Kaizen w biurze

Jeżeli nigdy nie zastanawiałeś się jak podejść do tego tematu, to dobrze! Jesteś jak czysta karta, która chłonąć będzie wszystkie wskazówki dotyczące właściwego wdrożenia Kaizen w biurze, krok po kroku, osiągając najlepsze efekty. Sześciostopniowy Model Efektywnego Zarządzania Procesami Administracyjnymi – w skrócie zwany Modelem TSM. To właśnie tajemna droga sześciu kroków, pozwalająca efektywnie wdrożyć Kaizen w obszarze biur i administracji. Jak na nią wkroczyć, od czego zacząć?

Organizacja, która chce efektywnie wdrażać Kazein, powinna pamiętać o doskonaleniu swoich procesów

Krok pierwszy – Tworzymy solidne podstawy

Jest to najważniejsze działanie, wymagające właściwego wdrożenia. Tak jak dobrze zbudowany dom powinien mieć solidne fundamenty, tak też w firmie duży nacisk powinno się położyć na tworzenie dobrych podstaw. Co to jednak oznacza? Budowanie wśród pracowników świadomości istoty Kaizen, korzyści wynikających ze stosowania narzędzi w przełożeniu na indywidualnego pracownika, dział, całą firmę, umiejętności identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa (z japońskiego – muda), umiejętności weryfikacji czym jest wartość dodana – za co tak naprawdę klient jest gotów nam zapłacić. Szkolenia to tylko początek, następnie musimy zacząć działać, a więc ruszamy do akcji 5S. Na przykładzie naszego biurka: 1S: Selekcja – wyjmujemy z naszego biurka wszystkie dokumenty, urządzenia i inne zasoby, a następnie segregujemy na potrzebne i niepotrzebne do codziennego wykonywania pracy. Te, które uznamy za niepotrzebne, przekazujemy innym – o ile potrzebują, odkładamy na bok – do podjęcia decyzji, możemy sprzedać lub w ostateczności wyrzucić. To, co jest nam niezbędne, zostawiamy i przechodzimy do 2S: Systematyki. Układamy nasze zasoby wedle zasady „Miejsce na wszystko, wszystko na miejscu”, tak by łatwo było odnaleźć niezbędne elementy bez konieczności zastanawiania się, gdzie dana rzecz się znajduje. 3S: Sprzątanie – ma miejsce podczas każdego z kroków, jednak wskazane jest jako oddzielny krok ze względu na dużą wagę tego działania. Sprzątanie bowiem pozwala szybciej identyfikować i zapobiegać zagrożeniom, awariom sprzętu, nadmiernemu gromadzeniu informacji i dokumentacji. Mamy ład i porządek na stanowisku pracy, a tym samym zwiększa się nasze bezpieczeństwo. 4S: Standaryzacja – wyznaczamy standardy pracy przy naszym biurku, ale także patrzymy szerzej, przez pryzmat powiązania miejsca pracy z procesami, których jesteśmy uczestnikiem. 5S: Samodyscyplina/Samodoskonalenie – dbamy o nasze miejsce pracy, wdrażamy nowe rozwiązania, robimy mini audyty 5S, utrzymujemy wypracowane dotychczas rozwiązania. Jeżeli wdrożysz 5S w swoim biurze, jesteś na najlepszej drodze do dalszych sukcesów!

Krok drugi – ulepszamy pracę poprzez standaryzację

Standaryzacja pozwala na utrzymanie wysokiej jakości naszych produktów i usług, jest swoistym klinem, który nie pozwala nam spaść poniżej pewnego poziomu. Ma także jeszcze inną wartość dodaną – zapobiega popełnianiu błędów, daje poczucie bezpieczeństwa, umożliwia szybkie wdrażanie pracowników w nowe zadania, pozwala na ogromną oszczędność czasu traconego na szukanie. Jak to się ma do biur? Obszarów standaryzacji w biurze jest naprawdę bardzo wiele, a zależą one od specyfiki firmy i jej kultury organizacyjnej. Są jednak pewne uniwersalne kwestie: dokumentacja (rodzaj, forma, wizualizacja, obieg dokumentów), informacja i komunikacja w firmie, komunikacja z klientem, świadczenie usługi, strój w pracy, procesy związane z naszym core businessem. Standardy powinny wynikać z potrzeby, powinny być tworzone razem lub przez pracowników, których bezpośrednio dotyczą – nigdy nie narzucane! Wówczas będą przestrzegane, doskonalone i z pewnością będą spełniać swoją rolę.

Krok trzeci – oszczędzamy dzięki ulepszaniu procesów

Organizacja, która chce efektywnie wdrażać Kazein, powinna pamiętać o doskonaleniu swoich procesów. Przyglądajmy się wszystkim, a przynajmniej na początek kluczowym procesom mającym miejsce w naszej firmie, szukajmy muda i eliminujmy je! Z pomocą przyjdzie tu kilka narzędzi, m.in. mapowanie procesu, 4 kroki rozwiązywania problemów, 5 razy dlaczego, diagram Ishikawy. Jest jeszcze jedno niezmiernie ważne narzędzie – System Sugestii, który pozwala wyzwolić potencjał pracowników, angażując ich w ulepszanie swoich miejsc pracy poprzez zgłaszanie i wdrażanie własnych pomysłów. W efekcie zyskać możemy naprawdę wiele: procesy krótsze i bardziej efektywne, mniej dokumentacji, więcej czasu na inne działania, bardziej zaangażowany i zmotywowany zespół, no i oczywiście mniej stresu oraz lepsze samopoczucie.

Obszarów standaryzacji w biurze jest naprawdę bardzo wiele, a zależą one od specyfiki firmy i jej kultury organizacyjnej

Krok czwarty – utrzymujemy zyski poprzez optymalizację zespołu

Pod tym hasłem kryje się przede wszystkim zarządzanie wizualne, prezentacja strategii, zarządzanie przez cele. Człowiek poprzez zmysł wzroku przyswaja aż 83 procent informacji, dlatego wizualizacja jest tak ważna. Co wizualizować? Misję, wizję oraz strategię firmy, które powinny być znane każdemu pracownikowi. Cele firmy – niezmiernie ważne jest, aby zwizualizowana była kaskadyzacja celów: od celów ogólnofirmowych, poprzez cele działu, obszaru, zespołu, na celach indywidualnych skończywszy. Pracownikowi łatwiej wówczas zrozumieć swoje cele i utożsamiać je z celami firmy. Wszelkiego rodzaju wskaźniki pozwalają monitorować wyniki i postępy, np. sprzedaży. Można również wdrażać tablice kompetencyjne, umiejętności, planistyczne, odpowiedzialności i zastępstw. Ułatwiają one odnajdowanie odpowiednich informacji czy też osób w danym czasie.

Krok piąty – upoważniamy ludzi do elastycznej pracy zespołowej

Wszelkiego typu rozwiązania umożliwiające pracę mobilną są mile widziane w obszarze biur i administracji. Dobrym pomysłem jest wyposażenie pracowników w przenośne komputery i telefony, dostęp do zasobów, dokumentów, wiedzy on-line, wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania dającego możliwość zdalnego dostępu do know-how, zarządzania projektem, budżetem, controllingu. Przekłada się to na większą elastyczność i wydajność pracownika, który może wykonywać swoją pracę zarówno w firmie, jak i u klienta czy też w domu. Ponadto nasze biura i ich układy powinny być stosunkowo elastyczne, multifunkcyjne, dające się szybko aranżować w zależności od potrzeb. Wykorzystanie mobilnych mebli na kółkach, szafek caddy, wyposażenia modułowego jest bardzo wskazane. Biuro powinno mieć także przestrzenie o różnym przeznaczeniu, m.in. do pracy koncepcyjnej, sale typu konferencyjnego, open space, pokój wyciszenia czy miejsce socjalne – kuchnię. Wszystko to pozwala na optymalne wykorzystanie miejsca pracy oraz elastyczną pracę zespołową, z możliwością szybkiego dostosowania się do warunków danego projektu czy też potrzeb klienta.

Krok szósty – kontrola procesów, by być The Best in Class!

Celem wszystkich działań Kaizen jest dla nas ciągłe doskonalenie. Aby tego dokonać, powinniśmy systematycznie weryfikować procesy występujące w naszym przedsiębiorstwie, porównywać się z innymi firmami, być otwartymi na nowe rozwiązania, wymieniać się doświadczeniami i wdrażać najlepsze praktyki. Korzystajmy ze sprawdzonych rozwiązań wdrożonych w innych firmach, bierzmy udział w benchmarkingach, dzielmy się swoimi dobrymi praktykami. Funkcjonujemy co prawda na rynku konkurencyjnym, jednak nie bójmy się otwierać swoich drzwi dla innych. Pokazujemy swój dorobek, ale często zyskujemy dużo więcej – świeże spojrzenie innych na nasz biznes, cenne uwagi dotyczące rozwiązań, muda, bezpieczeństwa oraz wielu innych obszarów. By być The Best in Class, nie możemy bać się konkurencji.

Wdrażanie Kaizen w biurze nie jest łatwym zadaniem. Wymaga bowiem wiele samozaparcia, dyscypliny, motywacji i zaangażowania. Jednak efekty mogą naprawdę przerosnąć nasze oczekiwania. Czyste, uporządkowane, przyjemne miejsce pracy, funkcjonowanie w oparciu o przejrzyste standardy, stale doskonalone procesy i możliwość wpływu pracownika na ich ulepszanie, większa identyfikacja pracownika z firmą, jasna komunikacja, zaangażowanie ludzi w wykonywaną pracę… to tylko niektóre korzyści. Można je osiągnąć dzięki systematycznej pracy i wdrażaniu rozwiązań małymi krokami, zgodnie z modelem, powoli wbudowując zmianę w świadomość ludzi. Takie podejście sprawi, iż Kaizen w biurze stanie się elementem kultury organizacyjnej firmy, a nie działaniem akcyjnym.