Decyduje szef logistyki

Gwałtowny rozwój Internetu zwiększył dostęp do informacji i przyniósł nieznane dotąd możliwości w obszarze pozyskiwania nowych źródeł dostaw. Zaczęto zwracać coraz większą uwagę na korzyści wynikające z efektywnie zorganizowanych procesów zakupowych, dostrzegając także te, które nie są związane tylko z redukcją kosztów. Niektóre firmy zaczęły kłaść szczególny nacisk na jakość kupowanego asortymentu, inne na czas dostawy i elastyczną współpracę z dostawcami, bądź liczą na wykorzystanie wiedzy i doświadczenia partnerów zewnętrznych w procesie projektowania nowych produktów.

Specyfika pracy w branży ochrony

Polski rynek ochrony jest rynkiem dynamicznym, zwłaszcza w obszarze zmian kapitałowych. Praca w firmie zajmującej się ochroną osób i mienia polega na stałej lub doraźnej ochronie fizycznej obiektów stacjonarnych, ochronie imprez masowych, wystaw i koncertów, konwojów wartości pieniężnych, monitorowaniu systemów alarmowych z użyciem załóg interwencyjnych. Branża ochrony pomimo trwającego kryzysu w gospodarce ma się dobrze. Kryzys „oczyścił” rynek z firm słabo przygotowanych merytorycznie, a sam rynek notuje wciąż dynamiczny rozwój, zwłaszcza w zakresie nowoczesnych systemów monitoringu, monitoringu wizyjnego, systemów technicznych. Nowe inwestycje w prosty sposób przekładają się na zapotrzebowanie na ochronę mienia, ciągle rośnie liczba jednostek wojskowych, które przekazują ochronę firmom zewnętrznym.

Konsolidacji sprzyjają skutki kryzysu gospodarczego, niemożliwe wręcz do przezwyciężenia przez firmy bez odpowiedniego zaplecza kapitałowego, pozwalającego przetrwać w trudnym biznesowo okresie.

Cel procedury zakupów

Celem procedury zakupów jest określenie zasad, na jakich realizowane są zakupy w firmie Delta Security Group zajmującej się ochroną osób i mienia. Wszystkie procedury odbywają się zgodnie z warunkami ISO obowiązującymi w firmie, a nabywane materiały, wyroby i usługi spełniają ustalone wymagania. W przypadku wątpliwości co do kwalifikacji danego zakupu na przykład decyzję w firmie Delta Security Group podejmuje kierownik ds. logistyki i zakupów.

Zakres procedury

Procedura swoim zakresem obejmuje zakupy dotyczące w szczególności: zakupów mundurowych, sprzętów, pojazdów, części zamiennych oraz serwisowania pojazdów i sprzętów, a także remontów i napraw szeroko pojętych, inwestycji, zakupów IT, materiałów BHP, ochrony środowiska, kontroli jakości, usług transportowych, materiałów biurowych, usług telekomunikacyjnych, ubezpieczeń, szkoleń i świadczeń medycznych.

Niniejsza procedura nie obejmuje zakupów, które podlegają Ustawie o Zamówieniach Publicznych.

Proces zatwierdzania oraz realizacji zakupów

Podstawą dokonania zakupów w przedsiębiorstwie jest zatwierdzenie pisma „zapotrzebowanie” stanowiącego załącznik do procedury. Zapotrzebowania zatwierdzane są zgodnie z obowiązującą procedurą. Pracownik firmy zgłaszający zapotrzebowanie przekazuje je na piśmie bezpośredniemu przełożonemu, a ten z kolei przekazuje kierownikowi działu logistyki i zakupów. Kierownik z kolei – jeśli kwota zakupu przekracza 1000 zł netto – podejmuje decyzję zakupową w porozumieniu z prezesem firmy Delta Security Group. W przypadku zakupów powtarzalnych czasowo, należy sporządzić sumaryczne zapotrzebowanie obejmujące planowaną wielkość zakupów przez cały rok. Kierownik ds. logistyki i zakupów realizuje proces zakupu tylko i wyłącznie na podstawie prawidłowo zatwierdzonego zapotrzebowania posługując się poniższymi kryteriami:

Zakupy o wartości od 50 do 1000 zł netto

Przy zakupach o wartości pomiędzy 50 a 1000 zł netto, pracownik zgłaszający zapotrzebowanie lub osoba przygotowująca zapotrzebowanie zobowiązana jest określić cenę produktu lub usługi telefonicznie lub w oparciu o cenniki producenta. Jednocześnie wybiera dostawcę uwzględniając najkorzystniejszą cenę oraz krótki czas realizacji i optymalne warunki zakupu. Kierownik ds. logistyki i zakupów ma prawo oceny słuszności wyboru kontrahenta oraz dokonania ewentualnych zmian. Kontrola i monitorowanie zakupów prowadzone są przy podpisywaniu zapotrzebowań i faktur, jak również poprzez ciągłą kontrolę kosztów stałych dokonywaną przez pion księgowości. Sporządzanie zamówień w formie pisemnej jest uzależnione od warunków sprzedaży (na życzenie sprzedawcy wysyłane faksem, dla towaru o charakterystycznych parametrach).

Zakupy o wartości przekraczającej 1000 zł netto

Dla zakupów o wartości powyżej 1000 zł wymagane jest zebranie minimum trzech konkurencyjnych ofert z rynku. W uzasadnionych przypadkach liczba ofert może być mniejsza, jednakże takie przypadki są każdorazowo udokumentowane (np. w przypadku zakupów awaryjnych lub gdy brak jest odpowiedzi dostawcy na zapytania ofertowe). Osoba przygotowująca zapotrzebowanie odpowiedzialna jest za wysyłanie zapytań ofertowych, które określają podstawowe wymagania, jakie oferta powinna spełniać (cena, termin i data dostawy, warunki płatności itp.). Za sporządzenie prawidłowego zakresu robót (materiałów, urządzeń, usług) niezbędnych do sporządzenia zapytania ofertowego odpowiedzialna jest osoba zgłaszająca zapotrzebowanie. Oferty od dostawców przyjmowane są tylko i wyłącznie drogą pisemną. W przypadku braku odpowiedzi na zapytanie ofertowe, nie ma obowiązku skontaktowania się z daną firmą i potwierdzenia braku złożenia oferty. Obowiązkowo należy zapisać to jednak w protokole wyboru ofert. Analiza ofert odbywa się w obecności co najmniej dwóch osób, które tworzą komisję zakupową. Komisja składa się przynajmniej z kierownika działu logistyki i zakupów lub jego zastępcy – specjalisty ds. logistyki i zakupów – oraz osoby zgłaszającej zapotrzebowanie. Po analizie ofert komisja sporządza protokół wraz z zestawieniem ofert na arkuszu zbiorczym. Po negocjacjach i dokonaniu wyboru dostawcy komisja uzupełnia wcześniej sporządzony protokół z wyboru ofert i kompletny dokument przekazuje do zatwierdzenia przez prezesa zarządu. W przypadku gdy całkowita wartość zamówienia przekracza kwotę 5000 zł netto bezwzględnie obowiązuje forma pisemna w postaci zamówienia lub umowy i przedłożenia najkorzystniejszej oferty prezesowi zarządu.

Zakupy usług serwisowych

Ze względu na specyfikę usług serwisowych oraz niejednokrotnie długotrwały charakter ich trwania kierownik działu logistyki i zakupów w porozumieniu ze specjalistą ds. logistyki i zakupów raz do roku dokonują przeglądu rynku tych usług oraz przeprowadzają negocjacje na rok kolejny. Każdorazowo sporządzany jest protokół z wyboru ofert.

Zakupy awaryjne

Zakupy awaryjne związane są z pracami remontowymi bądź zakupami nagłymi np. gdy nie było możliwości dostarczenia zastępczego sprzętu w razie awarii, a tego wymagała sytuacja, w przypadku gdy zagrożona była ciągłość świadczenia usługi przez przedsiębiorstwo. W przypadku powstania awarii niniejsza procedura zakupu nie obowiązuje, a osobami uprawnionymi do zlecenia prac są: kierownik działu logistyki i zakupów oraz specjalista ds. logistyki i zakupów, przy zachowaniu zasady uzyskania akceptacji choćby telefonicznej prezesa firmy w przypadku zakupów powyżej 1000 zł netto.

Zalecenia

Pisemne potwierdzenie zlecenia prac awaryjnych na formularzu zapotrzebowania dokonywane jest zgodnie z niniejszą procedurą zakupów z dopiskiem „awaria”. W przypadku gdy wartość zakupów awaryjnych przekracza 1000 zł netto, sporządzany jest protokół awaryjny zatwierdzany przez prezesa zarządu. Kierownik działu logistyki i zakupów odpowiedzialny jest za tworzenie umów ramowych z dostawcami, które uwzględniają sytuacje awaryjne oraz ustalony sposób postępowania w takich przypadkach maksymalny czas przystąpienia do robót oraz ich zlecanie).

Wybór i ocena odpowiedniego dostawcy

Proces oceny i wyboru dostawcy jest zróżnicowany w zależności od rodzaju zakupów i powiązania tego procesu z potrzebami w firmie. W firmie Delta Security Group ocenie podlega jakość oferowanych towarów lub usług oraz spełnienie kryteriów prawnych. Ocenia się to na podstawie ofert, katalogów, certyfikatów bezpieczeństwa, aprobat technicznych, a także poprzez badanie próbek wyrobów. Ocenia się posiadanie niezbędnych zasobów tj. wyposażenia i personelu do wykonania oferty. Ocen dokonuje się na podstawie przesłanej oferty dostawcy oraz na podstawie przeprowadzenia badań bezpośrednio u dostawcy.

Certyfikowany system jakości stwarza warunki do preferowania odpowiedniego dostawcy. Jednoznacznie zagwarantowane powinny być warunki handlowe i terminy dostaw. Najkorzystniejsze warunki cenowe stwarzają preferencje dla odpowiedniego dostawcy. Ciągłość spełniania wymagań to zaakceptowanie maksymalnie dwóch reklamacji. Każda kolejna reklamacja będzie skutkować zawieszeniem współpracy do czasu przedstawienia przez dostawcę programu działań korygujących. Pozytywna opinia rynkowa stwarza także warunki do preferowania odpowiedniego dostawcy. Opinię rynkową analizuje się na podstawie publikacji bądź też poprzez listy referencyjne.

Weryfikacja kupowanego wyrobu

Działania weryfikacyjne dotyczące kupowanych wyrobów określone są w „instrukcji magazynowej”. Proces weryfikacji dotyczy dostarczonych wyrobów i przeprowadza go uprawniony personel kontroli. Kontrola przebiega w oparciu o dokumenty dotyczące zakupów, tzn. zamówienia i dowody dostaw w oparciu o obowiązujące instrukcje kontroli i badań. Dostawy spełniające wymagania są włączane w stan magazynowy i mogą być wydane do sprzedaży lub zużycia. Dostawy zakwestionowane w czasie odbioru są zabezpieczane przed ich użyciem. Kierownik ds. logistyki i zakupów wraz ze specjalistą ds. logistyki i zakupów rejestrują reklamacje w odpowiednim rejestrze i prowadzą postępowanie reklamacyjne. Wymagane instrukcją magazynową zapisy związane z kontrolą dostaw muszą być kompletowane oraz przechowywane w archiwum.

Ustalenia końcowe

Za utrzymanie ustalonej procedury zakupów odpowiedzialny jest kierownik ds. logistyki i zakupów. Pion księgowości zobowiązany jest do raportowania wszystkich przypadków, gdy zakupów dokonano z pominięciem niniejszej procedury, tj. w przypadku wpłynięcia faktur, do których nie zostały wystawione bądź zaakceptowane formularze zapotrzebowań. Raport takich przypadków przekazywany jest do prezesa firmy.

Reklamacje

Procedura dotyczy zasad postępowania w przypadku zaistnienia reklamacji zarówno jakościowych, jak i ilościowych w odniesieniu do towarów lub usług dostarczanych do przedsiębiorstwa.

Zgłoszenie reklamacji odbywa się na specjalnie do tego celu przygotowanym formularzu „Wewnętrzne zgłoszenie reklamacji”. Wewnętrznego zgłoszenia reklamacji dokonuje osoba, która odbiera pod względem jakościowym bądź ilościowym dany materiał, urządzenie lub usługę. Wypełniony formularz „Wewnętrzne zgłoszenie reklamacji” przesyłany jest do działu logistyki i zakupów.

Oficjalnego zgłoszenia reklamacji u dostawcy dokonuje kierownik ds. logistyki i zakupów, który jednocześnie zwraca się do pionu księgowości o zablokowanie płatności za reklamowany towar. Zwolnienia z płatności dokonuje również kierownik ds. logistyki i zakupów po przeprowadzeniu i zakończeniu postępowania reklamacyjnego. W razie występowania wątpliwości i utrudnień podczas załatwiania reklamacji, konsultacje w imieniu firmy przejmuje kancelaria prawna.