Konferencja „Zakupy w spółkach o znaczeniu strategicznym – wyzwania i korzyści konsolidacji funkcji zakupowych”

Temat konferencji to „Zakupy w spółkach o znaczeniu strategicznym – wyzwania i korzyści konsolidacji funkcji zakupowych”. Podstawowe zagadnienia poruszane w trakcie konferencji to przede wszystkim sposób funkcjonowania organizacji zakupowych w dużych grupach kapitałowych, przedsiębiorstwach o rozproszonej strukturze wielooddziałowej oraz takich, które realizują zakupy zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. Podczas paneli dyskusyjnych rozmawiano m.in. o najważniejszych wyzwaniach, głównych barierach, strategicznym planowaniu, a także zwiększeniu efektywności organizacji zakupowych.

W wydarzeniu udział wzięli dyrektorzy oraz menadżerowie odpowiedzialni za zakupy z największych polskich przedsiębiorstw. Obecni byli przedstawiciele m.in. PKN Orlen SA, KGHM Polska Miedź SA, PGNiG SA, Enea SA, PZU SA, Kompania Węglowa SA, Tauron Polska Energia SA, Vatenfall Heat Poland SA, Polkomtel SA, Philips Polska Sp. z o.o. Udział w konferencji wziął także pan Mateusz Szymczak z Departamentu Prawnego Urzędu Zamówień Publicznych oraz profesor Krzysztof Rutkowski ze Szkoły Głównej Handlowej.

Rozmowa z organizatorami konferencji – dyrektorem Departamentu Zakupów PGE Polska Grupa Energetyczna SA oraz Piotrem Matysikiem – prezesem spółki Otwarty Rynek Elektroniczny SA (Marketplanet).

Jaka jest geneza powstania konferencji „Zakupy w spółkach o znaczeniu strategicznym – wyzwania i korzyści konsolidacji funkcji zakupowych”?

Jan Stasiak: Rynek konferencji dedykowanych tematyce zakupowej jest nadal w Polsce dość ubogi. Konferencje, które na nim funkcjonują są w większości produktami komercyjnymi, nie do końca odpowiadającymi oczekiwaniom wszystkich ich uczestników. Po rozpoczęciu mojej zakupowej przygody w spółce stosującej przepisy Ustawy Zamówień Publicznych, przechodzącej proces konsolidacji o niespotykanej w kraju ( a może nawet w Europie) skali, w tym również w obszarze zakupów, odwiedziłem kilku moich zakupowych kolegów ze spółek sektorowych i po rozmowach z nimi doszedłem do wniosku, że poziom organizacji struktur zakupowych, ich efektywność działania są często tak różne, że warto w jednym miejscu porozmawiać o tych różnicach, o drodze, jaką liderzy zmian pokonali i generalnie poprzez wymianę najlepszych praktyk nauczyć się czegoś nowego. Stąd pomysł na konferencję typu taylor- made – zorganizowaną przez jej przyszłych uczestników i odpowiadającą w 100% ich oczekiwaniom.

Piotr Matysik: Na pomysł organizacji konferencji wpadł dyrektor Stasiak z PGE SA. Zwrócił się do Marketplanet z prośbą o pomoc przy organizacji tego wydarzenia. Przyjęliśmy jego propozycję, gdyż miało to być pierwsze “spotkanie zakupowe” w Polsce organizowany w całości przez praktyków, ludzi na co dzień zajmujących się zakupami w największych polskim spółkach. Założeniem konferencji miało być stworzenie miejsca wymiany doświadczeń, dlatego tak zależało nam, aby w dyskusjach udział wzięli przedstawiciele zarządów, dyrektorzy oraz menedżerowie zakupów, czyli osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie złożonych organizacji zakupowych.

Jan Stasiak: Zależało nam także, aby środowisko zakupowe z różnych przemysłów i branż miało możliwość kontaktu z najlepszymi praktykami i autorytetami w dziedzinie zakupów i benchmarku własnej organizacji zakupowej z najlepszymi. Dodatkowym celem było poznanie narzędzi i metod budowy zintegrowanych struktur zakupowych i poznanie zarówno zalet jak i wyzwań związanych z ich funkcjonowaniem.

Jakie główne tematy zostały poruszone podczas paneli?

JS: Program konferencji toczył się przede wszystkim wokół tematyki konsolidacji funkcji zakupowej w firmie i czynników, które powodują potrzebę jej przeprowadzenia. W trakcie paneli omówiliśmy wyzwania stojące przed działami zakupów, toczyliśmy długie dyskusje o obecnych i przyszłych zmianach w postrzeganiu roli zakupów w organizacjach, o tym, na co osoby wykonawcze procurementu powinny zwracać uwagę przy prowadzeniu projektów reorganizujących i usprawniających struktury zakupowe. Mówiliśmy też o budowie efektywnych działów zakupów, czynnikach ograniczających ich funkcjonowanie jak i o zakresie centralizacji zakupów.

Jeden z paneli poruszał temat strategii zakupowej na poziomie grupy kapitałowej, – jakie elementy powinna regulować; Czy istnieje modelowe rozwiązanie dla grup kapitałowych?

PM: Dyskusja dotycząca strategii zakupowej ukazała różnicę w postrzeganiu roli, jaką dział zakupów pełni w organizacji – czy jest jednostką strategiczną czy pomocniczą. Z drugiej strony ciekawym zagadnieniem okazała się kwestia podziału kompetencji pomiędzy strukturami odpowiedzialnymi za działania strategiczne i operacyjne już wewnątrz jednostek zakupowych.

Różnice wśród uczestników pojawiły się także w wizji modelu centralizacji zakupów w organizacjach. Przedstawiciele KGHM Polska Mied SA, Polkomtel SA i PGNiG SA potwierdzili skuteczność idei centralizacji funkcji zakupowych na poziomie grup kapitałowych, wskazując jednocześnie na jakim etapie procesu reorganizacji znajdują się obecnie ich organizacje. W dyskusji nie zabrakło jednak zupełnie innego głosu – była nią opinia pana Lecha Barszczewskiego, Doradcy Prezesa Polimex-Mostostal. Działalność Polimexu-Mostostal S.A. oparta jest niemal w 100% na strukturze zorientowanej projektowo, co niejako wymusza inną organizację pracy służb zakupowych w firmie i istotnie ogranicza zakres oraz benefity centralizacji.

Dyskusje pokazały, że trudno się zgodzić co do istnienia jednej, modelowej i optymalnej dla wszystkich strategii zakupowej na poziomie grupy kapitałowej. Wręcz przeciwnie, musi być ona zawsze starannie dobrana do strategii oraz rodzaju biznesu prowadzonego przez dane przedsiębiorstwo. Jednak przedstawione business casy pokazują, że można nawet w bardzo dużych, rozproszonych organizacjach poprzez metodyczne i ewolucyjne podejście oraz właściwe zarządzanie zmianą osiągnąć wysoką efektywność funkcjonowania procesu i znaczne oszczędności.

JS: Osobiście uważam, że trudno jest zbudować jedno modelowe rozwiązanie dla grup kapitałowych, bo każda działa w różnym otoczeniu biznesowym, ma różną historię, kulturę organizacyjną i poziom rozwoju struktur zakupowych. Niewątpliwie jednak należy korzystać z przykładów z literatury przedmiotu jak i najlepszych praktyk rynkowych i określać strategię do swoich potrzeb, ale też umieć ją adoptować do zmieniającej się organizacji jak i otoczenia rynkowego. Kluczowe jest także by cele strategii zakupowej odpowiadały strategii grupy kapitałowej, by się w nią wpisywały i przyczyniały do jej realizacji.

Panel „Ograniczenia dla efektywności procesów zakupowych” z przedstawicielem Urzędu Zamówień Publicznych wywołał burzliwą dyskusję wśród uczestników. Czy w związku z tym zostaną podjęte kroki we współpracy z UZP w celu nowelizacji poszczególnych zapisów PZP?

JS: Rzeczywiście panel był interesujący i pokazał potrzebę prowadzenia tego typu dyskusji dla obu stron – UZP i stosującego ustawę. Ustaliliśmy, że spotkamy się w celu podsumowania wniosków z panelu i spisania najważniejszych tez. Zamierzamy je skierować na ręce Prezesa UZP licząc, że zostaną uwzględnione w przyszłej nowelizacji ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Jakie są Panów wrażenia po konferencji?

JS: Jako Organizator i uczestnik mogę tylko powtórzyć to co mówiłem w trakcie konferencji-, jestem zadowolony zarówno z możliwości powitania tak znakomitych panelistów , moderatorów i uczestników jak i z poziomu ich zaangażowania w realizację programu konferencji. Nie mam wątpliwości , że wszyscy przybędą na jej drugą edycję.

PM: Jestem bardzo zadowolony z konferencji – zarówno od strony organizacyjnej jak i merytorycznej, w jednym miejscu udało się nam zebrać ekspertów od zakupów z największych polskich organizacji.. Konferencja tym bardziej wydaje się wartościowa, gdyż w jednym miejscu pojawili się przedstawiciele biznesu – czyli osoby odpowiadające za zakupy z największych przedsiębiorstw działających na polskim rynku: PKN Orlen SA, KGHM Polska Miedź SA, PGNiG SA, Enea SA, PZU SA, Kompania Węglowa SA, Tauron Polska Energia SA, Vatenfall Heat Poland SA, Polkomtel SA, Philips Polska Sp. zo.o., świata naukowego – przedstawiciele Katedry Logistyki Szkoły Głównej Handlowej – katedry, która od wielu jest kuźnią kadr logistycznych i zakupowych w Polsce. Na konferencji był także obecny przedstawiciel Urzędu Zamówień Publicznych. Chyba po raz pierwszy udało się podczas jednego z paneli stworzyć miejsce dyskusji między osobami tworzącymi PZP a dokonującymi zakupy zgodnie z jej wymogami. W spotkaniu brali także udział najlepsi konsultanci Marketplanet oraz innych wiodących spółek doradczych z doświadczeniem z wielu projektach optymalizacyjnych działów zakupów w różnych sektorach gospodarki.

Czy konferencja była jednorazowym wydarzeniem, czy planowane są kolejne?

JS: Pozytywne opinie uczestników konferencji, wysokie oceny jej poziomu merytorycznego utwierdziły nas w przekonaniu, że ta konferencja była bardzo potrzebna. Dlatego w niedalekiej przyszłości planujemy jej reedycje

PM: Wierzymy tak jak PGE, że konferencja była pierwszym spotkaniem i że dzięki tematom poruszanym podczas spotkania oraz zaproszonym gościom, konferencja na stałe wpisze się w kalendarz spotkań menadzerów odpowiedzialnych za zakupy o charakterze non-profit w Polsce.