ERP dla firmy międzynarodowej

Międzynarodowe firmy często charakteryzują się rozbudowaną strukturą, która sprawia, że zarządzanie poszczególnymi oddziałami jest nie lada wyzwaniem. Aby mu sprostać, warto korzystać z odpowiedniego oprogramowania, takiego jak system ERP. Decydując się na nie, dobrze postawić na rozwiązanie, które nie tylko ułatwia kontrolę wszelkich procesów w skali międzynarodowej, ale także uwzględnia różnice w lokalnie obowiązującym prawie.

Jak wynika z danych Banku Światowego, relacja eksportu towarów i usług do PKB Polski wynosi obecnie blisko 56 proc. W chwili, gdy wstępowaliśmy do Unii Europejskiej stosunek tych wartości oscylował w granicach zaledwie 30 proc.   Dodatkowo, zmianom na przestrzeni ostatnich 15 lat towarzyszył blisko 4-krotny wzrost wolumenu zagranicznej sprzedaży.  Pokazuje to, w jak szybkim tempie polskie firmy wychodzą ze swoją działalnością poza granice kraju.

Jedno, globalne źródło danych

Prowadzenie działalności w skali międzynarodowej wiąże się z szeregiem elementów, które należy uwzględnić przy planowaniu wdrożenia oprogramowania w firmie. Tego typu system powinien bowiem łączyć różnorodne procesy w obrębie jednego źródła, jednocześnie mając na uwadze lokalne różnice. – Ważne, by dane przechowywane były w jednym miejscu, tak by każdy pracownik niezależnie od swojego położenia mógł korzystać z tych samych informacji w tym samym systemie i w ten sam sposób. Taka organizacja pracy ułatwia szybkie generowanie rzetelnych raportów i analiz dostarczających aktualnych danych o kondycji międzynarodowej działalności – podkreśla Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.

Zgodność z lokalnymi przepisami

Niezależnie od pochodzenia, międzynarodowe przedsiębiorstwa zawsze muszą dostosowywać się do wymogów danego, obcego rynku. Jednym z wyzwań jest konieczność przestrzegania lokalnie obowiązującego prawa i przepisów. Nie jest to proste zadanie, ponieważ często dotyczy wielu różnych procesów: od księgowości i finansów, aż po sprawy administracyjne. Aby ułatwić pracownikom funkcjonowanie w tak złożonym środowisku, warto aby oprogramowanie zapewniało zgodność z lokalnym ustawodawstwem, jednocześnie umożliwiając realizację wystandaryzowanych procesów. – Wybór międzynarodowego dostawcy oprogramowania, który zapewni jego zgodność z lokalnym prawem, pozwala niejako zdjąć z przedsiębiorstwa ciężar dostosowywania do ciągle zmieniających się przepisów. W takim wypadku to obowiązkiem dostawcy jest aktualizowanie systemu tak, by był on zawsze dopasowany do wymogów. Wdrożenia zmian są więc bardzo proste, a firma może skupić się na swoim biznesie – dodaje Filip Fludra.

Wielojęzyczny interfejs

Kluczowe jest także, by wybrany system ERP mógł być obsługiwany w wielu językach. Jest on wtedy intuicyjny i prosty do zrozumienia, niezależnie od kraju, w jakim korzysta z niego dany pracownik. Zresztą w czasach ułatwionej mobilności, sam kraj może nie grać roli – warto zatem, by system był elastyczny, tak by można było z niego korzystać w dowolnym miejscu i czasie, nawet w przypadku pracy z domu czy wyjazdu za granicę.

Obsługa różnych walut

Wyzwaniem mogą okazać się procesy płatnicze. Mnogość światowych walut, ale także różnorodność standardów bankowych sprawia, że szybkie zestawienie przepływów finansowych nie jest łatwą sprawą. Inaczej sytuacja wygląda w chwili, gdy system ERP obsługuje wiele walut i formatów bankowości międzynarodowej. Dzięki temu procesy finansowe stają się prostsze i płynniejsze, a dodatkowo nie ma obaw o kwestie zgodności z lokalnymi przepisami.

Międzynarodowe wsparcie

Poza cechami samego oprogramowania, przy wyborze systemu ERP w międzynarodowej firmie, warto także zwrócić uwagę na dodatkowe elementy, oferowane przez dostawcę. Jeśli najważniejsze funkcjonalności, w tym zgodność z lokalnymi przepisami, czy różnorodność dostępnych walut i języków, oferowane są przez międzynarodowego dostawcę w ramach jednej umowy – oprócz znacznego ułatwienia zarządzania, pozwala to także na optymalizację kosztów. Pojedynczy kontrakt z wybranym dostawcą umożliwia także unikanie skomplikowanych integracji. Kompleksowy system ERP, jako jedno, centralne źródło danych, pozwala spojrzeć na całą firmę z lotu ptaka i łatwo zbierać informacje z różnych oddziałów. Korzystając z uniwersalnego rozwiązania do zarządzania danymi można szybko ustandaryzować i ujednolicić procesy w przedsiębiorstwie.

Posiadanie międzynarodowego partnera ma jeszcze jedną zaletę. Niezależnie od kraju, użytkownicy systemu mogą liczyć na wsparcie techniczne w lokalnym języku. Znacznie upraszcza to procesy i komunikację pomiędzy pracownikami firmy a ekspertami. Ci ostatni doskonale znają także wyzwania, z jakimi mierzą się międzynarodowi przedsiębiorcy właśnie na ich lokalnym rynku, dlatego potrafią szybko znaleźć optymalne rozwiązanie. – Wybierając oprogramowanie, dobrze jest zwrócić uwagę, czy dane rozwiązanie jest już międzynarodowym standardem. Tego typu systemy, sprawdzone wcześniej przez inne, globalne firmy, dają pewność, że wdrożenie będzie proste, a koszty inwestycji szybko się zwrócą. Dodatkowo, takie rozwiązania są skalowalne, więc ułatwiają firmom dalszą ekspansję, a to kluczowe w przypadku przedsiębiorstw międzynarodowych – podsumowuje Filip Fludra z Exact Software Poland.

Komentarz

Przedsiębiorstwo działające na rynku międzynarodowym musi szybko i zwinnie reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym. To wymaga wykorzystania strumienia danych, dostarczanych w czasie rzeczywistym. Niezbędny do tego jest kręgosłup informatyczny, a takim jest system ERP. Systemy zintegrowane zostały zaprojektowane w celu zwiększenia wydajności we wszystkich obszarach działalności: od produkcji, przez przetwarzanie zamówień, po dostawę.

ERP jest narzędziem dla pracowników i to im ma ułatwiać wykonywanie codziennych obowiązków na wielu poziomach i obszarach. Dlatego firma prowadząca operacje w skali globalnej potrzebuje przede wszystkim wydajnego systemu, który będzie charakteryzował się intuicyjnością obsługi, mobilnym dostępem do informacji i rozbudowanymi funkcjonalnościami. Powinien on również zapewniać dobrą jakość komunikacji, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.

Inwestycja w rozwiązania klasy ERP jest projektem długofalowym. Dlatego bardzo ważne jest, by system żył i rozwijał się razem z przedsiębiorstwem. W przypadku organizacji rozwiniętych i zaawansowanych ERP szyty na miarę będzie lepszym rozwiązaniem niż aplikacja w postaci ustandaryzowanej.

Nasze analizy pokazują, że systemy dedykowane — jak np. Impuls EVO — przyczyniają się do zwiększenia efektywności produkcji o nawet 25% oraz pozwalają skrócić czas wprowadzenia nowego produktu na rynek o przynajmniej 20%. Osiągnięcie podobnych wartości bez IT jest niemożliwe. Reasumując głównymi cechami nowoczesnego oprogramowania w dobie Industry 4.0 są skalowalność, bezpieczeństwo i wydajność.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics nr 5/2020