Kierowca jest w podróży służbowej

Oznacza to, że charakter i rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika determinuje niejednokrotnie, iż stałym miejscem pracy pracownika może być np. więcej niż jedna miejscowość lub określona trasa. Świadczenie pracy w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub w stałym miejscu pracy pracownika nie jest podróżą służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a tym samym nie rodzi obowiązku płacenia przez pracodawcę diet.

Podróż nie incydentalna
W przypadku praktyki kierowców w transporcie międzynarodowym należności z tytułu diet były przedmiotem uchwały w składzie siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada  2008 r. (sygn. akt II PZP 11/08). W myśl tej uchwały „Kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 K.p.” Odnosząc się do pojęcia podróży służbowej, Sąd Najwyższy wskazał, iż „pracownicy mobilni są grupą osób pracujących w warunkach stałego  przemieszczania się (podróży). Podróż nie stanowi u nich zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Tym bardziej możliwe i zarazem konieczne jest odmienne potraktowanie tej grupy pracujących z punktu widzenia art. 775 § 1 K.p. Z przepisu tego wynika bowiem wprost, że podróż służbowa ma charakter incydentalny”.
Pracownicy mobilni (np. kierowcy w transporcie międzynarodowym) nie wykonują  incydentalnie zadania związanego z oddelegowaniem poza miejsce pracy, lecz charakter ich pracy wymusza nieustanne przebywanie w trasie. Nie ma więc do nich zastosowania art. 775 § 1 K.p. dotyczący podróży służbowej. Sąd Najwyższy podkreślił jednak, iż to, że do kierowcy transportu międzynarodowego nie znajduje zastosowania art. 775 § 1 K.p. nie oznacza, że kierowca taki – z uwagi na rodzaj świadczonej pracy i jej uciążliwość – nie powinien być godziwie wynagradzany. Do kosztów, jakie ponosi pracodawca w związku z wykonywaniem przez pracownika transportu międzynarodowego, należy nie tylko wynagrodzenie kierowcy, lecz także inne świadczenia dodatkowe, które wypłaca pracodawca z tytułu wykonywania takiej pracy (posiłki regenerujące, dodatki etc.).
Co prawda Sąd Najwyższy uznał że kierowcy w transporcie międzynarodowym nie znajdują się w podróży służbowej z uwagi na to, że nie wykonują oni zadania służbowego, lecz swoją zwykłą pracę, ustaloną w umowie o pracę, jednak warto zwróci również uwagę, że w najnowszym orzecznictwie istnieje też pogląd odmienny.  W wyroku Najwyższego Sądu Administracyjnego z 7 października 2009 r., sygn. akt II FSK 757/08 dotyczącym opodatkowania diet kierowców, sąd uznał, że kierowcy nie mogą być traktowani inaczej niż pracownicy, którzy odbywają podróże służbowe. Diety, które otrzymują, powinny być zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych.

A jednak podróż służbowa
Firma X, zwróciła się do Urzędu Skarbowego w O. z prośbą o udzielenie interpretacji co do obowiązujących przepisów i udzielenie odpowiedzi czy pracownikom zatrudnionym na stanowisku kierowcy należą się diety z tytułu podróży służbowej, i czy ich wartość jest kosztem uzyskania przychodów, a dla pracowników – kierowców czy te przychody są wolne od podatku dochodowego. Podatnik twierdził, że wydatki takie będzie mógł odliczyć od kosztów uzyskania przychodów, gdyż wydatki te zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów, oraz że będą one objęte zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Naczelnik Urzędu Skarbowego w O. postanowieniem na podstawie art. 14a ustawy z 29.08.1997 r. Ordynacja Podatkowa uznał stanowisko podatnika za nieprawidłowe. Rozpoznając zażalenie na powyższe postanowienie Dyrektor Izby Skarbowej w P. zmienił zaskarżone postanowienie w ten sposób, że uznał stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe w części dotyczącej zastosowania zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym wypłacanych pracownikom diet z tytułu podróży służbowych i uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej wypłacanych pracownikom (kierowcom) kwot w związku z odbywanymi przez nich wyjazdami. Przewoźnik nie zgodził się z przedstawioną tezą i w skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji w części w jakiej uznaje ona stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe. W uzasadnieniu zarzucił on błędne założenie, że kierowcom z tytułu odbywania podróży służbowych nie należą się diety do wysokości określonej w odrębnych przepisach, naruszenie art. 775 kodeksu pracy przez błędną jego wykładnię polegającą na przyjęciu, że pracownicy zatrudnieni jako kierowcy wykonujący poza siedzibą przedsiębiorstwa usługi, nie odbywają podróży służbowych, a tym samym wypłacanych z tego tytułu należności nie należy traktować jako diet z tytułu odbywania podróży służbowych. Wojewódzki Sąd Administracyjny uznał skargę za zasadną i uchylił zaskarżoną decyzje. W uzasadnieniu wyroku podkreślił, że istota sporu między organem podatkowym, a podatnikiem sprowadza się do odpowiedzi na pytanie czy wydatki pracodawcy poniesione na diety podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego.
Sąd zauważył, że warunkiem niezbędnym do skorzystania z tego zwolnienia jest odbycie przez pracownika podróży służbowej, której definicje można wywieść z treści art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy. Stanowi on, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zdaniem sądu miejscem wykonywania pracy przez zatrudnionych pracowników (kierowców) jest siedziba firmy. Pracownicy wykonują pracę polegającą na stałych wyjazdach krajowych i zagranicznych. W związku z tym należy stwierdzić, że zatrudnieni kierowcy odbywają podróże służbowe i dlatego z tytułu odbytych wyjazdów służbowych przysługują im diety i inne należności z tytułu tych podróży na obszarze kraju lub poza jego granicami. Należności te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego.
Warto zatem przypomnieć zasady, które powinny być brane pod uwagę podczas ustalania należności z tytułu podróży służbowych.

Wysokość należności
Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i do kraju określonego przez pracodawcę, pracownikowi przysługują następujące świadczenia:
•    diety (rozumiane jako rekompensata za podwyższone koszty utrzymania związane z podróżą, w tym koszty wyżywienia);
•    zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się w zależności od rodzaju środka transportu. W transporcie drogowym liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.
Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w tabeli znajdującej się w tym artykule i przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.
W przypadku, gdy pracownik otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne, całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25 proc. diety.

Choroba
W przypadku choroby powstałej podczas podróży, pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków, a za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 proc. diety.
Warto jednak pamiętać, że nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych czy zakupu okularów. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Nocleg
Jeżeli pracownik korzysta z hotelu, to za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu określonego w tabeli w tym artykule.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych  rachunkiem, w wysokości przekraczającej ustalony limit. Nie ma to zastosowania w przypadku, gdy pracownik ma zapewniony bezpłatny nocleg

Zasady rozliczania
Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, jednak za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży, a do rozliczenia należy załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Sposób obliczania diety
1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży:
a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diety zależy też od tego, czy pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie. Wysokość diety ustalana jest w następujących częściach:
•    śniadanie – 15 proc. diety;
•    obiad – 30 proc. diety;
•    kolację – 30 proc. diety;
•    inne wydatki – 25 proc. diety.