Czerwone lampki w najmach

Na jakie postanowienia umowne najemcy magazynowi powinni uważać?
Stare porzekadło branży najmów komercyjnych brzmi: Umowa pisana jest na złe, a nie dobre czasy. Dopóki strony się dogadują, współpraca jest niezakłócona, obie strony zwykle na co dzień nie sięgają do treści umowy. Gorączkowe studiowanie jej postanowień zaczyna się w momencie niespodziewanych wydatków po stronie najemcy, kwestionowania działań wynajmującego, czy tarapatów finansowych.

Już na etapie zawierania umowy, najemca powinien zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych dla jego sytuacji kwestii. Poniżej przedstawiamy krótką charakterystykę wybranych zagadnień.

Opłata eksploatacyjna – worek bez dna?

Z pozoru standardowe, niewzbudzające podejrzeń postanowienia umowy dotyczące opłaty eksploatacyjnej mogą stać się prawdziwą finansową bolączką najemcy. Oprócz studiowania treści umowy niezbędne jest sięgnięcie do załącznika określającego listę pozycji, na które składają się najemcy. Kontrowersyjna z pewnością nie jest partycypacja w kosztach odśnieżania kompleksu, wymiany oświetlenia, czy utrzymanie części wspólnych, ale co z funduszem prawnym, utrzymaniem biura zarządcy, czy tworzeniem rezerwy na nieplanowane wydatki wynajmującego? Co z wydatkami typu „capex” (nakłady kapitałowe), które nie służą bieżącemu utrzymaniu, ale ulepszeniu obiektu lub jego otoczenia?
Jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz. Jeżeli na etapie negocjowania warunków umowy nie zadbamy o dobre zrozumienie tego, jakie koszty wchodzą w skład opłaty eksploatacyjnej, może czekać nas niespodzianka przy rocznym rozliczeniu. Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż oferowana przez wynajmującego niska miesięczna stawka zaliczki na poczet kosztów wspólnych, nie zawsze odzwierciedlająca realne miesięczne koszty, będzie po prostu skutkować wysoką dopłatą po okresie rozliczeniowym.
Kolejną kwestią jest – właściwe dla wielobudynkowych kompleksów magazynowych – rozbicie kosztów na kategorie dotyczące danego budynku (rozkładane na jego najemców proporcjonalnie do powierzchni lokali) oraz wspólne dla całego kompleksu (rozkładane zwykle na poszczególne budynki, a następnie na poszczególnych najemców lokali w nich zlokalizowanych). Dobrze zaplanowany podział drugiego rodzaju kosztów powinien zapobiegać dublowanemu przerzucaniu ich na najemców różnych budynków.
Na koniec warto jeszcze sprawdzić, czy grunt, na którym posadowiony jest kompleks magazynowy, stanowi własność wynajmującego, czy wynajmujący jest jedynie jego użytkownikiem wieczystym. Jeżeli magazyn stoi na użytkowaniu wieczystym, koszt rocznej opłaty z tego tytułu, do której uiszczania zobowiązany jest wynajmujący, z pewnością stanowi element opłat wspólnych. Dlaczego jest to takie istotne? Otóż wysokość opłaty może być aktualizowana, co oznacza jej wzrost, a więc i wzrost opłaty eksploatacyjnej po stronie najemcy.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy – dlaczego tak dużo i tak drogo?

Żądanie przez wynajmującego instrumentów zabezpieczających należyte wykonanie umowy najmu jest standardem rynkowym. Począwszy od depozytu pieniężnego, w szeroki wachlarz żądań wynajmującego może wchodzić także dostarczenie gwarancji bankowej, oświadczenia o poddaniu się egzekucji na podstawie aktu notarialnego w zakresie wydania lokalu lub zapłaty określonych kwot, czy – już coraz rzadziej – weksla.
Co do zasady postanowienia te stały się standardem na rynku. Co jednak można zrobić, aby ograniczyć dotkliwość zabezpieczeń dla najemcy oraz ich kosztowność? Standardowe postanowienie dotyczące wysokości zabezpieczenia przewiduje, że powinno ono odpowiadać krotności czynszu i zaliczek na opłaty eksploatacyjne (najczęściej ich trzykrotności). Biorąc pod uwagę doroczną indeksację czynszu oraz określenie zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych, może to powodować konieczność wielokrotnego występowania do banku o podwyższenie gwarancji bankowej, co nie jest operacją bezkosztową. Żeby te koszty ograniczyć, warto umówić się z wynajmującym na zastosowanie mieszanej formy zabezpieczenia i dopłaty depozytu (gotówką) do obowiązującej gwarancji (bez jej podwyższania). Innym sposobem jest założenie nieco wyższej, niż typowa trzykrotność opłat najmu, wysokości gwarancji, żeby uniknąć konieczności jej podwyższania po nieznacznej podwyżce czynszu/zaliczek na opłaty eksploatacyjne. Warto także negocjować z właścicielem swobodę najemcy co do wymiany gwarancji na depozyt (i odwrotnie).
Należy też zadbać o okres, w którym wynajmujący może skorzystać z zabezpieczenia. Wynajmujący będzie dążyć do jak najdłuższego terminu wybiegającego poza okres obowiązywania umowy. W interesie zaś najemcy będzie ustalenie, żeby ten termin nie wybiegał zbyt daleko (2-3 miesiące w większości przypadków wystarczą na rozliczenie wszystkich kosztów, które mogą wymagać opłacenia przez najemcę).
W przypadku poddania się egzekucji na podstawie aktu notarialnego, warto podjąć współpracę z notariuszem znającym branżę najmów komercyjnych oraz z góry zweryfikować koszt sporządzenia takiego aktu – stawki wśród notariuszy różnią się, warto je sprawdzić w kilku kancelariach notarialnych (zwłaszcza wobec praktyki stosowanej przez niektóre kancelarie, aby taksę za akt zabezpieczający zwrot lokalu uzależniać od wartości nieruchomości).

Wypowiedzenie umowy – czy najemca ma żyć w strachu przed eksmisją?

Najemcy często boją się wypowiedzenia umowy z błahej przyczyny – to zrozumiałe. Biorąc pod uwagę koszt inwestycji w przeprowadzkę, wyposażenie, ludzi pracujących w magazynie, samą umowę, a także kary umowne zastrzeżone zwykle w umowie na wypadek jej wcześniejszego wypowiedzenia, zwyczajnie nie opłaca się im narażać na otrzymanie wypowiedzenia od wynajmującego.
Za to wynajmujący obstają przy zachowaniu możliwości wypowiedzenia w wielu przypadkach. Kontrowersji nie budzą kodeksowe przesłanki wypowiedzenia: zwłoka w płatności czynszu, użytkowanie przedmiotu najmu w sposób sprzeczny z umową (np. do celów produkcji, a nie magazynowania), czy umowne ustalenie, że niedostarczenie wymaganych zabezpieczeń umowy uprawnia wynajmującego do jej wypowiedzenia. Inne podstawy mogą być jednak bardziej kontrowersyjne – np. takie, które dotyczą spraw porządkowych, jak choćby korzystania ze wspólnych ramp, blokowania podjazdów, przestrzegania przepisów przeciwpożarowych. W takich przypadkach ścierają się dwa stanowiska: najemcy twierdzącego, że to zbyt błahy powód do wypowiedzenia oraz wynajmującego, od którego można usłyszeć zdanie: „Muszę zarządzić całym parkiem logistycznym, a jeśli działanie któregoś najemcy utrudnia życie sąsiadom (rampa, zablokowany podjazd) albo naraża ich na niebezpieczeństwo (przepisy ppoż.), to muszę mieć skuteczne środki interwencji”. W takich przypadkach możliwym kompromisem jest pozostawienie „porządkowych” przesłanek wypowiedzenia umowy, jednak uzupełnienie ich o regulację, że wypowiedzenie nie jest możliwe bez wcześniejszego wezwania najemcy do usunięcia naruszeń (z wyznaczonym terminem minimalnym).

Jak długo mam czekać na lokal?

Wzory umów najmu przygotowanych przez wynajmującego zwykle przewidują, iż w sytuacji, w której wynajmujący opóźnia się z przekazaniem lokalu (np. w przypadku opóźnienia w budowie kompleksu), najemca ma cierpliwie czekać na sygnał od wynajmującego, że jest on już gotowy do przekazania.
Po stronie najemcy pojawia się pytanie: co robić w takiej sytuacji, kiedy możliwość korzystania z lokalu odsuwa się o bliżej niesprecyzowany czas, a trzeba podjąć kroki konieczne do rozpoczęcia działalności (zatrudnienie personelu, transport maszyn itp.)? Na taką okoliczność dobrze jest określić jakiś ostateczny termin, po którym najemca będzie mógł od umowy odstąpić i szukać innych rozwiązań. Można się spodziewać, że wynajmujący będzie naciskał na termin odległy, jednak nawet taki termin jest lepszy, niż żaden, bo daje możliwość uregulowania sytuacji stron w przypadku nieprzewidzianych sytuacji przy budowie magazynu.
W przypadku regulowania odstąpienia istotne dla skuteczności tego prawa jest precyzyjne wskazanie terminu na odstąpienie – np. „do dnia 12 maja 2025 roku” lub „w terminie 30 dni od daty przekazania lokalu, wskazanej w punkcie XYZ umowy”.

Pole minowe do rozbrojenia

Wzór umowy najmu ma zabezpieczać interesy wynajmującego (i jego banku finansującego). Czasem staje się przy tym polem minowym dla najemcy. Powyżej przedstawiliśmy tylko kilka zagadnień, które mogą przysporzyć najemcy niemałych kłopotów, dlatego ważne może się okazać korzystanie z doświadczonych doradców (brokerów, prawników). Dojrzały rynek nieruchomości w Polsce pozwala na znalezienie pomocy, która pozwoli ograniczyć ryzyka i przeprowadzić najemcę przez transakcję bez wybuchowych niespodzianek.

Autorzy są radcami prawnymi w kancelarii Argon Legal specjalizującej się m.in. w obsłudze projektów magazynowych.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics nr 4/2021