Controlling w produkcji

Widać to doskonale w obszarze controllingu, gdzie jest duże pole do poprawy. Wdrożenie systemu ERP pozwala bardzo precyzyjnie ocenić stan przedsiębiorstwa, określić potencjalne zagrożenia i szanse, pozwalając na podjęcie szybkich i trafnych decyzji.

To BI or not to BI? Wdrażać system Business Intelligence czy wycisnąć soki z systemu ERP? A może pozostać przy dotychczasowym rozwiązaniu, które przecież w mniejszym lub większym stopniu, ale jednak się sprawdza? Ten hamletowski dylemat bardzo bliski jest dzisiaj firmom produkcyjnym, bo nawet w stabilnie rozwijających się branżach widać, że odbiorcy produktów stali się bardziej wymagający i preferują dziś dostawców, którzy posiadają narzędzia minimalizujące ryzyka współpracy – opóźnień czy awarii. Tymczasem z badań, które firma BPSC przeprowadziła na grupie 180 decydentów w dużych i średnich firmach produkcyjnych wynika, że bywa z tym różnie. Niemal połowa z tych firm, które korzystają z systemów ERP przyznaje, że mają one ograniczoną funkcjonalność. Aż 47 proc. firm wciąż planuje produkcję w arkuszu kalkulacyjnym.

System wczesnego ostrzegania

Domeną Excela jest również controlling – nawet w tych firmach, które system ERP posiadają. Jest to o tyle zastanawiające, że najważniejszym zadaniem controllingu w obszarze produkcji jest wsparcie realizacji długookresowego celu przedsiębiorstwa. Choć wygląda to na „oczywistą oczywistość”, to diabeł tkwi – jak zwykle – w szczegółach. W krótkich okresach czasu controlling powinien monitorować różne wskaźniki, takie jak: koszty, produktywność, jakość, stan produkcji i zapasów, cykl produkcyjny czy terminy dostaw oraz alarmować kierowników produkcji lub inne odpowiedzialne osoby w przypadku przekroczenia wyznaczonych norm. Stale powinien on dążyć do identyfikacji, analizy i eliminacji wąskich gardeł, które utrudniają osiąganie zysków. Realizacja stawianych sobie celów jest bardzo utrudniona bez systemu IT.

Nie bez powodu w tej chwili można zaobserwować w przemyśle proces wymiany zintegrowanych systemów informatycznych. Wdrożone kilka czy kilkanaście lat temu rozwiązania utożsamiane były przede wszystkim z narzędziami dla szefów produkcji, od pewnego czasu postrzega się je także jako narzędzie controllingowe dla zarządu, pozwalające precyzyjnie identyfikować „wąskie gardła” w całym przedsiębiorstwie, przewidywać trendy i skoncentrować się na poszukiwaniu wyniku.

Jaka produkcja, taki moduł

Przedsiębiorstwa świadome swoich potrzeb controllingowych, podejmując decyzję o informatyzacji, często zadają sobie pytanie czy system ERP będzie w stanie dostarczyć wymaganych informacji, zwłaszcza, że te dostarczane są niekiedy także ze źródeł zewnętrznych – czy konieczne będzie jednak wdrożenie systemu Business Intelligence. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna.

Choć każde przedsiębiorstwo potrzebuje informacji zarządczych oraz controllingowych, to dla każdego przedsiębiorstwa wymagany jest inny zakres i rodzaj tych informacji. Można powiedzieć więcej, dla każdego przedsiębiorstwa dobór tych informacji powinien być ściśle powiązany z jego strategią działania i nakreślonymi celami do osiągnięcia. Można więc wyróżnić zestaw informacji zarządczych i controllingowych, które powinny być cechą wspólną dla wszystkich przedsiębiorstw. To analizy finansowe, tworzenie i kontrola budżetów, analizy sprzedaży, analizy zapasów czy analizy HR. Ważnym elementem korzystania z tego rodzaju informacji jest też sposób, w jaki są one dostępne i w jaki sposób mogą być „drążone”. Istotne są tutaj możliwości raportowania z możliwością „drill down”, wykorzystania tabeli przestawnych, budowania raportów „w każdej chwili”, budowania współczynników alertowych czy tworzenia analiz „co, jeśli”. W erze upraszczania interfejsu użytkownika, system powinien pozwalać na tworzenie informacji dedykowanych dla użytkownika, umożliwiać precyzyjne zarządzanie uprawnieniami do danych, a także graficznie prezentować informacje.

Dla wielu przedsiębiorstw powyższe założenia mogą być spełnione poprzez sprawne i zaawansowane wykorzystanie funkcjonalności systemu ERP. Problemem jest zazwyczaj wykreowanie, przez służby odpowiedzialne za przygotowanie tych informacji w przedsiębiorstwie, odpowiedniego zestawu informacji tak, aby były one użyteczne dla zarządu. Drugim elementem istotnym dla takiej kreacji jest dobre przygotowanie, przez konsultanta wdrażającego system ERP, właściwych funkcjonalności systemu i sprawnego posługiwania się nimi przez użytkowników.

W poszukiwaniu wyższej rentowności

Kilka lat temu jedna z firm produkcyjnych wdrożyła system ERP tylko po to, by wesprzeć zarządzanie informacją zarządczą oraz controllingową w 4 spółkach grupy. Efekty są więcej niż zadowalające. Udało się m.in. nie tylko uzyskać planowany wynik firm z dokładnością do miesięcy, zestawić planowany wynik firmy wraz z realizacją, możliwe stało się przygotowanie budżetu kosztów wraz z realizacją z dokładnością do centr kosztowych a także analizowanie planowanych i zrealizowanych wpływów oraz wydatków według preliminarza. System ERP pozwolił także na przygotowanie wyniku dla działu serwisu z dodatkowymi przychodami nie rejestrowanymi na fakturach i stał się narzędziem do wczesnego ostrzegania – na poziomie wprowadzania zapotrzebowania pracownicy firmy otrzymują informację czy środki na realizację tego zapotrzebowania są dostępne w budżecie danego działu. Wypracowane mechanizmy oraz zbiory danych stanowią podstawę do wykonywania wszelkich analiz stanowiących źródło wiedzy do podejmowania decyzji przez zarząd spółki. To jeden z wielu przykładów na to, że ERP może być narzędziem w zupełności wystarczającym do potrzeb controllingowych.

Połączone siły

Można zaryzykować tezę, że BI i controlling staje się jednym z kluczowych elementów nowoczesnych systemów ERP. Dlaczego? Ponieważ głównym czynnikiem decydującym o wynikach firmy jest obecnie natychmiastowa umiejętność dostosowywania się do potrzeb rynku. Mogłoby się wydawać, że wystarczy być czujnym i monitorować to, co się na nim dzieje, jednak w kontekście przedsiębiorstw produkcyjnych, zwłaszcza tych posiadających długie i skomplikowane cykle produkcji, brak odpowiednich narzędzi może być przyczyną utraty klientów i sporych strat finansowych.

Oczywiście nierzadko zdarza się, że potrzeby informacyjne zarządów są tak wysublimowane, że dostępne funkcjonalności systemów ERP nie są wystarczające (dotyczy to zwłaszcza bardzo dużych przedsiębiorstw, przetwarzających bardzo dużą ilość danych). W takiej sytuacji niezbędne są narzędzia, które wyposażone są w mechanizmy pozwalające analizować dane niezależnie od systemu ERP, wykorzystując zaawansowane funkcje o cechach hurtowni danych.