Jak zmieni się zatrudnianie cudzoziemców w 2026 roku?

Zmiany w zasadach legalizacji pracy cudzoziemców, które weszły w życie od grudnia, będą mieć istotny wpływ na funkcjonowanie firm w 2026 roku. Wyższe opłaty administracyjne i nowe obowiązki oznaczają mniejszą dostępność kandydatów spoza UE, konieczność bardziej precyzyjnego planowania zatrudnienia oraz większe ryzyka operacyjne po stronie pracodawców. Jednocześnie polska gospodarka pozostaje silnie zależna od pracowników zagranicznych. Jak wynika z analiz Job Impulse, w wielu branżach luka kadrowa wciąż się pogłębia, co wymaga od firm myślenia o legalizacji pracy nie tylko operacyjnie, lecz także strategicznie.

Nowy porządek prawny: legalizacja pracy staje się strategicznym procesem

1 grudnia weszły w życie rozporządzenia podnoszące opłaty za legalizację pracy oraz rozszerzające zakres obowiązków po stronie firm i agencji zatrudnienia. Stawki za wydanie dokumentów wzrosły nawet o kilkaset procent, co podnosi barierę wejścia dla kandydatów i zwiększa obciążenia administracyjne po stronie pracodawców. Zatrudnienie cudzoziemców stało się w Polsce droższe i trudniejsze formalnie, więc firmy muszą liczyć się z koniecznością precyzyjniejszego planowania zatrudnienia. Jak wskazuje Paulina Zapart, ekspertka w zakresie legalizacji pracy cudzoziemców:

– Wielu pracodawców było zaskoczonych wysokością podwyżek i tym, że zaczęły obowiązywać praktycznie natychmiast. Wyższe koszty i bezzwrotność opłat oznaczają, że każda decyzja rekrutacyjna wymaga dziś większej ostrożności i analizy ryzyka. Firmy muszą działać bardziej świadomie, ponieważ błędy formalne mają dziś wymierne konsekwencje, zarówno kosztowe, jak i organizacyjne – mówi Starsza Koordynatorka Projektu w Job Impulse.

Nowe przepisy zwiększają odpowiedzialność pracodawców także w zakresie zgłaszania rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dołączania dodatkowych dokumentów, takich jak uzgodnienia w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencje pracy tymczasowej. Odpowiedzialność przesuwa się zatem na etap operacyjny: pracownik nie może rozpocząć pracy przed zgłoszeniem jej rozpoczęcia, co w firmach o systemach zmianowych wymaga precyzyjnej organizacji i ogranicza możliwość reakcji „z dnia na dzień”.

Jednocześnie rośnie rola kandydatów, którzy posiadają już ważne dokumenty pobytowe lub pracownicze – ich zatrudnienie jest krótsze, tańsze i mniej ryzykowne. Na rynku zaczyna się w związku z tym wyraźna segmentacja dostępności kandydatów.

– Spontaniczne zatrudnianie „na już” będzie znacznie trudniejsze niż dotąd, a osoby posiadające ważne dokumenty pobytowe staną się jeszcze bardziej konkurencyjne i trudniejsze do pozyskania. Spodziewamy się, że w najbliższych miesiącach firmy, które wcześniej nie zatrudniały cudzoziemców, będą podejmowały decyzje ostrożniej. Z drugiej strony, jeśli pracodawca zdecyduje się pokryć wyższe koszty zezwoleń, będzie bardziej skłonny myśleć o pracownikach długoterminowo. Nowe przepisy mogą zetem w pewnym sensie wzmocnić wagę stabilności zatrudnienia i inwestycji w ludzi – komentuje Paulina Maćkowiak, Menedżerka ds. rekrutacji w Job Impulse.

Rosnące obciążenia administracyjne

Jak zauważają eksperci Job Impulse, procesy administracyjne realizowane przez urzędy stają się coraz bardziej wymagające. Nowe przepisy wpływają również na sposób współpracy firm z urzędami. Pracodawcy powinni dysponować osobami upoważnionymi do reprezentowania ich przed administracją i skutecznie koordynować działania formalne. Bez odpowiedniego doświadczenia lub wsparcia wyspecjalizowanego zespołu coraz trudniej samodzielnie realizować wszystkie wymogi.

Bariery proceduralne i wizowe

Zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców zbiegają się z narastającymi trudnościami w uzyskaniu wiz, co realnie wpływa na dostępność pracowników spoza UE. Jak podkreślają eksperci Job Impulse, sama procedura wizowa staje się coraz większym wyzwaniem. W praktyce nawet kandydaci, którzy mają kompletny pakiet dokumentów, zapewnione zakwaterowanie, podpisaną umowę i wsparcie agencji pracy na miejscu, nie zawsze otrzymują wizę. Wnioski bywają odrzucane z powodów czysto formalnych, takich jak niewłaściwa kolejność załączników. Dodatkowym problemem jest samo złożenie wniosku – w wielu krajach dostęp do systemu rejestracji jest skrajnie utrudniony, a kolejki wizowe są niedostępne tygodniami. Równocześnie rosną także opłaty wizowe.

Te bariery powodują, że część podmiotów rekrutacyjnych w Azji, z którymi współpracują polskie agencje, coraz ostrożniej podchodzi do kierowania kandydatów do Polski. Jak wynika z obserwacji Job Impulse, firmy zagraniczne chętniej wspierają rekrutację do krajów takich jak Chorwacja czy Czechy, gdzie procesy migracyjne są bardziej przewidywalne, a szanse uzyskania wizy istotnie wyższe.

Eksperci podkreślają, że obecnie brakuje strategii migracyjnej, która otwierałaby drogę do kontrolowanego uproszczenia procedur dla wybranych krajów, co mogłoby odciążyć rynek pracy i ułatwić rekrutację w najbardziej deficytowych branżach.

Luka kadrowa się pogłębia

Według najnowszych danych GUS, w czerwcu 2025 r. pracę w Polsce wykonywało blisko 1,1 mln cudzoziemców (wzrost o 6,5% rok do roku). Zapotrzebowanie nadal rośnie. Jak zauważa Łukasz Koszczoł, Prezes Job Impulse, w wielu segmentach to pracownicy spoza UE (np. Filipińczycy, którzy według danych ZUS są już piątą najliczniejszą grupą zawodową w Polsce) mogą być podstawą utrzymania ciągłości działania firm:

– Luka kadrowa jest szczególnie widoczna w budownictwie, logistyce, transporcie oraz na stanowiskach technicznych, takich jak elektrycy czy spawacze. To obszary, w których od lat brakuje pracowników, a bez wsparcia cudzoziemców ciężko utrzymać płynność operacyjną. Obserwujemy dynamiczny wzrost liczby pracowników z Filipin, którzy stają się ważną częścią polskiego rynku pracy. To osoby mocno dbające o legalność zatrudnienia i świadome wartości stabilnej opieki administracyjnej. Często korzystają z reprezentacji pełnomocnika także po zmianie pracodawcy, ponieważ zależy im, by wszystkie formalności były prowadzone prawidłowo i bezpiecznie. Ten przykład pokazuje, że transparentne, przewidywalne procesy migracyjne są dziś nie tylko oczekiwaniem pracodawców, ale też potrzebą samych pracowników – podkreśla Prezes Job Impulse.

Łukasz Koszczoł podkreśla, że obecna polityka migracyjna częściej ogranicza niż wspiera możliwości pozyskiwania pracowników zza granicy, a kolejne regulacje nie odpowiadają na wyzwania pracodawców i rynku pracy, wynikające z pogłębiającego się niżu demograficznego. W jego ocenie to, czy firmy utrzymają stabilność operacyjną, zależeć będzie m.in. od szybkości i zdolności do skutecznego dostosowania procesów kadrowych do zmieniających się realiów. W 2026 roku przewagę zyskają te organizacje, które potraktują legalizację pracy nie jako obciążenie administracyjne, lecz jako integralny element strategii HR i biznesu – równie ważny jak rekrutacja, retencja czy zarządzanie produktywnością.