Doceniania specjalizacja

Remigiusz Zdrojkowski, Członek Zarządu, Dyrektor Zarządzający XBS PRO-LOG S.A, opowiada nam o specjalizacji swojej firmy i wyzwaniach, przed jakimi staje niszowy operator logistyczny,

Panie Remigiuszu, XBS PRO-LOG S.A. bez wątpienia nie jest typowym przedsiębiorstwem logistycznym. Proszę przedstawić naszym czytelnikom specyfikę Pana firmy.

W naszej codziennej, podstawowej obsłudze koncentrujemy się na towarach akcyzowych. W pierwszej kolejności są to napoje alkoholowe, w dalszej płyny do papierosów elektronicznych, wyroby nowatorskie, a także oleje smarowe. Aby odróżnić się od pozostałych dostawców podstawowych usług logistycznych, proponujemy przejęcie części lub nawet całości formalności administracyjnych ciążących na importerach, dystrybutorach lub eksporterach.

Związane są one z dopełnieniem specyficznych wymagań proceduralnych oraz prawnych wymaganych przy przemieszczaniu oraz wprowadzeniu do obrotu towarów akcyzowych. Nasza oferta dedykowana jest do importerów, dystrybutorów oraz eksporterów. Przemieszczanie takich towarów na terytorium Unii Europejskiej jest sformalizowane i wymaga od zainteresowanego podmiotu spełnienia szeregu wymagań, począwszy od rejestracji jako płatnik podatku akcyzowego, uzyskania pozwolenia na przyjmowanie wyrobów akcyzowych, złożenia zabezpieczeń finansowych oraz uzyskania dostępu do specjalistycznych platform informatycznych nadzorowanych przez organy skarbowe oraz celno-skarbowe. W przypadku alkoholi oraz papierosów elektronicznych wymagane jest nanoszenie na pakowania handlowe znaków akcyzy. To kolejny sformalizowany administracyjnie proces wymagający planowania oraz zaangażowania finansowego nawet kilka miesięcy wcześniej przed planowanym nałożeniem na towar banderol. Podmiot handlowy, który zamierza zajmować się takimi towarami musi zbudować sam takie kompetencje wewnątrz organizacji, a w przypadku ich braku zmuszony jest szukać chętnego do outsourcingu wspomnianych zadań. Z uwagi na uwarunkowania prawne, w tym karne wynikające wprost z kodeksu karno-skarbowego, ustawy o podatku akcyzowym, a także szeregu otaczających obrót towarami akcyzowymi ustaw oraz rozporządzeń, świadczenie takich usług, wymaga wyspecjalizowanych kadr. Doświadczona oraz systematycznie szkolona grupa ekspertów oraz specjalistów XBS PRO-LOG pozwala spółce na wzięcie na siebie odpowiedzialności za prawidłowość realizacji wszystkich procesów. Temat związany z podatkiem akcyzowym oraz procedurami akcyzowymi jest na tyle wrażliwy, że lista podmiotów oferujących takie usługi jest bardzo mocno ograniczona. Nasza obecna pozycja oraz rozpoznawalność branżowa budowana jest już ponad 25 lat. Każdy kolejny krok procesowy, który następnie zamienialiśmy w usługę, w pierwszej kolejności modelowaliśmy sami wewnątrz spółki, konsultowaliśmy z doradcami podatkowymi oraz organami administracji państwowej. Aby czuć się bezpiecznie, a także zapewnić bezpieczny model obsługi naszym partnerom biznesowym, procesy które uznaliśmy za kluczowe zabezpieczaliśmy w interpretacjach indywidualnych. W tym zakresie nie uznajemy kompromisów, dróg na skróty czy szukania pozornych oszczędności.

Doskonale wiemy, że ekspercka wiedza w tym obszarze to jest nasz największy kapitał. Nasza działalność, poza kapitałem pracowniczym, wymaga także kapitału finansowego. Nasz model administracyjny nierozerwalnie od wielu lat związany jest z finansowaniem dla naszych klientów zaliczki na poczet podatku akcyzowego, kosztów wytworzenia banderol, zabezpieczeń związanych z zawieszeniem płatności akcyzy oraz przemieszczenia towarów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy po terytorium Unii Europejskiej. W 2014 roku zaczynaliśmy od depozytu gotówkowego w równowartości podatku akcyzowego w kwocie 50 tysięcy złotych. Systematycznie budowana pozycja oraz zdolność finansowa XBS PRO-LOG pozwala nam obecnie na przyjęcie do składowania towarów o równowartości kwoty akcyzy 50 milionów złotych. Nasze możliwości wzrosły zatem 1000 – krotnie. Poza depozytem związanym ze składowaniem, kilkanaście milionów złotych przeznaczyliśmy na zabezpieczenie kwoty podatku związanego z przemieszczaniem towarów akcyzowych. Całość powyższych kwot jest w dyspozycji urzędu skarbowego codziennie monitorującego naszą ewidencję, saldo zabezpieczeń oraz prawidłowość realizacji procedur.

W rozmowach z podmiotami zainteresowanymi naszymi usługami dopiero na końcu rozmawiamy o typowej usłudze logistycznej związanej z fizyczną obsługą towaru. Nie oznacza to oczywiście, że zaniedbujemy ten obszar. Obsługa wrażliwych grup towarowych wymaga najwyższej jakości realizacji procesów, które wymagają systematycznych przeglądów oraz doskonalenia. Oba obszary, administracyjny oraz przepływ fizyczny w naszym przypadku muszą być spójne.

Jak – na podstawie Państwa doświadczeń – zmienia się rynek produktów akcyzowych w Polsce? Czy w ramach realizowanych usług dominuje obsługa eksportu, czy raczej importu?

W naszym przypadku dominuje przywoź celem sprzedaży na lokalnym rynku. Tylko około 10% towarów kierowanych jest na eksport. W obu przypadkach oferujemy przygotowanie towaru wprost do sprzedaży. Na miejscu w naszym składzie podatkowym nakładamy znaki akcyzy oraz drukujemy i umieszczamy na butelkach z alkoholem opisy w języku kraju przeznaczenia. W 2016 roku wprowadziliśmy usługę, którą roboczo nazywamy „all inclusive”. Na potwierdzenie przez ministerstwo finansów naszej interpretacji ustawy o podatku akcyzowym czekaliśmy poł roku. Ostatecznie ministerstwo potwierdziło, że możemy przejąć na siebie od innego podmiotu większość obowiązków administracyjnych, w tym: pozyskiwanie znaków akcyzy, występowanie jako płatnik podatku akcyzowego, prowadzenie wszystkich niezbędnych ewidencji oraz raportów. Podmiot korzystający z takiej usługi nie musi być zarejestrowany w urzędzie skarbowym, jako podatnik podatku akcyzowego. Nie podlega zatem w tej materii kontroli. Całość ryzyka jest po stronie XBS PRO-LOG. W pierwszym roku z najbardziej zaawansowanego modelu outsourcingu korzystały najczęściej małe podmioty rozpoczynające działalność. Po pewnym czasie do tego grona dołączyli także znacznie więksi rynkowi gracze, którzy postanowili uprościć swoje dotychczasowe struktury oraz przenieść do XBS PRO-LOG kolejne obszary administracyjne. W pierwszym roku w modelu „all inclusive” obsłużyliśmy około 6 proc. całego wolumenu, w 2023 roku już ponad połowę.

Jakie wskazałby Pan zalety i wady działania w roli niszowego operatora logistycznego.

Zdajemy sobie sprawę, że liczba podmiotów zajmujących się obrotem towarami akcyzowymi jest limitowana. Z uwagi na zawiłości prawne nie jest to działalność typu e-commerce, która w ostatnich latach przyrasta co roku o kilkanaście procent, a liczba start-up’ow zmienia się codziennie. Uzyskanie zezwolenia np. na sprzedaż lub obrót alkoholem jest prawnie regulowana i wymaga spełnienia szeregu warunków w tym wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i zapobieganiu alkoholizmowi. Warto wspomnieć, że wspomniana ustawa ma ponad 40 lat i nie reguluje sprzedaży alkoholu przez Internet. Pomimo prac związanych z modelowaniem procesów, nasza usługa przez laików może być odbierana jako konserwatywna. Regulacje prawne oraz konieczność codziennej współpracy z funkcjonariuszami skarbowymi wymaga uwagi, przewidywalności oraz wiedzy fachowej, w miejsce improwizacji procesowej. Ramy wyznacza nam prawo oraz procedury administracyjne. Być może właśnie z tego powodu oferowanie takich usług jest poza zainteresowaniem największych operatorów logistycznych.

Ostatni okres przyniósł firmie okazję do świętowania dwóch istotnych jubileuszy. Proszę nam o nich opowiedzieć.

Funkcjonujemy na rynku już ponad 27 lat. W 2022 roku obchodziliśmy 25 rocznicę rozpoczęcia działalności pod nazwą PRO-LOG. W tym samym roku w grudniu, 10 rocznicę pierwszego notowania, jako spółka akcyjna, na rynku regulowanym NewConnect. Natomiast w lutym 2024 świętujemy 10-lecie rozpoczęcia oferowania usług jako skład podatkowy. Był to siedmiomilowy krok dla naszej firmy – uznajemy go za przełomowy moment, gdy przeszliśmy z roli prostego operatora logistycznego typu 2 PL, na podmiot integrujący szereg procesów, w tym finansowanie podmiotom zewnętrznym zawieszenie płatności podatku akcyzowego.

Bez wątpienia kluczem do sukcesu jest odpowiednio dobrany zespół. Jak XBS PRO-LOG S.A. zbudowało procesy pozyskiwania odpowiednich pracowników oraz rozwoju ich kompetencji?

Podobnie sformułowane pytanie: „jak pozyskiwać odpowiednich pracowników”, zadaliśmy sobie kilka lat temu. Z uwagi na niszowy charakter kluczowej w naszej działalności wiedzy oraz brak dostępu do osób ze znajomością zagadnień akcyzowych na poziomie specjalisty, zdecydowaliśmy się kształcić ambitne osoby od podstaw. Szukaliśmy osób gotowych do systematycznego akumulowania specjalistycznej i interdyscyplinarnej wiedzy. Proces wdrożeniowy, umożliwiający w miarę samodzielne poruszanie się w temacie, wymaga poświęcenia minimum kilkunastu miesięcy. Dodatkowa trudność w wykorzystywaniu przyswojonej już wiedzy wynika z konieczności prowadzenia systematycznej praktyki obserwacji zmian prawnych, modernizacji systemów celnych, czy interpretacji przepisów przez urzędników. Odpowiednio zbudowany zespół, w przypadku XBS PRO-LOG to także konsultacje z prawnikami, doradcami podatkowymi czy wprost z ministerstwem finansów. Koszty przygotowania nowych procesów oraz utrzymywania dotychczasowych są w naszym przypadku – w porównaniu do standardowych procesów administracyjnych w logistyce – nieproporcjonalnie wysokie. Dodatkowo chronimy się przed odpływem ze spółki wartościowych osób poprzez odpowiednio skonstruowane programy motywacyjne oraz lojalnościowe.

Dziękuję za rozmowę

Rozmawiał: Witold Zygmunt

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics 1/2024