej części miasta musiał obsłużyć zdecydowanie więcej punktów, niż pozostali.

Do planowania tras wykorzystywane były Mapy Google oraz Excel, a dostawcy otrzymywali wydruki tras i adresów. Było to rozwiązanie szczególnie niewygodne, bo kierowcy musieli samodzielnie szukać poszczególnych adresów, a wydruki musiały być od nich odbierane i niszczone na koniec dnia ze względu na poufność danych. 

Firma od początku swojej działalności zawsze stawiała nie tylko na przygotowywanie wartościowych posiłków, ale również na świetną obsługę klienta. Dlatego właściciele Diet4u zaczęli szukać rozwiązania, które ułatwiłoby codzienne planowanie tras dostaw. 

Diet4u znalazło system do planowania tras odpowiadający ich potrzebom

Rozwiązaniem, na które zdecydowała się firma Diet4u, było oprogramowanie Routimo. Według właścicieli o wyborze Routimo zadecydowała szybkość obsługi, łatwość planowania tras i przejrzystość aplikacji.

Oprogramowanie Routimo składa się z aplikacji desktopowej do zarządzania i układania tras oraz aplikacji na urządzenia mobilne dla kierowców. Tym samym system pozwolił na uporządkowanie procesu planowania, znaczne jego skrócenie oraz na łatwe przekazywanie harmonogramu kierowcom. Bez ręcznego zaznaczania punktów na mapie, wydruków i konieczności niszczenia danych. 

Zapytaliśmy:

„Jak przebiegał proces rozpoczęcia pracy z aplikacją?”

I otrzymaliśmy odpowiedź:

„Sprawnie! Kierowcy w zasadzie od razu umieli się nią posługiwać.”

Karolina Jankowska, współzałożycielka Diet4u

Jakie problemy udało się rozwiązać po wdrożeniu Routimo?

Głównymi trudnościami w planowaniu tras było przekazywanie zadań kierowcom oraz układanie tras zgodnie z oknami czasowymi. Udało się je rozwiązać dzięki funkcjom aplikacji. 

Plany tras w Routimo można dowolnie dostosowywać do potrzeb i warunków. Dzięki oprogramowaniu, zadania można było rozdzielić równomiernie, przypisując konkretnym kierowcom określone godziny pracy oraz lokalizacje. Trasy stworzone w programie są obsługiwane w czasie rzeczywistym, dlatego kierowcy mogli zacząć wykorzystywać je jak GPS i bez problemu kierować się z punktu do punktu, natomiast koordynator w biurze zyskał możliwość bieżącej kontroli działań. 

Dodatkową korzyścią okazała się funkcja robienia zdjęć w aplikacji mobilnej. Polega ona na możliwości wykonania zdjęcia w miejscu dostawy. Zdjęcie zostaje opisane lokalizacją oraz godziną wykonania i umożliwia udokumentowanie realizacji zadania i dostarczenia posiłku. Korzystając z niej przy każdej dostawie, firma zyskała możliwość szybszej obsługi zgłoszeń od klientów i rozwiązywania sytuacji, gdy np. dieta trafiła pod drzwi sąsiada. 

Jednocześnie Diet4u zadeklarowało, że dzięki aplikacji udało im się wygospodarować tyle czasu, aby zająć się obsługą zupełnie nowego projektu — dostawy żywności ze sklepu internetowego.

Układanie tras floty nie musi być skomplikowane

Technologia i profesjonalne narzędzia IT, pomagają rozwijać firmę w każdym obszarze, również tym związanym z planowaniem tras kierowców czy dostaw. Układanie tras floty pojazdów jest wyzwaniem, o czym przekonała się firma Diet4u. Jednak wcale nie musi nim być, gdy do obsługi zamówień wykorzystywane są nowoczesne i przeznaczone do tego aplikacje. 

Jeżeli spodobała Ci się historia Diet4u i również chciałbyś dołączyć do zadowolonych klientów Routimo, skontaktuj się z nami.