Eurofaktura – rewolucja w papierologii

Przyjęta 16 kwietnia 2014 dyrektywa „w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych” (2014/55/UE) zakłada, że w ciągu najbliższych kilku lat administracja publiczna w całej Unii przejdzie w całości na cyfrowy obieg faktur, a wszyscy wykonawcy zamówień publicznych i koncesjonariusze zostaną zobowiązani do rozliczania się wyłącznie za pomocą dokumentów elektronicznych. Do 27 maja 2017 ma powstać także ogólnoeuropejska norma regulująca techniczną stronę takich faktur.

Elektroniczna – czyli jaka?

Z danych Konfederacji Lewiatan wynika, że w Polsce rocznie powstaje ok. 1,5 miliarda faktur. Ile kosztuje stworzenie i przetwarzanie każdej z nich? Z danych Konfederacji Lewiatan wynika, że około 4 zł, jednak jak ocenia Marek Rudziński z firmy Sage, jednego z trzech największych na świecie producentów oprogramowania ERP, może to być nawet kilkakrotnie więcej. Dla całej polskiej gospodarki to koszt przynajmniej 6 mld złotych.

Unia Europejska od kilku lat promuje użycie e-faktur we wszystkich państwach członkowskich. W rozumieniu obecnych przepisów faktura elektroniczna to po prostu cyfrowy odpowiednik faktury papierowej. Taki dokument (najczęściej w postaci pliku pdf) można wysłać pocztą elektroniczną lub na nośniku cyfrowym. Jednak faktura fakturze nierówna. Nawet jeśli firma od lat wysyła klientom rozliczenia e-mailem, jest duża szansa, że na końcu i tak dokument zostanie wydrukowany. A potem po raz kolejny, dla pani Eli z księgowości. I jeszcze kopia dla prezesa.

Taki obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić część kosztów dzięki pominięciu usług pocztowych, ale koszty przetwarzania samego dokumentu pozostają wysokie: fakturę odbiorca musi przeczytać, ręcznie wprowadzić do systemu informatycznego swojej firmy czy instytucji, wreszcie przejść się z wydrukiem między gabinetami.

Tymczasem już dziś możliwe jest wysyłanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli zawierających metadane. To prosty opis poszczególnych elementów faktury w taki sposób, by był on czytelny także dla komputerów. Dzięki zastosowaniu odpowiednich znaczników wewnątrz pliku faktury systemy informatyczne u odbiorcy bez trudu rozpoznają, które pole zawiera przedmiot faktury, które jej numer, a które kwotę do zapłacenia. Dla ludzkiego oka dokument wygląda dokładnie tak samo, może być nawet plikiem pdf, ale dzięki temu rozwiązaniu dokument można wprowadzić do systemu jednym kliknięciem, drugim przesłać go do akceptacji odpowiednim osobom, a trzecim – zrealizować przelew środków.

Oszczędności i wyzwania

W Polsce e-faktury przyjmują się dość opornie. Pionierem w ich masowym wdrażaniu jest Dania, gdzie od 2005 roku istnieje obowiązek e-fakturowania, jeśli odbiorcą usług jest instytucja publiczna. Ocenia się, że dzięki elektronicznemu obiegowi informacji budżet tego pięciomilionowego kraju oszczędza nawet do 134 mln euro rocznie. W Wielkiej Brytanii już w 2012 blisko 90 proc. przedsiębiorstw wysyłało e-faktury, w Polsce – ledwie co dziesiąte.

Jeszcze kilka lat temu głównym hamulcowym była administracja. – Po stronie urzędów widać wielką zmianę, jeśli chodzi o myślenie o nowych technologiach – zauważa Elwira Sokołowska, do 29 maja 2014 prezes polskiego oddziału firmy Sage[hal1] . – Oczywiście widać ciągły brak zaufania do administracji, myślenie w kategoriach „czy kontrola skarbowa się nie przyczepi”, na tę nieufność urzędy pracowały latami. Ale od dwóch lat widać zmiany na lepsze, do tego stopnia, że teraz to administracja jest ich motorem, to ona ciągnie za sobą biznes, a nie na odwrót – ocenia.

Jak zauważa Sebastian Christow, dyrektor Departamentu Gospodarki Elektronicznej w Ministerstwie Gospodarki, przedsiębiorcy często niesłusznie myślą o cyfryzacji państwa przez pryzmat urzędów gmin. – Tymczasem jednostki samorządu są podobne do MSP, gdzie jedna osoba odpowiada za wiele rzeczy, urząd gminy może mieć na etacie jednego informatyka, albo korzystać z outsourcingu. Dlatego zwyciężają „sprawdzone metody”. Ale jednostki samorządu chcą się modernizować, lecz potrzebują wsparcia, stąd nasza współpraca z dostawcami oprogramowania. Urzędy centralne i duże ośrodki miejskie nie mają z tym problemu – tłumaczy.

W Polsce e-faktury przyjmują się dość opornie

Jednym z motorów zmian jest działające pod patronatem ministerstwa Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania, organizacja wydająca certyfikaty zgodności specyfikacji danego systemu fakturowania z przyszłymi normami. Pierwszy taki certyfikat odebrali 27 maja 2014 roku przedstawiciele firmy Sage, producenta m.in. popularnych na polskim rynku programów ERP X3 i Symfonia. Obecnie na polskim rynku działają dziesiątki firm oferujących programy do wystawiania faktur elektronicznych. Każda operuje własnym systemem, jeśli jednak struktura wewnętrzna każdego dokumentu będzie podobna, jego ostateczne przetłumaczenie na format zgodny z przyszłą normą europejską będzie banalnie proste. Ważne, by powstające obecnie systemy elektronicznych faktur były ze sobą kompatybilne, choć nie muszą być jednakowe. Trywializując, jeśli jedna firma będzie oferowała system, w którym numer faktury oznaczony jest znacznikami <nr>, a druga znacznikiem <numer>, dostosowanie innych programów do obu systemów będzie wymagało znikomych nakładów po stronie producenta.

Jak podkreśla Sebastian Christow, jeśli szczebel centralny administracji przestawi się na dokumenty elektroniczne, zniknie najważniejsza bariera odstraszająca od tego kroku małe i średnie przedsiębiorstwa. – Jeśli wspólnie wypracujemy narzędzia i nauczymy korzystania z nich, zmiany nastąpią naprawdę szybko – przewiduje.