ERP w chmurze: tak czy nie?

Ostatnie miesiące to okres zarówno ekscytujący, jak i wymagający dla firm produkcyjnych. Innowacje w technologii dotykają sposobu, w jaki funkcjonują przedsiębiorstwa – od samego zakładu produkcyjnego, przez łańcuch dostaw, aż do obsługi klienta. Wszystkie elementy zdają się działać coraz szybciej. Wyzwania pojawiają się szczególnie w sytuacji, gdy starsze technologie spotykają nowe i niezbędna jest adaptacja dotychczasowych procesów lub wdrożenie nowych. Dobra wiadomość jest taka, że firmy, które poradzą sobie z tymi wyzwaniami, mogą liczyć na poprawę zysków i produktywności, pozyskanie nowych klientów oraz zwiększenie poziomu satysfakcji u obecnych.

Systemy ERP oparte na chmurze pozwalają firmom produkcyjnym pozbyć się obciążenia, jakim jest znacząca część infrastruktury IT i uzyskać szybki dostęp do najnowszych i przynoszących dużą wartość dodaną usług i technologii.

Nie być ofiarą

Aby zapewnić sobie rolę inicjatora zmiany, a nie jej ofiary, producenci muszą wdrażać innowacje. Choć powiedzenie „jedyną stałą w życiu jest ciągła zmiana” wywodzi się ze starożytnej Grecji, wygląda na to, że w XXI wielu proces zmian przyśpieszył. Zmiany którym podlega biznes wynikają z okresów recesji i rozkwitu gospodarki, pojawiania się nowych, globalnych rynków, nowego klimatu politycznego i socjalnego oraz nieustannego rozwoju technologicznego. To wszystko wpływa na powstawanie zupełnie nowych relacji między producentami, dostawcami i klientami.

W sytuacji, gdy wszyscy mogą mieć dostęp do danych i informacji z całego świata, zmieniły się oczekiwania w biznesie. Wygląda na to, że aktualne najważniejszymi czynnikami wpływającymi na pracę firm każdego dnia są zmienność, niepewność, złożoność i wieloznaczność, a przedsiębiorstwa działające według starych zasad nie przetrwają. Rozproszony biznes tworzy jednak nowe możliwości objęcia roli lidera zarówno na tradycyjnym, jak i nowoczesnym rynku. Umożliwia on także obsłużenie szybko zmieniających się potrzeb klientów. Innowacje w IT, jak obliczenia w chmurze, w pełni pozwalają – a nawet zachęcają – do wdrażania innowacji.

Tradycyjne spojrzenie na firmy produkcyjne przedstawia je jako organizacje, które powoli adaptują nowe technologie. Jednak trudno uznać to za prawdę, biorąc pod uwagę statystyki mówiące o tym, w 2016 roku 73 proc. firm produkcyjnych w USA w mniejszym lub większym stopniu korzystało z rozwiązań „oprogramowanie jako usługa”. Producenci już rozumieją, że innowacje to nie tylko klucz do sukcesu rynkowego, ale tez do tego, aby rosnąć i rozwijać się we właściwym kierunku.

Przemysł 4.0 tworzy wyzwania

Nowe sposoby działania firm produkcyjnych są w znacznej mierze oparte na nowych możliwościach IT. Naturalnych ruch w stronę Przemysłu 4.0 tworzy wyzwania dla działów IT w fabrykach:

• Big Data. Sposób, w jaki funkcjonować ma Przemysł 4.0, stworzy ogromne ilości danych, posiadających różne formaty. Kastomizacja produkcji to jeden z kluczy koncepcji Przemysł 4.0, ale jej skutkiem będzie eksplozja danych. Już dziś firmy produkcyjne wysyłają do chmury więcej informacji niż jakakolwiek inna gałąź przemysłu.
• Cyberbezpieczeństwo. Przy tak wielu nowych źródłach danych, Przemysł 4.0 postawi nowe wyzwania wobec bezpieczeństwa infrastruktury IT. Poza tradycyjnymi systemami, zabezpieczać trzeba wiele elementów Przemysłowego Internetu Rzeczy. Większe jest też prawdopodobieństwo, że partnerzy handlowi zaczną dzielić się danymi poza tradycyjnymi transakcjami EDI.
• Integracja. Aby skorzystać na szybkości i zwinności Przemysłu 4.0, firma musi mieć system IT gotowy do połączenia wszystkiego. Integracja systemów IT zawsze stanowiła dla producentów wyzwanie.
• Wsparcie procesu decyzyjnego. Fundament, na którym budowany jest Przemysł 4.0, to zagwarantowanie osobom decyzyjnym wszystkich informacji, jaki są im potrzebne. Jedną z cech Przemysłu 4.0 będzie tez decentralizacja procesu decyzyjnego, czego z pewnością wymagają rozproszone rynki, na których działają firmy.

Nowe rozwiązania przynoszą sposoby, na pokonania tych trudności. Gromadzenie danych w chmurze pozwala w sposób wykładniczy zwiększyć ich ilość, przy nieznacznie większym poziomie kosztów. Aplikacje chmurowe stanowią z kolei sposób na korzystanie z elastycznego i łatwego do uaktualnienia rozwiązania IT. ERP w chmurze zazwyczaj łatwiej jest dopasować do szerokiego spektrum potrzeb firm produkcyjnych. Obsługa finansów, planowanie łańcucha dostaw czy zbieranie danych z systemów MES i maszyn to tylko kilka aspektów, które powinny być w pełni zintegrowane dla potrzeb Przemysłu 4.0.

Niemal dwie trzecie producentów sądzi z kolei, że analiza danych znacząca poprawia ich relacje z klientami. Nie dzieje się to bez powodu – już dziś znaczny odsetek firm produkcyjnych wykorzystuje Big Data aby zapobiec problemom u klientów, nim one się wydarzą. Rozwój uczenia maszynowego sprawi, że systemy będą w stanie wykorzystywać wiedzę, jaką już zebraliśmy i udoskonalać swoje działanie.

Czy ERP w chmurze jest dla twojej firmy?

Przed przymierzeniem się do wyboru rodzaju nowego systemu ERP (chmurowy, hybrydowy, on-premise), należy rozważyć kilka kluczowych elementów. Pierwsza z nich wiąże się kwestiami kulturowymi. Niezbędna jest ocena, czy najważniejsze osoby w firmie – właściciele lub kluczowi udziałowcy – mają swoją filozofię wobec rozwiązań chmurowych. Często kwestia ta jest im obojętna, lecz mogą trafić się entuzjaści pozbycia sią infrastruktury IT z firmy, jak i osoby, które wręcz chcą z nią fizycznie obcować. Ścisły zarząd powinien mieć też świadomość, że w przypadku planowanych przejęć czy podziałów w firmy, ERP w chmurze będzie można szybciej dostosować do nowej sytuacji.

Sam proces wdrażania systemu chmurowego może się też okazać szybszy, niż w przypadku rozwiązania on-premise. W przypadku posiadania infrastruktury IT, która wciąż cechuje się wysoką wydajnością, warte rozważenia jest rozwiązanie hybrydowe. Bazując na istniejącej infrastrukturze, można pokusić się o etapowe wdrażanie ERP i zapewnić firmie sprawne działanie nawet w okresie wykorzystywania rozwiązań tymczasowych.

Nie da się natomiast jednoznacznie stwierdzić, czy wdrożenie chmurowego ERP będzie prostsze i szybsze w każdej sytuacji. W przypadku każdej firmy warunki są inne i wstępna sugestia jest możliwa po dokonaniu technicznej oceny wszystkich warunków. Wynika to w największej mierze faktu, iż firmy, które już korzystają nawet z bardzo kompleksowych systemów ERP i tak muszą sięgać po dodatkowe oprogramowanie.

Wszyscy mówią o bezpieczeństwie

Kwestie bezpieczeństwa to oczywiście najważniejszy element o którym myślimy, zastanawiając się nad wdrożeniem ERP w chmurze. Dostawcy takich rozwiązań przekonują, że ich rozwiązania mogą się okazać bezpieczniejsze niż systemy stacjonarne, gdyż administratorzy chmury sami dbają o nieustanne aktualizacje i instalacje łatek. Ponadto w przypadku systemu chmurowego, tworzenie kopii zapasowej danych jest znacznie łatwiejsze,- nie wiąże się z zawieszeniem pracy systemu i także jest obsługiwane przez dostawcę IT. Tymczasem w firmach produkcyjnych kwestie związane z kopią zapasową często są odkładane na drugi plan. Nie ma jednak wątpliwości, że cyberbezpieczeństwo budzi największe obawy i jeszcze długo będzie barierą najsilniej ograniczającą popularność chmurowych ERP.

Stopień, w jakim dostawca systemu zapewnia obsługę chmurowego ERP zależy od sytuacji, lecz zazwyczaj po jego wdrożeniu znika potrzeba zatrudnienia przez producenta wysoko wykwalifikowanego personelu IT. Po raz kolejny należy jednak wziąć pod uwagę barierę psychologiczną – całkowite przekazanie opieki nad danymi poza firmę może okazać się dla zarządu kwestią nie do przełknięcia.

Podsumowując: zastanawiając się nad wdrożeniem ERP w chmurze, trzeba przede wszystkim rozważyć takie elementy jak poziom zaufania wobec chmury i otwartość firmy na innowacje, plany strategiczne (przyszłe akwizycje etc), posiadaną infrastrukturę oraz możliwość zapewnienia sobie szybkiego dostępu do Internetu we wszystkich oddziałach firmy. Warto też wziąć pod uwagę poziom naszych pracowników IT i politykę kadrową w tym względzie oraz korzyści wynikające z elastyczności systemów w chmurze.