Jak skutecznie weryfikować kontrahentów z branży TSL?

W branży TSL współpraca z nowymi kontrahentami to codzienność. Przewoźnicy nieustannie poszukują nowych zleceń, a spedycje – podwykonawców gotowych je realizować. Kluczem do współpracy jest zaufanie, a jego warunkiem weryfikacja kontrahenta. Skutecznemu sprawdzaniu partnerów z branży TSL poświęcony jest nowy cykl poradników edukacyjnych  Transcash.eu, który rozpoczyna weryfikacja firm z Polski.

– Transcash już w 2023 r. przeprowadził badanie dotyczące weryfikacji kontrahentów zagranicznych przez firmy z sektora TSL. Ponad 70 proc ankietowanych przyznało, że to robi, jednak głównym źródłem wiedzy okazały się opinie i rekomendacje – mówi Jakub Gwiazdowski, Head of Partnership & Relations w Transcash.eu. – Nieoficjalne źródła to jednak za mało, by mówić o rzetelnej weryfikacji. Z pomocą naszego cyklu chcemy podpowiedzieć firmom z branży TSL, gdzie i w jaki sposób poszukiwać rzetelnych i sprawdzonych informacji o nowych kontrahentach. W naszym cyklu przytaczamy o kategoryzujemy źródła i metody, uwzględniając specyfikę branży w danym kraju.

Wszystkie teksty dotyczące weryfikacji będą publikowane na blogu Transcash.

Materiał  otwierający cykl dotyczy firm TSL z Polski – przedstawiamy podsumowanie jego zawartości, a z pełną wersją poradnika można zapoznać się tutaj.

Publiczne bazy danych – co zawierają?

Publiczne rejestry gospodarcze dostarczają podstawowych informacji na temat firm zarejestrowanych na terenie Polski. Korzystanie z nich jest bezpłatne, ale wymaga czasu, a nierzadko – pewnej wprawy i znajomości procedur. Informacji o spółkach prawa handlowego dostarcza Krajowy Rejestr Sądowy. Dane na temat jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólnikach spółek cywilnych gromadzi Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a szerzej o spółkach cywilnych informuje REGON, czyli Rejestr Gospodarki Narodowej.

Praktyczne dane

We wspomnianych bazach można odnaleźć podstawowe dane identyfikujące firmę, takie jak data wpisu i ewentualnego wykreślenia z rejestru, dane osób zarządzających, wysokość kapitału zakładowego, informacje o procesie likwidacji, przekształceniach, podziale, czy połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego. Wszystkie wspomniane rejestry umożliwiają przeszukiwanie ich zasobów za pośrednictwem stron internetowych, a wiele z nich pozwala również na wgląd do wybranych dokumentów, w tym firmowych sprawozdań finansowych.

Zadłużeni pod lupą

Przydatnym źródłem wiedzy o kontrahencie może być również Krajowy Rejestr Zadłużonych, który gromadzi informacje na temat ujawnionych postępowań upadłościowych, restrukturyzacyjnych, zakazach prowadzenia działalności gospodarczej oraz postępowaniach egzekucyjnych. Jego zawartość można przeglądać na portalu publicznym KRZ, gdzie znajduje się wyszukiwarka podmiotów widniejących w rejestrze. Za jego odpowiednik w sektorze prywatnym uznać można giełdy wierzytelności – również bezpłatne i ogólnodostępne. Są prowadzone przez firmy windykacyjne i zawierają dane o konkretnych długach i dłużnikach. Giełda wierzytelności Transcash, jest poświęcone wyłącznie długom firm z branży TSL.

VAT-owiec na liście

Z kolei tzw. biała lista podatników VAT pozwala zweryfikować status podatkowy ewentualnego kontrahenta. Rejestr przechowuje dane o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych z listy. Wyszukiwanie można również ograniczyć czasowo, żeby sprawdzić, czy dany podmiot był podatnikiem VAT w interesującym nas okresie. Wyszukiwanie odbywa się za pomocą numeru konta, NIP lub REGON.

Szczegółowy raport za opłatą

Publiczne rejestry są pewnym i zaufanym źródłem wiedzy o kontrahencie, choć zawarte w nich informacje bywają niepełne. Przedsiębiorca, który chce podejść do kwestii weryfikacji kompleksowo, powinien przejrzeć co najmniej kilka, co wymaga nie tylko czasu, ale też cierpliwości w korzystaniu z nie zawsze intuicyjnych systemów wyszukiwania. Alternatywą wobec publicznych rejestrów są komercyjne wywiadownie gospodarcze, oferujące usługi weryfikacji za opłatą. Dane w tworzonych przez nie raportach w dużej mierze pokrywają się z tymi dostępnymi powszechnie, ale dodatkowe informacje pozwalają przedstawić działalność firmy w sposób bardziej kompleksowy i zrozumiały. Większość wywiadowni ma również własny system ratingowy, który pozwala wystawić firmie ocenę w zastosowanej skali na podstawie danych dostępnych na jej temat. Jest to więc swoiste podsumowanie zebranych w raporcie informacji, które już na pierwszy rzut oka pozwala ocenić działalność i wiarygodność kontrahenta.

Ile to kosztuje?

Koszt wygenerowania pojedynczego raportu na temat kontrahenta zaczyna się już od około 10 złotych, przy czym wówczas mowa o bardzo skromnym zakresie informacji. Część wywiadowni oferuje swoje usługi wyłącznie w pakietach, zazwyczaj od 10 raportów wzwyż, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat kilku różnych podmiotów. Mimo to koszty, biorąc pod uwagę firmowe budżety, nie są duże – ceny zazwyczaj zaczynają się od 200 złotych. Wywiadownie operują cenami netto, więc ostatecznie każdą z nich należy powiększyć o 23 proc. VAT.

Jak sprawdzić firmę z branży TSL?

Wywiad gospodarczy prowadzony na własną rękę lub zlecony firmie dostarcza wielu cennych informacji natury ogólnej. W weryfikacji warto jednak uwzględnić również specyfikę branży, z którą związany jest sprawdzany podmiot. Prowadzenie działalności transportowej jest regulowane przez przepisy prawa polskiego i międzynarodowego, i jako takie wymaga posiadania odpowiednich licencji i zezwoleń, którymi są:

– certyfikat kompetencji zawodowych,

– zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,

– licencja transportowa na przewozy krajowe lub wspólnotowa w przypadku przewozów międzynarodowych.

Informacje o tym, czy przewoźnik posiada wspomniane, ważne licencje, można uzyskać sprawdzając przewoźnika w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD), znajdującym się pod adresem www.kreptd.gitd.gov.pl.

Firmy spedycyjne muszą posiadać nie tylko powyższe dokumenty, ale dodatkowo również tzw. licencję spedycyjną, czyli licencję na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy. Jej status można sprawdzić w wyszukiwarce Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w sekcji „Informacja o koncesjach, zezwoleniach, licencjach oraz wpisach do rejestrów działalności regulowanej” na stronie poświęconej firmie w rejestrze.

OC przewoźnika i spedytora

Kolejną rzeczą, którą warto sprawdzić przy okazji weryfikacji przewoźnika, jest ubezpieczenie OC przewoźnika lub spedytora. Jego rolą jest ochrona posiadacza na wypadek kradzieży, zniszczenia lub uszkodzenia ładunku, co wiąże się z niewykonaniem umowy przewozu. W przeciwieństwie do standardowego OC, ubezpieczenie OCP i OCS nie jest obowiązkowe, choć popularne. Z punktu widzenia kontrahenta, posiadający je przewoźnik jest bardziej wiarygodny. Warto więc zapytać go  o posiadaną polisę razem z dowodem opłacenia składki i sprawdzić jej status w ubezpieczalni.

Giełdy transportowe

Wielu informacji na temat przewoźnika, w tym dokumentację na temat jego działalności, dostarczają giełdy transportowe. Giełdy posiadają własne  systemy ocen wystawianych na podstawie doświadczeń użytkowników, co uzupełnia informacje oficjalne o wrażenia ze współpracy z danym podmiotem, poparte realnym kontaktem i transakcjami.

Weryfikacja partnera z Europy

Pewni partnerzy w biznesie są na wagę złota, a w ich pozyskaniu pomaga weryfikacja sytuacji firmy jeszcze przed podpisaniem umowy. Tylko dzięki niej można zwiększyć szansę na udaną i pewną współpracę i zminimalizować ryzyko problemów i oszustw. W tym zadaniu przedsiębiorcy mogą wspomagać się rejestrami gospodarczymi, zarówno publicznymi, jak i prywatnymi, ale też wiedzą branżową i zdrowym rozsądkiem, który hołduje zasadzie „ufaj i sprawdzaj”. W kolejnym poradniku edukacyjnym Transcash z cyklu „Jak skutecznie sprawdzać kontrahentów z branży TSL?” omówimy weryfikację firm z Niemiec.