Jak powinien wyglądać magazyn optymalny?

Kolejny krok
Poli-Eco od 2006 r. pracuje na systemie SAP ERP, w tym w zakresie gospodarki materiałowej (MM). Dzięki funkcjonalności MM pracownicy otrzymali wsparcie w ewidencji obrotu materiałowego i rejestracji zdarzeń gospodarczych. Jednak po pewnym czasie zaczęło brakować rozwiązania, które poprawiłoby szczegółowość ewidencji i usprawniło prace magazynowe, a także umożliwiło natychmiastową lokalizację miejsca składowania towaru w magazynie.
Kolejnym więc krokiem na drodze do poprawy efektywności i jakości pracy była decyzja o rozbudowie systemu o rozwiązanie WMS (Warehouse Management System), a konkretnie moduł SAP WM do zarządzania magazynem. Przy wdrożeniu WM firma Poli-Eco zdecydowała się na kontynuowanie współpracy z 7milowym.
„Rozwój systemu SAP z 7milowym to dla nas bezpieczne i oszczędne rozwiązanie. Konsultanci znają już naszą firmę, procesy biznesowe i specyfikę rynku, na którym działamy. 7milowy doskonale sprawdzili się podczas pierwszego wdrożenia w naszej firmie w 2006 r. Nic dziwnego więc, że to właśnie 7milowego wybraliśmy do projektu WM” – mówi Dorota Łukowska, Kierownik Biura Informatyki odpowiedzialna za wdrożenie SAP w Poli-Eco.

Niełatwe zadanie
Udane wdrożenie SAP WM to takie, którego efektem będzie terminowa realizacja wysyłek, duża rotacja towaru, niski stan magazynowy.
Nie jest to łatwe zadanie, dlatego najbardziej komfortową sytuacją byłoby zbudowanie nowego magazynu, w którym dysponując wiedzą z zakresu logistyki, można by „od zera” zaprojektować przepływy materiałów, miejsca oraz sposoby przyjmowania i wydawania towarów.
Nie zawsze jest to oczywiście możliwe, dlatego wdrażając moduł WM w już istniejącym magazynie, konsultanci, którzy realizują prace wdrożeniowe, powinni najpierw przeanalizować jego sposób działania i efektywność procesów. Dopiero na tej podstawie projektuje się i wprowadza zmiany w organizacji pracy magazynu.
„Zewnętrzna ocena pomogła nam lepiej zorganizować pracę w magazynie. Konsultanci korzystając ze swoich doświadczeń sugerowali nam rozwiązania najlepsze dla organizacji. Przykładem takiego działania może być budowanie składów w jednej z lokalizacji, gdzie ze względu na małą przestrzeń system WMS celowo nie został mocno rozbudowany. Jednak konfiguracja została przygotowana w taki sposób, aby w miarę rozbudowy magazynu można było łatwo odzwierciedlić to w systemie” – podkreśla Dorota Łukowska.
W Poli-Eco prowadziliśmy wdrożenie WM w wielu lokalizacjach. Projekt obejmował nie tylko istniejące już magazyny, w których proponowane zmiany organizacyjne pozwalały na polepszenie pracy, ale także nowo powstałe, dla których zaprojektowano nowe regały, przepływy i strategie.
W firmie w prace projektowe zaangażowane były trzy osoby. Kierownik magazynów odpowiadał za całą organizację przestrzeni magazynowych oraz przepływu materiałów. Wraz ze swoim zastępcą budowali koncepcję projektu od początku do końca. Nad całością czuwał kierownik projektu. Oprócz standardowych narzędzi SAP wykonano dodatkowe prace projektowe związane z obsługą transakcji za pomocą przenośnych terminali czytających kody kreskowe. Większość transakcji terminalowych została utworzona specjalnie pod potrzeby Poli-Eco.

Zaplanuj strategię
Każdy proces realizowany w magazynie powinien mieć swoje odzwierciedlenie w systemie. W Poli-Eco wspólnie z klientem oceniliśmy, że kluczowy z punktu widzenia gospodarki magazynowej jest proces wydań do klientów. Uznaliśmy, że jego przemodelowanie i usprawnienie powinno stanowić priorytet prac wdrożeniowych.
Ważne jest, by konsekwentnie realizować kolejne cele, nie rozdrabniając się na mało ważne procesy. Dotyczy to zarówno osób odpowiedzialnych za procesy po stronie klienta, jak i konsultantów wdrożeniowych. Istotne, by wszyscy byli skupieni na realizacji strategicznych celów. Dodatkowe, wykraczające poza ustalony zakres prace rozwojowe warto odłożyć na później, gdy działanie podstawowej funkcjonalność będzie już dobrze przetestowane i ustabilizowane.
Dzięki wnikliwym testom można wykryć nie tylko błędy dewelopmentu czy konfiguracji, ale także nie� doskonałości procesu ze względu na jego biznesową konstrukcję. Warto w takich przypadkach nie tylko testować system na rzeczywistych danych, ale także dokładnie odwzorowywać przebieg procesów w modelu testowym. W Poli-Eco takie podejście pozwoliło nam sprawdzić, czy np. kompletacja wysyłek jest tak skomplikowana, czy też czasochłonna, że staje się nieefektywna.

Sprawdź, co masz
Dobrym pomysłem, który także został zastosowany w Poli-Eco, jest wstępna inwentaryzacja magazynu przed startem produktywnym. Pozwoliło to na oswojenie się magazynierów z terminalami i nowym rozwiązaniem, a także na wyrównanie stanów magazynowych tuż przed startem produktywnym systemu.

Dobrym pomysłem, który także został zastosowany w Poli-Eco, jest wstępna inwentaryzacja magazynu przed startem produktywnym SAP WM
Nie bój się rozmawiać
Implementacja nowoczesnego rozwiązania do obsługi magazynu wiąże się nie tylko z wdrożeniem technologii, ale także koniecznością przeszkolenia pracowników. Technologia technologią, jednak bez zaangażowania i wiedzy pracowników żadne wdrożenie się nie uda.
Do tej pory magazynier zawsze wiedział, że potrzebny towar znajduje sie w korytarzu po lewej stronie. To że nie jest to optymalne miejsce i że często rotujący materiał trzeba wydostać spod wielu innych – było mniej ważne.
Zorganizowanie rozmieszczenia materiałów w odpowiednie strategie może wystraszyć niejednego. Pracownicy często twierdzą, że system nie może przecież wiedzieć lepiej niż osoby pracujące w firmie 10 lat. A jednak w wielu przypadkach wdrożenie automatycznej strategii może spowodować polepszenie przepływów, a przede wszystkim porządkuje i systematyzuje to, co do tej pory było tylko w głowach magazynierów.
Wdrożenie systemu SAP w zakresie WM – podobnie jak kompleksowe wdrożenie systemu SAP – jest doskonałą okazją do wprowadzenia� ulepszeń w dotychczasowym funkcjonowaniu firmy. Dlatego przygotowując się do projektu wdrożeniowego, warto wysłuchać każdego pracownika, który na co dzień wykonuje czynności „zahaczające” o system.
„W trakcie prac przygotowawczych zorganizowaliśmy kilka spotkań, w których wzięli udział konsultanci wdrożeniowi, logistycy oraz magazynierzy. Wytłumaczyliśmy pracownikom magazynu, co oznaczać będą zmiany, jak będzie wyglądać ich praca z systemem i jak na tym skorzystają zarówno oni, jak i firma” – podkreśla Dorota Łukowska.
Również kody kreskowe
Efektem trwającego pięć miesięcy wdrożenia w Poli-Eco jest sprawnie działający moduł WM. Prace objęły wiele procesów magazynowych: oprócz funkcjonalności wspierających organizację miejsc składowania i wysyłki towarów także wykonywany bezpośrednio z systemu wydruk etykiet z kodami kreskowymi na produkty.
Tego typu rozwiązanie pozwala uniknąć przesyłania, kopiowania czy też ręcznego uzupełniania danych w systemach zewnętrznych, co zapobiega niepotrzebnym sytuacjom kryzysowym i szukaniu błędów w systemach. Wiele procesów wydruków etykiet jest zaprojektowanych tak, aby w pełni wykorzystywać terminale przenośne czytające kody kreskowe typu data matrix, których używają pracownicy magazynów Poli-Eco.
Wydania do klientów
W Poli-Eco prawidłowo zdefiniowany proces wydań do klientów wraz z odpowiednio zdefiniowanym procesem sprzedaży pozwala nie tylko na sprawną pracę magazynu firmy, ale także na wcześniejsze przygotowanie wysyłki, tak aby transport podstawiany na określoną godzinę nie musiał czekać na załadunek.
W organizacji procesów wydań do klientów zastosowano optymalne rozwiązanie, które polega na zorganizowaniu zbiórki materiałów przed wysyłką i odłożeniu ich w strefie wysyłkowej. Pozwala to na budowanie nośników wysyłkowych i odkładanie ich do odpowiedniej strefy przez samym załadunkiem.
Załadunek w takim przypadku jest dość prosty i polega na potwierdzaniu umieszczania nośników. Potwierdzenie ostatniej pozycji zlecenia powoduje automatyczne księgowania dokumentu wydania i jego wydruk. Stanowi to także podstawę do wystawienia faktury VAT.
Bardziej szczegółowo proces wydań do klientów w Poli-Eco pokazano na schemacie.

Zanim wdrożysz, pomyśl jak
Brak przemyślanej i ustabilizowanej strategii rozwoju magazynu jest błędem, którego nie da się naprawić systemem informatycznym. Opracowanie takiej strategii – samemu, lub korzystając z pomocy firmy doradczej albo wdrożeniowej, powinno być punktem wyjścia do podjęcia działań zmierzających do poprawy efektywności gospodarki magazynowej dzięki systemowi SAP WM.