Kiedy przyda się PLM?

W przypadku firm produkcyjnych utrzymanie przewagi i rentowności sprowadza się głównie do wytworzenia możliwie szybko takich produktów, które jak najpełniej odpowiadają na dynamicznie zmieniające się potrzeby i oczekiwania rynku. Jednocześnie procesy projektowania i wytwarzania produktów powinny pozwolić utrzymać jak najniższe koszty. Przez lata skurczyły się możliwości budowania przewagi konkurencyjnej na bazie prostych metod redukowania kosztów. Konieczne jest więc poszukiwanie innych sposobów i jednym z nich jest podejście PLM.

Co to jest PLM?

PLM (z ang. Product Lifecycle Management) to strategia optymalizująca zarządzanie pełnym cyklem życia produktów wytwarzanych przez firmę, poczynając od pojawienia się ich idei, aż po wycofanie z rynku. Koncepcja PLM wspierana jest przez systemy informatyczne, których głównym zadaniem jest integracja informacji, procesów biznesowych oraz użytkowników biorących udział w opracowywaniu i projektowaniu produktów oraz ich produkcji i sprzedaży.

Patrząc na historię rozwoju systemów PLM, jeszcze kilka lat temu środek ciężkości kładziono na scalanie w ramach jednej platformy wszelkich informacji i know-how niezbędnych do efektywnego zaplanowania produkcji nowości wprowadzanych na rynek. Z dostępnych badań Gartnera wynika, że w gronie firm, które od lat wykorzystują PLM, historycznie głównymi powodami wdrożenia systemu były następujące potrzeby:

• usprawnienie zarządzania listami materiałowymi BoM (Bill of Material) oraz dokumentacją CAD (Computer Aided Design) – 80 proc.,
• zarządzanie dokumentacją i procesami firmy – 72 proc.,
• redukcja kosztów – 62 proc.,
• usprawnienie planowania linii produkcyjnych – 61 proc.,
• zintegrowanie pracy projektantów w środowisku CAD oraz integracja informacji w obszarze projektowania nowych produktów – 59 proc.

Firmy, które obecnie wykorzystują PLM, planują ciągły rozwój tej strategii i za główne powody motywujące do dalszego inwestowania w system podają:

• optymalizację działań w zarządzaniu portfolio produktów – 51 proc.,
• wdrożenie zarządzania projektami oraz procesami – 42 proc.,
• usprawnienie współpracy z dostawcami oraz partnerami w sieci dystrybucji – 39 proc.,
• dalszą redukcję kosztów – 30 proc.,
• zapewnienie zgodności procesów wytwarzania oraz produktów końcowych z wymogami prawnymi (compliance) – 29 proc.

Powyższe potrzeby biznesowe firm produkcyjnych dobrze, choć nie w pełni, ukazują zakres, w jakim można wspierać rozwój organizacji poprzez strategię PLM. Obecnie bowiem w publikacjach dotyczących tej strategii coraz więcej mówi się o możliwości efektywniejszego wykorzystania PLM do śledzenia „głosu rynku” – nieustrukturyzowanych informacji pochodzących z wielu źródeł i nieustannie generowanych przez konsumentów, jak również danych z obszaru sprzedaży, takich jak informacje zwrotne od klientów, analiza reklamacji czy wszelkie opinie dotyczące możliwości udoskonalenia oferowanego asortymentu.

Docelowo, główną ideą PLM jest umożliwienie firmie kreowania dokładnie takich produktów, jakich chce rynek, w optymalnym czasie i przy akceptowalnym koszcie. Z powyżej przytoczonych potrzeb widać, że nawet firmy, które od lat korzystają z PLM, dopiero teraz myślą o pełnym wykorzystaniu strategii w procesie opracowywania produktów pod dyktando rynku. Łatwo sobie wyobrazić, jaki sukces mogą osiągnąć ci, którym się to w pełni uda.

Kiedy wdrażać PLM?

W jaki sposób możemy stwierdzić, że w naszej organizacji istnieje potrzeba wdrożenia systemu PLM? Dokładne obserwacje procesów pozwolą ujawnić symptomy wskazujące na istnienie takiej sytuacji. Pierwszą wskazówką jest niewystarczająco efektywna wymiana informacji między działami projektowania, produkcji, dostaw i dystrybucji, sprzedaży i marketingu. Firma nie może wówczas produkować atrakcyjnych rynkowo produktów. Należy też zwrócić uwagę, czy w procesach planowania i produkcji duplikowane są informacje o wytwarzanych produktach, a firma traci możliwości powtórnego wykorzystywania już raz zdobytej lub wypracowanej wiedzy (problem dostępu do informacji, danych i wiedzy korporacyjnej).

PLM może pomóc w sytuacji, gdy firma identyfikuje potencjał wzrostu efektywności w procesach planowania, projektowania i produkcji, ale brak jej narzędzi lub metod do jego wykorzystania. Wdrożenie przyda się również w firmach systematycznie zwiększających częstotliwość wypuszczania na rynek nowych produktów lub projektujących coraz więcej części doskonalących produkty, co powoduje, że procesy wytwórcze są coraz bardziej złożone.

Kolejne symptomy to wzrastające koszty ogólne procesów projektowania i wytwarzania, opóźnienia w realizacji projektów, narzucanie przez odbiorców norm jakościowych i materiałowych, których spełnienie wymaga coraz większych nakładów na etapie projektowania i produkcji, a także spadek konkurencyjności rynkowej produkowanych wyrobów.

Jak w przypadku każdej strategii, nie ma jednego uniwersalnego klucza do osiągnięcia sukcesu. O ile dla jednych firm produkcyjnych najważniejsza jest trafna analiza potrzeb rynku, dla innych głównym wyzwaniem może być zapewnienie ciągłości i terminowości dostaw w kanałach dystrybucji i punktach sprzedaży. Inni z kolei borykają się z nieefektywną współpracą na etapach projektowania nowych części produktów oraz niepotrzebnie multiplikują już raz wypracowaną w firmie wiedzę i know-how. Dobrze wdrożony PLM może skutecznie wspierać w każdym z tych wyzwań.

Inspiracją dla udzielenia odpowiedzi na pytanie czy warto wdrażać PLM, może być inny raport firmy Gartner, która zbadała skuteczność wprowadzania na rynek nowych produktów. Z przeprowadzonych badań wynikało, że spośród wszystkich wprowadzanych na rynek nowości, w ok. 50 proc. przypadków nie udało się spełnić kluczowych miar sukcesu przypisywanych produktom na etapie ich projektowania. Zawiedzione nadzieje to konsekwencja niedostatecznie rozwiniętych kompetencji w obszarze PLM.

Pamiętać o ryzyku

Przyjęcie strategii PLM wymaga odpowiednich narzędzi informatycznych. Pomijając koszt, wdrożenie systemu oznacza dla organizacji zmianę, której przejście wiąże się z ryzykiem. Dlatego każda firma powinna rzetelnie zestawić potencjalne korzyści z ryzykiem i kosztem, poprzedzając to analizą wyzwań, problemów i ograniczeń, jak i możliwości wynikających z integracji i optymalizacji procesów planowania i wytwarzania produktów Na etapie analizy pomocny może być dostawca rozwiązania PLM, dysponujący wiedzą i praktycznym doświadczeniem z poprzednich wdrożeń.

Jak w przypadku każdej strategii, decyzja o jej zmianie ma dla organizacji charakter długofalowy, co powinno być również brane pod uwagę na etapie analizy wyboru i sposobu wdrożenia strategii. Warto pamiętać, że PLM ma trwale, a nie tylko na chwilę, zacieśnić i zoptymalizować współpracę wszystkich obszarów organizacji, tak by miały one przełożenie na efektywne i zyskowne wprowadzenie nowości na rynek.