Formuła z pułapkami

Oto kilka przykładów ilustrujących, jaką pułapką może okazać się reguła EXW dla stron kontraktu w handlu zagranicznym. Kilka lat temu firma z okolic Calais (Francja) negocjowała w małej miejscowości w pobliżu Londynu (Anglia) warunki kontraktu na dostawę wyrobów elektronicznych. W toku negocjacji firma francuska zaproponowała jako bazę dostawy formułę EXW Richmond według Incoterms 2000. Uznała bowiem, że może wykorzystać do przewozu towaru własny transport samochodowy z uwagi na stosunkowo niewielką odległość od zakładu producenta mającego siedzibę w Richmond.

Jakież było jednak zdziwienie francuskiego odbiorcy, gdy otrzymał powiadomienie o miejscu postawienia towaru do jego dyspozycji. Z treści faksu wynikało, że towar jest do odbioru w Richmond, ale nie w pobliżu Londynu (jak sądził odbiorca), lecz w Richmond, w okolicach Sydney w …Australii.

Koszty wszystkich czynności transportowych, przeładunkowych, ubezpieczeniowych, celnych, które na bazie EXW przypisane są kupującemu, a także czas potrzebny do sprowadzenia towaru, uczyniły transakcję zupełnie nieopłacalną. Dlatego m.in. w nocie wyjaśniającej do reguły EXW w wersji obecnej, czyli Incoterms®2010, wprowadzono uwagę o konieczności bardzo precyzyjnego określenia zarówno samego miejsca dostawy, jak i oznaczonego punktu w obrębie tego miejsca.

Na co zwracać uwagę przy zakupie za granicą?

Przede wszystkim osoba dokonująca takiego zakupu musi zwrócić uwagę na to, że ma do wykonania szereg obowiązków związanych z przejęciem dostawy z miejsca jej wykonania: załadunek towaru, organizacja procedury celnej wywozowej, uzyskanie niezbędnej dokumentacji towarowej, zaświadczeń, itp. Jest to szczególnie istotne w przypadku importu towarów z Chin, gdyż bez pomocy miejscowego agenta, importer nie jest w stanie samodzielnie sprostać tym wymaganiom.

Chodzi tu zwłaszcza o przeprowadzenie kontroli przedwysyłkowej w zakładzie producenta, której wykonanie należy powierzyć wiarygodnym firmom kontrolnym jak np. SGS, Cotechna, a nie przypadkowo podstawionej firmie lokalnej. Ponadto wspomniany agent musi posiadać uprawnienia do realizacji procedury podatkowej (VAT), celnej (wywóz towaru), uzyskania niezbędnych zaświadczeń umożliwiających zarówno dopuszczenie towaru do wywozu jak i po jego przywozie, do obrotu, na terytorium Polski i Unii Europejskiej.

Jeśli zatem kupujący uzna, że spełnienie tych wymagań może być znacznie utrudnione, kosztowne lub nie gwarantujące bezpiecznego wywozu towaru z kraju eksportu, to zamiast bazy dostawy EXW, powinien proponować sprzedającemu bazę FCA.

Import i reguła EX Works

Należy dodać, że niespodzianki związane ze stosowaniem jako bazy dostawy reguły Ex Works, jeśli dokonujemy importu towarów, mogą być również innej natury. Zdarza się bowiem i to wcale nie sporadycznie, że chociaż obowiązek załadunku towaru na środek transportu przypada stronie kupującego, to sprzedający – chcąc okazać pomoc – zleca te czynności pracownikom swojego zakładu. I tu pojawia się problem, gdy w czasie tych czynności towar ulegnie uszkodzeniu, ponieważ są one wykonywane wprawdzie gratis, ale na ryzyko kupującego.

Gdyby zatem pojawiły się trudności ze zorganizowaniem prawidłowego załadunku towaru przez kierowcę pojazdu (a to powinniśmy przewidzieć przed podpisaniem kontraktu), należy zaproponować bazę dostawy w postaci zmodyfikowanej.

Modyfikacja o zapisie EXW (loaded) powinna w takim przypadku przenosić zarówno koszty jak i ryzyko załadunku towaru (na środek transportu) na osobę sprzedającego. Niemniej należy pamiętać, iż reguła „Ex Works” zaleca sprzedającemu udzielanie drugiej stronie wszechstronnej i niezbędnej pomocy w przejęciu towaru z miejsca dostawy.

Dlatego, gdy np. kupujący przejmuje towar z rampy zakładu (magazyn), dostawca zapewnia wykorzystanie wózka widłowego w celu załadunku towaru (np. na paletach) na pojazd odbiorcy. W takim przypadku modyfikacja formuły EXW mogła mieć postać EXW (loaded upon departing vechicle).

Z kolei, jeśli kupujący mógłby mieć „kłopot” z samodzielnym przeprowadzeniem odprawy celnej wywozowej, która w tym przypadku jest jego obowiązkiem, musi zlecić jej przeprowadzenie upoważnionej agencji celnej lub zaproponować modyfikację reguły, np. poprzez następujący zapis: EXW (cleared for export).

W kontekście rozważań o pułapkach, na jakie może nas narazić zbyt lekkomyślna decyzja o wyborze – jako bazy dostawy w kontrakcie – formuły EXW, warto zwrócić uwagę na kolejne niespodzianki.

Kontrakt eksportowy na bazie EXW

Obowiązkiem kupującego jest – jak wiadomo – przejąć towar z naszego zakładu (magazynu) i dokonać odprawy celnej w wywozie. O ile jeszcze stosunkowo niedawno odprawa była dokonywana na dokumencie SAD (karty 1, 2 i 3) i po ewentualnej kontroli celnej oraz zwolnieniu towarów do wywozu następowało wydanie karty 3 SAD zgłaszającemu, o tyle obecnie sytuacja jest bardziej złożona. Przede wszystkim zgłaszający towar do procedury wywozu musi tego dokonać obligatoryjnie w formie elektronicznej (od 1 lipca 2009 roku – komunikat IE 515). Ponadto ma obowiązek wyprzedzającego deklarowania danych bezpieczeństwa i ochrony (w systemie ECS – System Kontroli Eksportu, ang. Export Control System) i przedstawienia wywozowej deklaracji skróconej (WDS) w formie komunikatu IE 615. System ECS ma przekształcić się w AES (Automated Export System, czyli Automatyczny System Eksportu). Rozpoczęcie wdrażania AES w krajach UE było przewidywane na początek sierpnia 2012 roku, a zakończenie tego procesu miało nastąpić do 1 lutego 2013 roku, niemniej nie nastąpiło i trudno określić kiedy to się stanie. System w chwili obecnej funkcjonuje w USA.

System ECS funkcjonuje już w całej UE, ale wciąż jeszcze podlega pewnym udoskonaleniom i to może być pułapka dla importerów spoza Unii. Realizacja tych obowiązków jest bowiem możliwa po udzieleniu pomocy ze strony sprzedającego oraz wiąże się z koniecznością skorzystania z usługi agencji celnej uprawnionej do takich czynności. Toteż importer z odległego kraju, nie znający dobrze regulacji unijnych nie powinien korzystać z tej bazy dostawy. Powinien mu to zdecydowanie odradzić sprzedający, gdyż musi otrzymać dowód dokonania wywozu (dawniej była to karta 3 dokumentu SAD, a obecnie komunikat IE 599 w formacie XML). Bez przedstawienia tego dokumentu we właściwym urzędzie skarbowym, sprzedający nie będzie miał prawa zastosować stawki VAT 0 proc.

Transakcje wewnątrzwspólnotowe

Innego rodzaju problem pojawia się w ramach transakcji wewnątrzwspólnotowych, gdy np. kupujący z innego kraju UE zawiera umowę z polskim dostawcą (podatnikiem VAT zarejestrowanym dla potrzeb tych transakcji). Jeśli bazą dostawy jest EXW, a kupujący wywozi towar własnym pojazdem z zakładu sprzedającego, to aby z punktu widzenia polskiego podmiotu owa transakcja została uznana za wewnątrzwspólnotową dostawę towaru, należy spełnić wymagania Ustawy o VAT.

Oznacza to konieczność przedstawienia dowodów, że WDT podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0 proc. Podstawowym warunkiem jest to, że polski podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy (aktualnie i właściwie zarejestrowanego dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych) oraz by kupujący przekazał dostawcy swój numer identyfikacyjny (NIP UE).

Ponadto sprzedający musi posiadać stosowne dowody potwierdzające wykonanie dostawy (art.42 u. 3 Ustawy o VAT). Z tej racji, że wywozu dokonuje kupujący, korzystając z własnego środka transportu, dokumentem przewozowym nie będzie samochodowy list przewozowy CMR, lecz dokument transportowy sporządzony samodzielnie przez nabywcę. I w tym właśnie jest pułapka, gdyby nie spełniał on wszystkich wymagań określonych w art.42 u. 4 Ustawy o VAT.

Bezpieczeństwo towaru

Z punktu widzenia bezpieczeństwa towaru i ochrony przed uszkodzeniami w toku procesu transportowego, należy mieć na uwadze jego właściwe opakowanie. Obowiązek ten przypisany jest sprzedającemu, ale to kupujący – który odbiera towar z zakładu producenta – musi powiadomić go, w jaki sposób towar będzie transportowany (informacja o gałęziach transportu).

Każda gałąź transportu wymaga stosowania nieco innych wymagań w tym zakresie i to zarówno co do możliwości ochronnych opakowania, jak i jego gabarytów (inaczej w transporcie morskim, a inaczej w lotniczym). Koszt takiego standardowego opakowania ponosi w tym wypadku sprzedający, toteż jeżeli kupujący ma co do tego szczególne wymagania, to sam ponosi owe dodatkowe koszty. W tym wypadku należy przy bazie dostawy w kontrakcie umieścić następujący zapis: EXW (with additional packaging cost).

W podobny sposób należy również zadbać o odpowiednie oznakowanie towaru pozwalające go łatwo identyfikować i chronić przed ewentualnym zaginięciem w procesie transportowym do ostatecznego miejsca przeznaczenia.

Kontrola w miejscu wysyłki

Zasadniczo należy zauważyć, że baza dostawy EXW stosowana jest wówczas, gdy kupujący chce osobiście skontrolować towar w miejscu wysyłki i zarazem zadecydować o jego spedycji, transporcie i ubezpieczeniu. Można się wówczas naocznie przekonać czy towar jest całkowicie zgodny z umową co do gatunku, stopnia jakości czy kondycji. Niemniej napotykamy wówczas na pewne bariery (ukazane wyżej), jak również ponosimy dodatkowe koszty poprzez brak znajomości zwyczajów i regulacji lokalnego rynku.

Charakterystycznym przykładem takich nieoczekiwanych sytuacji są działania chińskich spedytorów. W przypadku zakupów towarów na bazie EXW, agenci handlowi (reprezentujący na ogół takie konglomeraty jak Wal – Mart, JC Penney, Brookstone, itd.), wyznaczają w Hong Kongu spedytorów w celu przejęcia towarów od dostawców i dokonania konsolidacji ładunków.

Na ogół umowy z dostawcami zawierane są na warunkach akredytywy dokumentowej przenośnej, a towary płyną statkami do portów docelowych wyznaczonych w akredytywie. Dowodem wykonania dostawy jest na ogół dokument przekazania towaru przewoźnikowi (cargo receipt) lub spedytorowi (Forwarders’ Cargo Receipt – FCR). Dostawca przedstawia ten dowód dostawy do banku wraz z fakturą i specyfikacją towarową i otrzymuje wypłatę w ramach tej części sumy akredytywy, która na niego przypada.

Ta powszechnie stosowana praktyka jest jednak rzadkością w handlu z firmami chińskimi. Ponieważ spedytorzy nie odbierają towarów bezpośrednio z ich zakładów (co przewiduje wykładnia formuły EXW), lecz wymagają od dostawców, aby dostarczyli towar do siedziby spedytora na plac składowy, do portowego terminalu kontenerowego lub magazynu. Dopiero wówczas otrzymają wspomniany FCR. Stwarza to dla dostawcy problem, gdyż bank może odrzucić ten dokument jako nie spełniający wymagań akredytywy (inne miejsce wykonania dostawy, zamiast zakładu producenta to np. plac składowy formowania przesyłek kontenerowych w porcie wysyłki).

A zatem należałoby w tej sytuacji zmodyfikować treść bazy dostawy: zamiast np. zapisu: „EXW, ABC Factory, Block 3, Industrial Zone, Shenzhen, P.R. China Incoterms®2010”, należy wprowadzić w niej dodatkowy zapis: „EXW (Delivered), Container Depot No. 4, Kowloon Port, Hong Kong, China Incoterms®2010”.

Import towarów z USA

Kontynuując rozważania o pułapkach, które może stworzyć baza dostawy EXW zarówno dla kupującego, jak i sprzedającego, warto rozpatrzeć jej zastosowanie w kontrakcie z kontrahentem amerykańskim. Przeanalizujmy ów problem w aspekcie importu towarów z USA.

Załóżmy więc, że polski kontrahent jako importer zaproponował amerykańskiemu partnerowi z New Haven, CT (Connecticut), że przejmie zamówiony towar o wartości 250.000 USD z magazynu w jego zakładzie. Oznacza to zarazem, że przejmie również pełną gestię transportową i ryzyko do ostatecznego miejsca przeznaczenia (magazyn w Łysomicach k/Torunia). W związku z powyższym uznał, że baza dostawy powinna mieć następujący zapis: „EXW ABC Factory, New Haven, CT, United States Incoterms ®2010”. W tym momencie warto zadać sobie pytanie, czy polski importer dokładnie przemyślał swoją propozycję i zdawał sobie sprawę z jej dalszych skutków.

Rozważmy zatem, czy jest on w stanie w sposób bezproblemowy przeprowadzić procedurę wywozu towaru z USA. Otóż zdecydowanie nie! Przede wszystkim nie jest praktycznie możliwe, aby osobiście przeprowadził czynności wywozowe, takie m.in. jak: organizacja załadunku w New Haven do kontenera; przedstawienie towaru do procedury wywozu zgodnie z wymaganiami amerykańskich regulacji o administracji eksportu czyli U.S. Export Administration Regulations (EAR), ponieważ ich nie zna, a nawet jeśli będzie wiedział o co chodzi, to tylko będzie wiedział; dokonanie odprawy celnej wywozowej wg standardów U.S. Customs and Border Protection; realizacja zarówno wstępnego przewozu towaru z New Haven np. do New York Container Terminal, na Staten Island, jak i zasadniczego w ramach umowy transportu intermodalnego (New Haven – Bałtycki Terminal Kontenerowy w Gdyni) oraz sporządzenie Electronic Export Information (EEI), która zastąpiła dawną deklarację eksportową załadowcy (Shipper’s Export Declaration – SED), przy czym musi być to dokonane poprzez „AES” (Automated Export System) lub poprzez „AESDirect”, internetowy portal, w którym eksporterzy mogą bezpośrednio wypełnić EEI. To oczywiście tylko niektóre z procedur.

Jakie są utrudnienia?

Co zatem stoi na przeszkodzie, żeby polski importer, który zawarł kontrakt z amerykańskim eksporterem na bazie dostawy EXW, nie mógł wykonać wspomnianych czynności? To mianowicie, że te procedury może zrealizować jedynie USPPI (U.S. Principal Party of Interest) lub upoważniony agent reprezentujący osobę amerykańską bądź zagraniczną, czyli US PPI lub FPPI (Foreign Principal Party of Interest).

Widać więc, że tylko podmiot mający siedzibę w USA może się podjąć tych procedur. Ponadto jest on odpowiedzialny za to, że wszystkie informacje zawarte w EEI będą całkowicie zgodne z prawdą, kompletne i dokładne.

Niemniej teoretycznie występuje możliwość, iż w niektórych sytuacjach, obok osoby lub firmy mającej status podmiotu amerykańskiego (występującego jako sprzedający, producent, strona zlecająca), U.S. PPI może stać się również podmiot zagraniczny, który albo nabywa towary, albo otrzymuje je w celu dokonania eksportu.

Jednak w przypadku Routed Export Transactions, czyli tzw. transakcji eksportowych o ustalonych dyspozycjach wysyłkowych, wymagane jest, aby ów zagraniczny podmiot występujący w roli FPPI, upoważnił amerykańskiego agenta do czynności ułatwienia eksportu towarów z USA i zarazem do przygotowania oraz wypełnienia elektronicznej informacji eksportowej (EEI).

A zatem eksporter amerykański sprzedający towar na bazie EXW, jako U.S. PPI, jest wciąż odpowiedzialny za prawidłowość procedur wywozowych, bez względu na to czy zagraniczny agent/nabywca zaaranżuje wymagane formalności eksportowe. Oznacza to, że gdyby ten podmiot odprawiający towary w wywozie nie uzyskał np. licencji eksportowej, to amerykański eksporter może się liczyć z bardzo surowymi konsekwencjami w postaci wysokiej grzywny lub utraty przywilejów eksportowych w wywozie.

Inną niedogodnością zastosowania bazy dostawy EXW przez eksportera z USA jest potencjalne ryzyko, że może być ukarany za jakiekolwiek naruszenia przepisów eksportowych. Jak już wspomniano, przy bazie EXW transport towarów do miejsca przeznaczenia aranżuje ich nabywca (np. ów polski importer). Zgodnie z przepisami obowiązującymi w USA, mamy w takim przypadku do czynienia z urzędowym zakwalifikowaniem dostawy (gdy czynności kontroli transportu eksportowanych towarów sprawuje zagraniczny podmiot), jako „routed” export transaction.

Powoduje to taki skutek, że wszystkie takie „routed” export transactions są natychmiast poddane drobiazgowej obserwacji i kontroli (ze względu na potencjalne ryzyko zagrożenia bezpieczeństwa narodowego). Czynności te realizowane są przez Bureau of Industry and Security (Biuro Przemysłu i Bezpieczeństwa Departamentu Handlu USA) oraz U.S. Customs and Border Protection (Służbę Celną i Służbę Ochrony Granic USA). Należy przy tym dodać, że o ile od amerykańskich eksporterów wymaga się działania w pełni zgodnego z przepisami prawa USA w odniesieniu do eksportu towarów, to w sytuacji gdy mamy do czynienia z Routed Export Transactions, obostrzenia są zdecydowanie ostrzejsze.

W konsekwencji władze prowadzą wówczas bardzo szczegółową kontrolę tych transakcji pod względem ich zgodności z prawem. Wszystkie wykryte odstępstwa od przepisów lub malwersacje, obciążają bezpośrednio amerykańskiego eksportera. To prowadzi do tego, że amerykański eksporter w przedstawionej wyżej transakcji z polskim importerem, nigdy nie zgodzi się na bazę dostawy EXW. Alternatywnym rozwiązaniem może być tylko baza dostawy FCA, czyli „Dostarczony do przewoźnika”, tzn. np.: „FCA New York Container Terminal, Staten Island, NY, USA Incoterms®2010”.

Andrzej Blajer

RenAn Consulting jest firmą doradczo – szkoleniową specjalizującą się w zakresie szeroko rozumianego handlu zagranicznego.