Jak zoptymalizować trasę dostaw i zredukować koszty transportu w firmie?

Firmy, które na co dzień zarządzają flotą pojazdów – niezależnie od tego, czy realizują dostawy do klientów, serwis terenowy czy inny rodzaj transportu – muszą liczyć się z tym, że logistyka staje się jednym z najważniejszych czynników wpływających na finanse. Wydatki związane z paliwem, czasem pracy kierowców, amortyzacją pojazdów i nieefektywnym planowaniem tras potrafią w ujęciu rocznym pochłaniać znaczną część budżetu. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw świadomie inwestuje w narzędzia, które umożliwiają precyzyjnie zarządzanie flotą.

Planowanie tras: gdzie firmy tracą najwięcej?

Proces planowania tras w wielu organizacjach opiera się na wiedzy koordynatora i narzędziach ogólnego użytku, takich jak arkusze kalkulacyjne czy mapy online. Do tego dochodzą papierowe wydruki tras i adresów lub po prostu telefony do poszczególnych kierowców. Taki system pracy może się sprawdzać przez jakiś czas, ale tylko przy stosunkowo niewielkiej liczbie zleceń.

Rosnąca liczba zamówień, klientów oraz dodatkowych czynników (okna czasowe, różne typy pojazdów, ograniczenia tonażowe, harmonogramy kierowców) sprawia, że ręczne planowanie zaczyna bardziej utrudniać niż organizować pracę.

Efektem są niepotrzebne kilometry, puste przebiegi, spóźnione dostawy i wyższe rachunki za paliwo. Nie wspominając już o czasie pracy osób, które dzień w dzień układają harmonogram, a mogłyby go zatwierdzić kilkoma kliknięciami – gdyby tylko miały do dyspozycji odpowiednie narzędzie. W takim wypadku brak odpowiedniego oprogramowania hamuje rozwój firmy.

Optymalizacja tras jako narzędzie generujące oszczędności

Optymalizowanie tras nie polega wyłącznie na ich skracaniu. To proces, w którym bierze się pod uwagę liczne czynniki wpływające na płynność transportu: dostępność pojazdów i ludzi, różne parametry zleceń, koszty jednostkowe i wymagania klientów. Dobrze wdrożone rozwiązania IT w tym obszarze potrafią przynieść wymierne korzyści:

• redukcję kosztów paliwa,

• ograniczenie liczby pustych przebiegów,

• lepsze wykorzystanie dostępnej floty,

• wzrost punktualności dostaw,

• poprawę jakości obsługi klientów.

Zarządzanie flotą w oparciu o dane

Firmy, które chcą świadomie zarządzać kosztami i efektywnością, powinny odejść od modelu, w którym decyzje dotyczące tras zapadają na podstawie intuicji czy rutyny. Współczesne systemy planowania tras, takie jak Routimo, analizują w czasie rzeczywistym dziesiątki czynników wpływających na przebieg i koszt transportu, uwzględniając nawet uśredniony ruch uliczny o danej porze dnia czy emisję CO2.

Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskują możliwość działania precyzyjnego – a nie reaktywnego. Przejrzyste raporty, analizy kosztów przejazdów, zużycia paliwa i czasu realizacji zleceń pozwalają na co dzień układać lepsze trasy, a w dalszej perspektywie również podejmować bardziej trafne decyzje biznesowe i łatwiej identyfikować obszary do poprawy.

Planowanie tras z wyprzedzeniem – zamiast reagowania na kryzysy

Wraz ze wzrostem liczby zleceń i rosnącymi oczekiwaniami klientów reagowanie dopiero w momencie wystąpienia problemu przestaje być wystarczające. Utrzymanie ciągłości i efektywności pracy, a do tego wysokiej konkurencyjności na rynku, wymaga proaktywnego podejścia – opartego na planowaniu i kontroli, a nie doraźnym „gaszeniu pożarów”.

System taki jak Routimo umożliwia nie tylko optymalizację tras w oparciu o aktualne zlecenia, ale także dynamiczne reagowanie na zmiany w czasie rzeczywistym – np. nagłą nieobecność kierowcy czy niespodziewaną awarię pojazdu na trasie. Co więcej, koordynator może przypisywać określonym punktom statusy priorytetowe, zapewniając obsługę strategicznych klientów i krytycznych dostaw w pierwszej kolejności.

Dzięki takiemu podejściu firmy zyskują większą kontrolę nad procesem logistycznym. Nawet w przypadku nieoczekiwanych zakłóceń, realizacja zleceń może przebiegać sprawnie – bez efektu domina w łańcuchu dostaw.

Koszty transportu pod kontrolą

Kolejnym elementem, na który warto zwrócić uwagę, jest możliwość bieżącego monitorowania kosztów przejazdu. Routimo umożliwia analizę danych dotyczących m.in.

• średniego zużycia paliwa, 

• czasu pracy kierowców,

• liczby przejechanych kilometrów,

• średniej emisji CO₂.

Dzięki temu firma zyskuje dokładny wgląd w to, ile naprawdę kosztuje każda trasa. Oznacza to możliwość szybkiego identyfikowania najbardziej kosztownych odcinków, weryfikowania rentowności konkretnych zleceń czy lepszego planowania budżetu. To także ułatwienie w kontekście raportowania CSRD czy tworzenia planów w ramach strategii ESG.

Zdecydowanie większa efektywność bez rozbudowy floty

W dobie rosnących kosztów eksploatacji pojazdów i presji na skracanie łańcucha dostaw, szczególnego znaczenia nabiera optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów. Dobrze wdrożony system optymalizacji tras sprawia, że firma może zrealizować więcej zleceń przy tej samej liczbie pojazdów i kierowców.

To nie tylko ograniczenie kosztów, ale również większa elastyczność. W sytuacji nagłych zmian w harmonogramie lub pojawienia się pilnych zleceń, odpowiednie narzędzie pozwala natychmiast przebudować trasę i przekierować zadania w sposób, który nie zakłóci realizacji całego planu dnia.

Technologia wspiera decyzje – ale nie zastępuje ich

Nowoczesne systemy planowania tras oferują zaawansowane algorytmy i automatyzację, jednak ich największa wartość ujawnia się wtedy, gdy są narzędziem wspierającym kompetentny zespół.

Routimo nie zastępuje decyzji – dostarcza wiarygodnych danych, umożliwia wykonywanie wielokrotnie więcej symulacji tras niż przy planowaniu ręcznym i wskazuje najbardziej efektywne rozwiązania. To właśnie połączenie wiedzy zespołu logistycznego z możliwościami technologii daje najlepsze efekty: jeszcze szybsze dostawy, mniejsze koszty i większą kontrolę nad całością procesu obsługi klientów.

Optymalizacja tras to inwestycja, nie koszt

W firmach, które zarządzają flotą pojazdów, optymalizacja tras dostaw to dziś jeden z najbardziej opłacalnych kierunków rozwoju. Nie chodzi wyłącznie o oszczędności, ale o budowanie stabilnej pozycji firmy na rynku.

Dzięki Routimo przedsiębiorstwa zyskują:

• zmniejszenie kosztów floty o nawet 20%,

• większą przewidywalność przyszłych kosztów,

• lepsze wykorzystanie zasobów,

• krótszy czas planowania tras i pracy koordynatora,

• możliwość skalowania działalności bez konieczności zwiększania floty.

To narzędzie, które wspiera firmy w budowaniu bardziej efektywnej, zrównoważonej i nowoczesnej logistyki. Chcesz dowiedzieć się więcej? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z ekspertem Routimo!