Jak się dogadać z dostawcą oprogramowania?

Obiecywano nam, że dzięki rozwojowi IT, firmy przestaną w końcu trwonić pieniądze. A jak pokazują ostatnie badania firmy analitycznej Insight, z powodu nieudanych prób optymalizacji systemów IT, europejskie firmy tracą blisko 2 mln euro każdego roku. Nic w tym dziwnego, skoro aż 7 na 10 ankietowanych nie potrafi porozumieć się z dostawcą oprogramowania. Co jest przyczyną? Eksperci wyjaśniają.

– Z roku na rok nakłady na inwestycje IT w dużych i średnich przedsiębiorstwach rosną. Widzimy, że firmy wymieniają oprogramowanie, bądź rozszerzają funkcjonalności systemów już posiadanych. Wynika to m.in. z większych możliwości analizowania i chęci monetyzacji informacji pochodzących zarówno z organizacji, jak i źródeł zewnętrznych. – mówi Mateusz Powęzka z BPSC i dodaje – Obecnie rozwiązania, za które jeszcze niedawno trzeba było płacić dziesiątki tysięcy złotych, kosztują ułamek tej kwoty i stały się dostępne dla każdego. – opisuje ekspert.

Dzięki tego typu inwestycjom podnosi się wydajność przedsiębiorstw. Jednak jak podają eksperci z firmy analitycznej Insight, 7 na 10 pytanych przedsiębiorców z Europy nie potrafi porozumieć się z dostawcą oprogramowania. Ten brak porozumienia sporo kosztuje. Zdaniem wspomnianej firmy doradczej, z tego powodu europejskie firmy tracą blisko 2 mln euro każdego roku.

– Każde wdrożenie to wyzwanie. Jeśli klient ma sprecyzowane potrzeby co do systemu, ma wizję całości, wówczas praca układa się dość harmonijnie i wdrożenie przebiega sprawnie. Niestety, zdarzają się też sytuacje, kiedy z wielu różnych powodów, wdrożenie przeciąga się. – wyjaśnia Michał Czajkowski, konsultant ds. wdrożeń z BPSC.

Mapowanie problemu

Żeby rozwiązać problem, trzeba go znaleźć. Co zatem najczęściej powoduje nieporozumienie? Jak mówi Michał Czajkowski z BPSC, jednym z głównych problemów jest rozminięcie się oczekiwań klienta z rzeczywistością.

– Klient widzi produkt, jako cudowne “magiczne pudełko”, do którego wprowadzimy dane, a ono samo wszystko przetworzy, opracuje i da gotowe wyniki. Najlepiej, gdyby jeszcze dało wytyczne, co i gdzie zmienić, żeby wyniki były lepsze – mówi Czajkowski i dodaje.

– Rzeczywistość jednak tak nie wygląda. Żeby “magiczne pudełko” działało, trzeba je nie tylko skonfigurować, ale stale nad nim pracować i je rozwijać. Inaczej zadziała stara informatyczna zasada „śmieci na wejściu – śmieci na wyjściu”. Krótko mówiąc, ogromne znaczenie mają dane, które poddajemy analizie – zauważa ekspert ze śląskiej firmy technologicznej.

Inną barierą, która często pojawia się podczas prac wdrożeniowych, jest zakres samego wdrożenia. Często firmy chcą wdrożyć wszystkie możliwe funkcjonalności. Zapominając, że im więcej modułów, tym szerszy zakres prac, co oczywiście wiąże się z większym budżetem. – Rozwiązaniem, które będzie kompromisem i to win – win, jest rozpoczęcie projektu od tzw. MVP (Minimum Value Product). Jest to część systemu, która umożliwi obsługę wszystkich kluczowych procesów, a następnie pozwoli dobrać te funkcjonalności, które mogą uzupełnić już wdrożony produkt w zakresie MVP – tłumaczy Mateusz Powęzka.

Rola doradcy

Dostawca również powinien przygotować się na proces wdrożenia. Nie ma dwóch takich samych firm i dwóch podobnych jota w jotę wdrożeń. Dostawca musi wiedzieć, czego klient chce od systemu i umieć to przekazać. Konsultanci powinni być przygotowani na proces i umiejętnie podporządkować priorytety pod ogólne wymagania odbiorcy.

Dostawca musi wiedzieć, czego klient chce od systemu i umieć to przekazać. Konsultanci powinni być przygotowani na proces i umiejętnie podporządkować priorytety pod ogólne wymagania odbiorcy.

– BPSC specjalizuje się w sektorze produkcyjnym. Mamy bogate doświadczenie i wysokie kompetencje w tym sektorze. Głównie z tych powodów firmy wybierają nas i nasz system Impuls EVO – mówi Powęzka. Na pytanie, czego oczekują użytkownicy systemu ERP, odpowiada: – Tego, że to my powiemy im, jak oni mają prowadzić biznes. Jaki my mamy pomysł na funkcjonowanie u nich systemu i jak zmienić konkretne procesy, by zwiększyć efektywność operacji.

Słowa konsultanta z Katowic jasno pokazują, że dziś dostawca systemu zintegrowanego nie jest tylko firmą technologiczną, ale także doradczą.

Jak zrobić to dobrze?

Przygotowując się do informatyzacji, przedsiębiorstwo musi uwzględnić kilka kluczowych obszarów, są one ważne już na etapie wyboru dostawcy i projektowania dedykowanych rozwiązań, ale też sprawdzą się w dłuższej perspektywie.

Od czego zacząć? Przede wszystkim od zdefiniowania priorytetów i kluczowych obszarów wymagających optymalizacji. Te strefy powinny być uszeregowane, zaczynając od tych, które z punktu widzenia firmy są strategiczne i potrzebują informatyzacji w pierwszej kolejności.

Kolejny etap to szczegółowa analiza położenia, w jakim znajduje się firma przed wdrożeniem.

– Rozbiór na czynniki pierwsze należy przeprowadzić we współpracy z doświadczonymi konsultantami, którzy wdrażali projekty w danej branży, w firmach o podobnej skali i profilu działalności. To pozwoli przeorganizować procesy i zbudować odpowiednie zakresy funkcjonalne, unikając dodatkowych kosztów i opóźnień.- tłumaczy Michał Czajkowski i dodaje – Wdrożenie zaawansowanego systemu IT jest projektem długofalowym, na lata. Jeszcze przed wdrożeniem należy brać to pod uwagę i zakładać intensywny rozwój firmy. Pozwoli to uniknąć rozczarowania. – kończy konsultant z BPSC.

IT odgrywa kluczową rolę we wspieraniu biznesu. Optymalizuje wiele obszarów, ale droga nie jest łatwa i wymaga nakładu pracy, tak po stronie dostawcy, jak i odbiorcy. Jednak jak zauważa Emma de Sousa, wiceprezes Insight na region EME: – Teraz jest szczególnie dobry czas, by wyeliminować marnotrawstwo i wprowadzić bardziej wydajne operacje, wspierane przez zaawansowane technologie i systemy.

– Dzięki temu przedsiębiorstwa będą wystarczająco odporne, aby przetrwać, a nawet dobrze funkcjonować, niezależnie od tego, co przyniesie przyszłość. – puentuje Emma de Sousa.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics 6/2020.