GEFCO na zielono i elektronicznie
Zgodnie z pakietem klimatyczno-energetycznym Unia Europejska do 2020 r. zamierza ograniczyć emisję CO2 o 20 proc. W obecnych czasach firmy logistyczne i transportowe mogą w dużej mierze przyczyniać się do redukowania emisji dwutlenku węgla i jego ilości w atmosferze.Ten...
Ten dobroczynny wpływ to nie tylko efekt stosowania transportów multimodalnych lub ciężarówek Euro5, ale również konsekwencja znacznego zmniejszenia zużycia papieru i elektryczności, które w tradycyjnym modelu działalności firm spedycyjno-transportowych jest dość duże. W GEFCO Polska sporo się już dzieje, aby wyeliminować papier z obiegu informacji.
Coraz bezpieczniej
Zmiany przepisów z 1 stycznia 2011 sprawiły, że elektroniczne dokumenty stają się coraz bardziej bezpieczne w kontaktach z instytucjami publicznymi, a w szczególności z urzędem skarbowym, zarówno dla firmy z branży TSL, jak i jej klientów. Regularnie pojawiają się także nowe orzeczenia sądowe w sprawach podatkowo-skarbowych, gdzie dokumenty, takie jak faktury i ich załączniki, są akceptowane tylko i wyłącznie w formacie elektronicznym. Z tego względu GEFCO Polska już w 2011 r. wdrożyło elektroniczną fakturę dla swoich klientów, a od kwietnia tego roku istnieje możliwość składania elektronicznego podpisu do zatwierdzania niezmienności pliku, w którym faktura jest przechowywana.
Elektroniczny transfer
Format PDF jest uznawany przez polskie instytucje państwowe, ponieważ gwarantuje dużą niezmienność treści dokumentu, która dodatkowo jest zabezpieczana podpisem elektronicznym. Podpis działa jak plomba z datą, która gwarantuje, że w danym momencie dokument miał dokładnie taką treść, a każda zmiana tego dokumentu powoduje „zerwanie” plomby. Aktualnie GEFCO Polska wystawia e-faktury dla 140 swoich klientów. Elektroniczny transfer dokumentów do tych klientów nie obciąża środowiska i zdecydowanie poprawia produktywność administracyjną zarówno pracowników firmy, jak i pracowników klienta ze względu na łatwość przepływu, składowania i odszukiwania dokumentów.
Innowacyjna firma
Z oczywistych powodów proces ten nie mógłby zostać sfinalizowany bez ewolucji systemów informatycznych w firmie oraz bez wsparcia wirtualizacji serwerów, która miała miejsce już w 2009 r. „Private cloud” pozwoliła na 35-procentową redukcję ilości fizycznych serwerów w firmie, zwiększając tym samym elastyczności wdrażania systemów.
Aktualnie GEFCO Polska wystawia e-faktury dla 140 swoich klientów
W lutym 2012 r. GEFCO Polska dopracowało i wymieniło swoje narzędzie do tracingu przesyłek uruchamiając portal zwany TLIBOX, który pozwala na bardziej optymalne i przyjazne śledzenie i filtrowanie przesyłek, podglądanie elektronicznej wersji POD (proof of delivery) oraz swobodne tworzenie KPI dotyczących jakości wykonywanych przez operatora transportów. W kwietniu 2012 r. GEFCO udoskonaliło swoje narzędzie do składania zamówień transportowych przez Internet – WEBLINE, dostępne aktualnie w języku polskim i dostosowane do każdej przeglądarki internetowej. Narzędzie przynosi klientowi wymierne korzyści, gdyż o każdej porze daje możliwość odnalezienia potrzebnych danych wysyłkowych, pozwala na składanie zleceń dystrybucji towaru bez konieczności połączeń telefonicznych z działem obsługi klienta czy wymiany dokumentów w tradycyjny sposób. Dodatkowo GEFCO Polska jako jeden z niewielu operatorów w Polsce wdraża aktualnie dla swoich przepływów drobnicowych mobilny tracing. Rozwiązanie opierające się na przenośnych terminalach nie tylko pozwala na bieżąco pozyskiwać informacje dotyczące statusu dostarczenia przesyłki, ale również w bliskiej przyszłości umożliwi całkowitą redukcję konieczności drukowania listów przewozowych. POD będą umieszczane na portalu z podpisem odbiorcy złożonym bezpośrednio na skanerze lub z dokładnymi współrzędnymi GPS w przypadku dostaw nocnych.
Bardziej ekologicznie
Wdrożone oraz aktualnie wprowadzane w GEFCO Polska rozwiązania dążą do zminimalizowania zużycia papieru w obiegu dokumentów przy jednoczesnym gwarantowaniu jakości przekazywanych informacji i możliwie jak najkrótszego czasu ich dostarczania. Miejmy również nadzieję, że Unia Europejska wkrótce doprowadzi do ratyfikowania protokołu dodatkowego do konwencji CMR wprowadzającego stosowanie elektronicznej wersji listu przewozowego – e-CMR – co pozwoli na jeszcze większą redukcję zużycia papieru, podniesienie produktywności procesów administracyjnych i jeszcze bardziej przyczyni się do wzmocnienia przyjaznego środowisku profilu firmy.
