GEFCO: Cyfrowa dokumentacja

Cyfryzacja dokumentacji ułatwia handel oraz zmniejsza koszty i pozwala zaoszczędzić cenny czas, jednak branża logistyczna nadal marnuje pieniądze na papierowe deklaracje celne i podatkowe. A to właśnie transakcje w formie cyfrowej umożliwią spedytorom i przewoźnikom dużo szybszą i bezpieczniejszą obsługę przy rosnących obrotach w handlu międzynarodowym.

Mia Mikic, dyrektor Departamentu Handlu, Inwestycji i Innowacji z Komisji Gospodarczo-Społecznej Narodów Zjednoczonych ds. Azji i Pacyfiku zauważa, że: – 75 proc. opóźnień w wysyłkach jest spowodowanych przez procedury celne i podatkowe oraz kontrole ładunku. ‘Biurokracja’ może kosztować nawet do 15 proc. wartości przewożonego towaru.

Idea dematerializacji, czyli przechodzenie z formy papierowej na elektroniczną, jest istotną częścią strategii Komisji Europejskiej na rzecz Unii Celnej. Jest realizowana w celu podniesienia konkurencyjności europejskich przedsiębiorstw poprzez ułatwienie handlu, przy jednoczesnym zwiększeniu bezpieczeństwa granic zewnętrznych. Rezultatem tych działań będzie bardziej wydajne i nowoczesne środowisko celne. Projekt dematerializacji celnej rozpoczął się w 2003 roku. Do 31 grudnia 2020 r. wszystkie procedury celne realizowane z udziałem papieru mają być zastąpione procedurami elektronicznymi.

Rola pojedynczego okna w handlu

Kluczowym elementem pozbycia się papierowej dokumentacji jest wdrożenie tzw. pojedynczego okna w obrocie towarowym z zagranicą (single window). Europejska Komisja Gospodarcza opisuje pojedyncze okno jako „narzędzie, które umożliwia stronom zajmującym się handlem i transportem spełnienie wszystkich wymogów regulacyjnych związanych z importem, eksportem i tranzytem poprzez złożenie wszelkich wymaganych informacji i dokumentów w jednym miejscu”.

W praktyce single window pozwala na jednoczesną elektroniczną wymianę informacji i dokumentów pomiędzy różnymi jednostkami administracji publicznej i firmami oraz skrócenie czasu czynności urzędowych, co przekłada się bezpośrednio na krótszy czas odpraw.

Francuskie służby celne opracowują własne krajowe rozwiązania z zakresu single window (Guichet Unique National „GUN”). Dzięki tym regulacjom przedsiębiorcy nie muszą zgłaszać się do każdej z kilkunastu jednostek administracji publicznej w celu uzyskania odpowiednich pozwoleń, licencji i certyfikatów dla przewozu towarów podlegających specjalnym przepisom (np. towary strategiczne, produkty pochodzenia zwierzęcego).

Zalety dematerializacji

Cyfrowa odprawa celna eliminuje konieczność wymiany druków między organami handlowymi i regulacyjnymi, eliminując potrzebę drukowania i ręcznego załączania dokumentów do przesyłek. Dokumenty drukowane lub odręczne mogą być nieczytelne, błędnie oznakowane lub mogą zostać zgubione, co przekłada się bezpośrednio na dłuższy proces ich przetwarzania, dodatkowe koszty i opóźnienia. Przetwarzanie w formie elektronicznej oznacza z kolei, że organy regulacyjne mogą natychmiast przekazywać swoje decyzje dotyczące zwolnienia / wstrzymania / płatności drogą elektroniczną, co znacznie skraca czas oczekiwania i redukuje koszty.

Niektórzy czują się bezpiecznie posiadając odpowiednie dokumenty na papierze. Jednak wprowadzając cyfrowy obrót dokumentami, żaden z nich nigdy nie zostanie utracony, gdyż wszystkie elektroniczne informacje będę przywoływane w deklaracjach celnych z podaniem ich stałej cyfrowej lokalizacji. W celu zwiększenia bezpieczeństwa oraz zapewnienia autentyczności i integralności danych obowiązywać ma podpis elektroniczny. Ponadto wszystkie e-dokumenty i podpisy elektroniczne są automatycznie archiwizowane, co znacznie wydłuża ich żywotność. W sytuacji, gdy potrzebujemy odzyskać dany dokument, możemy go z łatwością pobrać. Dodatkowo wyeliminowanie całej dokumentacji papierowej wpływa pozytywnie na środowisko naturalne.

Korzyści wynikające z przyjęcia modelu single window przedkładają się zarówno na przedsiębiorców, jak i jednostki administracji publicznej, które mogą zapewnić lepsze zarządzanie ryzykiem, zwiększyć poziom bezpieczeństwa, a co za tym idzie i większe wpływy do budżetu państwa. Przedsiębiorcy z kolei skorzystają z przejrzystej i przewidywalnej interpretacji obowiązujących zasad, a także z lepszego wykorzystania zasobów ludzkich i finansowych. To bezpośrednio wpłynie na zwiększenie produktywności i konkurencyjności.

– Cyfryzacja dokumentacji celnej jest pierwszym krokiem do digitalizacji handlu w celu przyspieszenia i zwiększenia wiarygodności przepływów. Grupa GEFCO już pracuje nad metodami archiwizacji dokumentów celnych, tak aby zapewnić efektywną wymianę informacji z naszymi interesariuszami oraz zmniejszyć zużycie papieru – komentuje Olivier Thouard, Director Customs and Tax Representation w Grupie GEFCO.

Jest jeszcze wiele dróg, które mogą skierować handel w stronę pełnej cyfryzacji, jednak to e-dokumenty i model single window razem umożliwią spedytorom i przewoźnikom dużo szybszą, bezpieczniejszą i efektywniejszą obsługę przy rosnących obrotach w handlu międzynarodowym.

(GEFCO)