Czy idea niskich cen w usługach lT dla logistyki jest możliwa?

W obu przypadkach rynek kształtuje ceny w zależności od wielu czynników. Z mojej praktyki i doświadczenia wynika, ze ceny usług IT dla logistyki należy przede wszystkim rozpatrywać w szerszym zakresie i perspektywie, tzn. brać pod uwagę nie tylko koszty zakupu samego systemu logistycznego, ale i wiele innych elementów składających się na projektowanie, wdrożenie, licencję, obsługę i serwis. Dopiero suma tych wszystkich cen i wydatków ponoszonych na poszczególnych etapach daje wyobrażenie o rzeczywistych kosztach usług IT.

Powracając do pytania o ideę niskich cen, chciałbym podkreślić, iż biorąc pod uwagę nadrzędny cel logistyki, jakim jest efektywny przepływ towarów i informacji przy zachowaniu możliwie najniższych kosztów, nie można w prosty, mechaniczny wręcz sposób ciąć cen i kosztów. Takie podejście do cen w logistyce jest z gruntu fałszywe i nieracjonalne. Jeśli firma decyduje się na inwestycje IT w logistyce, to najpierw powinien zostać wykonany projekt lub audyt logistyczny precyzujący prawidłowe procesy przepływu materiałów oraz organizację pracy, a następnie specyfikacja funkcjonalna systemu zarządzania definiująca wymagania dla przyszłego systemu. Na tym etapie nie warto specjalnie oszczędzać. Wydatki poniesione na projekt i specyfikację rozpatrywane w dłuższej perspektywie, z całą pewnością przyczynią się do tego, że obsługa strumienia towarów i informacji będzie racjonalna. Unikniemy dzięki temu błędów i komplikacji na dalszych etapach, czyli przy wdrażaniu i w trakcie pracy systemu, których naprawianie zwykle jest bardzo kosztowne. Dlatego właśnie przy projektowaniu warto korzystać z usług firm, które mają potwierdzone i weryfikowalne doświadczenie. Firm, które będą w stanie zaprojektować (względnie zweryfikować) wszystkie niezbędne procesy logistyczne w taki sposób, żeby z jednej strony zapewnić wymagany poziom obsługi logistycznej, a z drugiej strony zminimalizować koszty nabycia samego systemu zarządzania oraz jego wdrożenia i późniejszej eksploatacji.

Duzy wpływ na koszty IT ma także samo wdrożenie systemu, które wymaga dodatkowej mobilizacji ze strony przedsiębiorstwa, a szczególnie przygotowania i dobrej obsługi informatycznej przez jego wewnętrzne służby. Precyzyjnie zaplanowane wdrożenie, nawet skomplikowanego systemu, może trwać tylko kilka tygodni. Z drugiej strony znam takie przypadki, że proces ten z powodu niedoskonałości projektu i złej współpracy z przedsiębiorstwem trwał wiele miesięcy. Czas i środki zaangażowane we wdrożenie mają oczywiście istotny wpływ na koszty. Nie tylko te bezpośrednio związane z wdrożeniem, ale i utracone korzyści wynikające z faktu, iż system zamiast już pracować, ciągle jeszcze jest wdrażany.

Kolejnym kosztem usług IT jest rozwój samego systemu, jego serwis no i oczywiście licencja. Z doświadczenia wiem, że olbrzymia większość systemów logistycznych zaraz po wdrożeniu wymaga pewnych modyfikacji, czym różnią się one nieco od systemów ERP. Już po kilku miesiącach firmy odczuwają potrzebę reorganizacji, dostosowania do potrzeb nowych klientów lub zmieniających się wewnętrznych procesów organizacji’ pracy. Wprawdzie ciągle postępuje proces standaryzacji systemów logistyznych, co ma oczywiście wpływ na obniżenie ich ceny, ale nie powstał dotąd taki, który by obejmował wszystkie procesy. Dlatego przedsiębiorstwo przy planowaniu kosztów musi uwzględniać wydatki na rozwój i serwis systemu. Przy czym podpisując umowę należy uważać, aby nie płacić zbyt wysokich opłat licencyjnych, żeby umowy obejmowały całe przedsiębiorstwo, a nie poszczególne stanowiska itd. Lista dobrych rad jest oczywiście długa, ale na jedno chciałbym zwrócić szczególną uwagę – jeśli to możliwe, należy rozważyć wariant, w którym dostawca systemu wykonuje również audyt lub przygotowuje projekt logistyczny, a następnie wdraża i obsługuje system. Wbrew pozorom takie rozwiązanie może się okazać najbardziej efektywne i w sumie najtańsze.