Kody eliminują błędy

Kody mogą być wykorzystywane w dwojaki sposób: pierwszy z nich to alternatywa dla braku awizacji dostawy wejściowej z systemu nadrzędnego, drugie zastosowanie dotyczy automatyzacji procesu potwierdzania przyjęcia dostawy poprzez wyeliminowanie procesów manualnych.

Awizacja dostawy wejściowej

Wiadomo, że dobrze zorganizowany proces opiera się na kompletności i poprawności danych. W idealnym modelu, system nadrzędny przesyła niezbędne dane tak, aby proces mógł przebiegać bez zakłóceń. Co jednak zrobić, jeśli z różnych względów nie ma możliwości pozyskania części z tych danych? Skupmy się na awizacji dostawy wejściowej. Awizacja jest jednym z podstawowych komunikatów magazynowych, dobrze zorganizowany magazyn musi wiedzieć, czego ma się spodziewać w rozładowywanym samochodzie. Większość systemów WMS wymaga wprowadzenia awizacji dostawy, a kolejnym krokiem jest przetworzenie awizacji w dostawę. Jeśli system WMS nie wymaga awiza, to i tak konieczne jest wprowadzenie informacji o oczekiwanym towarze tak, aby w dalszym procesie dane te mogły być porównane z ilościami fizycznie, zliczonymi podczas przyjęcia. W przypadku braku awiza przesyłanego z systemu nadrzędnego, konieczne jest wprowadzenie danych do systemu w sposób manualny. Najczęściej do tego celu wykorzystywane są dokumenty dostawy dostarczone wraz z towarem. Proces wprowadzania danych ręcznie z dokumentów dostawy obarczony jest „błędem ludzkim”, wynikającym z operacji manualnych, złej identyfikacji indeksu towarowego, nieczytelnych dokumentów itp.. Proces ten jest także bardzo czasochłonny, co jest szczególnie istotne w magazynach o dużej przepustowości. W tym miejscu z „odsieczą” przychodzą kody. Jeśli dokument dostawy byłby wyposażony w kod kreskowy lub DataMatrix w każdej z linii asortymentowych, to przy użyciu skanera ręcznego byłaby możliwość zaczytania danych poprzez skanowanie kolejnych linii i automatyczne tworzenie awiza lub dostawy wejściowej w systemie. W zależności od potrzeb może być zastosowany kod kreskowy np. GS1-128, w którym poza kodem towaru i ilością można umieścić datę przydatności, numer partii lub też DataMatrix, który umożliwia dodatkowo „zaszycie” także parametryzacji artykułu. Warto wspomnieć, że data przydatności i numer partii często nie są przekazywane przez system nadrzędny nawet, jeśli systemy wymieniają komunikat o awizacji dostawy. Zamawiający produkt, często nie wie, jakimi partiami i towarem, z jaką datą przydatności dysponuje dostawca. A więc nawet w przypadku posiadania komunikatu, kod na dokumencie dostawy może posłużyć do uzupełnienia awizacji o niezbędne dane.

Potwierdzenie przyjęcia dostawy

Po rozładunku, identyfikacji towaru i weryfikacji jego ilość, przychodzi czas na potwierdzenie przyjęcia. Należy pamiętać, iż zgodnie z polskim prawodawstwem, potwierdzeniem przyjęcia nie jest wydruk dokumentu PZ i zaprzychodowanie towaru do systemu WMS. Faktycznym potwierdzeniem przyjęcia dostawy jest potwierdzenie dokumentu dostawy dostarczonego wraz z towarem. W przypadku reklamacji, dostawca będzie odnosił się do potwierdzonego dokumentu. Część firm decyduje się na tzw. „przyjęcie warunkowe”, potwierdzając na dokumentach dostawy jedynie ilość jednostek transportowych przyjętych do magazynu. Rozwiązanie to nie zdejmuje jednak z nas konieczności szczegółowego porównania ilości faktycznie dostarczonych, z ilościami nadanymi według dokumentu dostawy przez producenta.„Przyjęcie warunkowe” to jedynie odroczenie w czasie tego procesu. Obecnie proces ten praktycznie w 100 procentach odbywa się manualnie. W związku z tym, jak każde miejsce, w którym pojawia się operacja ręczna, jest narażony na „błędy ludzkie”. W przypadku przyjęcia towaru, błędy te są zazwyczaj kosztowne, bo dotyczą większej partii towaru oraz bardziej uciążliwe dla całego procesu, ponieważ źle przyjęty towar generuje błędy w dalszym procesie magazynowym. Warto, więc zastanowić się, jak ten proces usprawnić. O ile stronę fizycznej weryfikacji ilości w znacznym stopniu usprawniło stosowanie „RF” i skanowanie towarów na wejściu, o tyle proces administracyjny, jakim jest porównanie ilości z dokumentu do ilości z awizacji i z fizycznego przyjęcia, pozostał nadal manualny. Jest to kolejne miejsce, w którym z powodzeniem można wykorzystać kody umieszczone w każdej z linii asortymentowych. Mając dokument wyposażony w kody, osoba realizująca czynności administracyjne byłaby w stanie sczytać przy pomocy skanera ręcznego ilości z dokumentu do systemu, eliminując „błędy ludzkie”, a następnie, jak ma to zazwyczaj miejsce w większości systemów WMS, system mógłby porównać wartości ze sobą. Dodatkowa korzyść płynąca z kodów to możliwość sczytania danych dodatkowych, które często używane są w procesie, takich jak data przydatności, numer partii, itp.. Należy pamiętać, iż niektóre branże jak np.: branża farmaceutyczna, obligatoryjnie zobowiązane są do kontroli nie tylko ilości towaru, ale także partii, co znacznie komplikuje proces manualnego porównania dokumentu.

Utopia czy rzeczywistość?

W dyskusji nad tym pomysłem można było usłyszeć pojedyncze głosy, że to utopia. Czy rzeczywiście jest to utopia i czy zaprezentowane rozwiązanie z góry skazane jest na porażkę? Jeszcze nie tak dawno temu, nikomu z nas nie marzyło się, iż towary będzie można identyfikować poprzez ustandaryzowany kod kreskowy, dziś jest to nasza codzienność. Do niedawna nikt nie myślał też o standardzie palety EUR, obecnie jest to standard stosowany w powszechnym użytku. Kilka lat temu nikt nie mówił również o standardzie dokumentu CMR, dziś ten dokument stosowany jest na całym świecie. Dlatego warto jest dyskutować i rozważać praktyki, które dotykają problemu standaryzacji. Jeśli na stu dostawców uda nam się porozumieć z 25 w taki sposób, aby ich dokumenty zawierały kody, to będzie to oznaczać, że mój proces będzie miał o 25 procent mniej problemów. Warto pamiętać, że w kraju jest zaledwie kilka do kilkunastu poważnych aplikacji klasy WMS, na których pracuje znakomita większość firm, dlatego potencjalne grono podmiotów, które musiałyby zaimplementować ten standard jest niewielka.