Jak sprawdzić kontrahenta z Niemiec? Poradnik Transcash

Jeśli jesteś przedsiębiorcą z branży TSL jest spora szansa, że współpracujesz z niemieckim kontrahentem. Polskie firmy transportowe odpowiadają za niemal jedną piątą ruchu ciężarowego u naszych zachodnich sąsiadów, ustępując w tym względzie wyłącznie niemieckim przewoźnikom. Współpracę z tamtejszym kontrahentem warto poprzedzić weryfikacją jego sytuacji finansowej i wypłacalności, w czym pomoże najnowszy poradnik Transcash.eu poświęcony sprawdzaniu niemieckich firm z branży TSL.

– Współpraca między przedsiębiorstwami transportowymi z Niemiec i Polski jest rozwinięta, choć obarczona potencjalnym ryzykiem. Odzyskanie należności w razie problemów może być trudne ze względu na specyfikę tamtejszego prawa, które ściśle reguluje między innymi zasady windykacji. By uniknąć problemów z odzyskaniem należności warto sprawdzić kontrahenta z Niemiec jeszcze przed podpisaniem umowy – radzi Jakub Gwiazdowski, Head of Partnership & Relations w Transcash.eu.

Sprawdzaniu niemieckich firm poświęcona jest druga odsłona cyklu Transcash „Jak weryfikować kontrahentów z branży TSL?”. W najnowszej publikacji znalazły się porady z zakresu metod i źródeł pozyskiwania informacji o niemieckich firmach, uwzględniające ich specyfikę i zasady prowadzenia działalności. Twórcy poradnika położyli szczególny nacisk na rady dotyczące weryfikacji uprawnień przewozowych niemieckich firm transportowych.

Firma w Niemczech od A do Z

Poradnik otwiera sekcja poświęcona prowadzeniu działalności gospodarczej w Niemczech, w tym jej form i związanych z nimi obowiązków. Planując współpracę z niemiecką firmą niezbędna jest również znajomość i umiejętność weryfikacji numeru identyfikacji podatkowej. Numerem USt-IdNr posługują się firmy, które prowadzą działalność międzynarodową na terenie UE. Potencjalny niemiecki kontrahent polskiej firmy musi posługiwać się numerem USt-IdNr, traktowanym jako odpowiednik polskiego VAT EU. Zwykle składa się on z dwóch liter oznaczających kraj oraz z kombinacji liczb (np. DE123456789). Nieprawidłowy lub nieistniejący numer Ust-IdNr stawia wiarygodność płatniczą kontrahenta pod znakiem zapytania.

Niemiecka firma w sieci, czyli Impressum

Internet jest kopalnią informacji na temat firm, które można pozyskać na własną rękę. Te posiadające własną stronę internetową muszą zawrzeć podstawowe informacje na jej temat w sekcji „Impressum”. Niemieckie prawo nakazuje,  by taka zakładka znajdowała się na każdej oficjalnej firmowej witrynie. W poradniku znalazłszy się szczegółowe informacje o zawartości tej sekcji, która dostarcza wielu cennych informacji pozwalających uwiarygodnić działalność przedsiębiorstwa.

Publiczne i bezpłatne rejestry gospodarcze w Niemczech

Publiczne rejestry gospodarcze dostarczają podstawowych informacji na temat firm zarejestrowanych w Niemczech. Korzystanie z nich zazwyczaj jest bezpłatne, ale korzystanie z nich może sprawiać trudności, jeśli nie znamy specyfiki niemieckich firm bądź ich języka. Mimo to publiczne rejestry to źródło pewnej wiedzy z oficjalnych źródeł, dlatego warto podjąć próbę skorzystania z ich zasobów. Do najważniejszych należą Handelsregister, czyli scentralizowany system będący odpowiednikiem polskiego KRS. Zawiera informacje pochodzące z lokalnych rejestrów handlowych, rejestrów spółdzielni, spółek partnerskich i stowarzyszeń. Kolejnym rejestrem, który warto znać, jest Unternehmensregister, czyli niemiecki rejestr spółek. W jego bazie znajdują się dokumenty księgowe przedsiębiorstw, w tym ich roczne sprawozdania finansowe. Z kolei Insolvenzbekanntregister gromadzi dane o postępowaniach upadłościowych sięgających 1990 roku.

Prywatne wywiadownie gospodarcze

Korzystanie z ogólnodostępnych źródeł może być problematyczne z różnych względów. Podstawową jest bariera językowa – rejestry  są prowadzone po niemiecku, a tylko niektóre oferują wersję anglojęzyczną. Z kolei tłumaczenie ich zawartości na własną rękę może stać się źródłem nieścisłości i  dodatkowo skomplikować weryfikację. Dokumenty dostępne w rejestrach to zazwyczaj skany, co również utrudnia ich tłumaczenie.

W tej sytuacji z pomocą przychodzą wywiadownie gospodarcze, które sprawdzą firmę w naszym imieniu. Usługi tego rodzaju oferują podmioty z Polski, które stworzą raport na podstawie zagranicznych źródeł i przedstawią go w jasny i przejrzysty sposób. Szczególnie warte uwagi są również wywiadownie działające wyłącznie na terenie Niemiec. Największą renomą cieszy się Schufa, będąca odpowiednikiem Polskiego KRD, a także typowo komercyjna wyszukiwarka firm North Data, w której bazowe informacje są dostępne bez opłat.

Weryfikacja firmy transportowej w Niemczech

Do sprawdzenia firmy przewozowej w Niemczech służą podobne źródła, jak w przypadku firm polskich, a  więc przede wszystkim dokumenty, w tym licencje przewozowe, zezwolenia i certyfikaty. Nie ma niestety scentralizowanego systemu, który pozwala potwierdzić ich autentyczność, więc o dokumenty najlepiej poprosić przewoźnika. Przy okazji zapytać można także o jego polisę OCP, która w przypadku niemieckich przewoźników jest obowiązkowa.

Nieco większych trudności przysporzyć może weryfikacja niemieckiego spedytora, ponieważ w Niemczech ten zawód nie jest regulowany i nie wymaga posiadania odrębnych licencji.

Ufaj i sprawdzaj

Pewni partnerzy w biznesie są na wagę złota nie tylko w czasach kryzysu. W ich pozyskaniu pomaga weryfikacja sytuacji firmy jeszcze przed podpisaniem umowy, zwłaszcza, gdy mowa o kontrahencie zagranicznym. Kolejna odsłona cyklu weryfikacyjnego Transcash dotyczyć będzie sprawdzaniu sytuacji kontrahenta z Litwy.

 Chcesz dowiedzieć się więcej? POBIERZ DARMOWY PORADNIK