Kontroling skutecznym nawigatorem

Kontroling pomaga nie tylko wdrożyć strategię, ale również „tłumaczy” jej założenia dla organizacji. Wspomaga również wdrożenia nowoczesnych instrumentów zarządzania firmą, takich jak centra usług wspólnych oraz projektów z wykorzystaniem dotacji unijnych.

Jeszcze do niedawna kontroling pojmowany był jako komórka organizacyjna wewnątrz firmy, która przygotowywała zestawienia kosztowe, analizy rachunku wyników, bilanse, raporty itd. Stanowiła ona rodzaj straszaka, na którego pomoc biznes nie miał co liczyć. Pełniąc swą funkcję post factum, ograniczała się do przeglądania raportów, kontrolowania managerów, szukania rozwiązań po zaistniałych faktach i już dokonanych czynnościach biznesowych. Takie usytuowanie kontrolingu w przedsiębiorstwie jest już nieaktualne. Obecnie, gdy większość decyzji w firmie uzależnionych jest od stopnia wewnętrznej współpracy, kontroling pełni przede wszystkim rolę narzędzia nawigacyjnego firmy, a także dba o przepływ i pozyskiwanie gotówki. Efektywny kontroling musi wspomagać decyzje biznesowe komórek organizacyjnych na każdym etapie poprzez zdefiniowanie strategii, przygotowanie biznes planu i budżetu oraz rozliczenie wyników.

Rola kontrolingu

Kontroling swoim działaniem obejmuje: systemy informatyczne, które są zaimplementowane w danej firmie lub grupie firm, optymalizację procesów (np. wdrożenie centrów usług wspólnych), zarządzanie projektami, zarządzanie kapitałem obrotowym, optymalizację podatkową.

Zadaniem kontrolingu jest opracowywanie i wdrażanie strategii umożliwiających promowanie projektów, które mają na celu zwiększenie przychodów przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Dodatkowo zajmuje się także zarządzaniem procesami opracowywania i wdrażania zasad rachunkowości oraz systemu rachunkowości zarządczej. Przygotowuje jednolitą politykę rachunkowości, plan kont, sposób ujmowania zdarzeń gospodarczych do sprawozdań finansowych, wymaganych pakietów sprawozdawczych; ustalenia parametrów księgowania specyficznych dla spółki oraz unifikację platform informatycznych. Bez tych działań i sprawnie działającego kontrolingu niezwykle trudno byłoby skutecznie zarządzać firmą.

Kontroling pełni przede wszystkim rolę narzędzia nawigacyjnego firmy

Do właściwego działania kontrolingu niezbędne są odpowiednio zintegrowane systemy informatyczne. Systemy IT muszą być wiarygodne, aby mierniki mogły być wykorzystane w praktyce i dawały rzeczywisty obraz o stanie przedsiębiorstwa. W firmach przeważnie istnieje wiele systemów informatycznych (ERP, logistyczne, kontrolingu, kontroli kosztów itd.), które z reguły są mocno rozproszone po wewnętrznych strukturach i lokalizacjach. Tymczasem świat od pewnego czasu zmierza w kierunku, gdzie firmę będzie obsługiwał jeden funkcjonalny system, który będzie obejmował wszystkie aktywności przedsiębiorstwa, a procesy będą ujednolicone i zoptymalizowane. Dlatego powstające od wielu lat Centra Usług Wspólnych to nie tylko moda, ale głównie zachowania biznesowe zmierzające do utrzymania trendów wzrostu marży brutto.

Cash flow przed kryzysem

Przed kryzysem codzienną praktyką występującą w firmach było zarządzanie odnoszące się do post factum. Problemem był brak korelacji w biznesie i optymalizacji procesów, jak również brak porozumienia działów sprzedaży oraz tych, którzy odpowiadali za podejmowanie decyzji. Kontroling zajmował się jedynie liczbami i budżetami firm. Tymczasem cash flow jest procesem, który zachodzi na początku wszystkich innych procesów w firmie. Przy składaniu zamówienia przedsiębiorstwo powinno wiedzieć, jakie jest rzeczywiste zapotrzebowanie na pieniądze. Do tego celu służą systemy kontrolingowe, które m.in. co miesiąc pozwalają wycenić firmę metodą DCF, w zależności od analizy możliwości firmy, przyjętych wskaźników makroekonomicznych oraz danych wygenerowanych przez system jako rzeczywiste transakcje. Kontroling, obliczając przepływ środków pieniężnych, bierze pod uwagę działalność operacyjną, inwestycyjną oraz finansową.

Centra Usług Wspólnych

Centra Usług Wspólnych powstają ze względu na niższe koszty operacyjne w porównaniu do macierzystych przedsiębiorstw. Obniżenie kosztów wynika głównie z umiejscowienia firm w lokalizacjach gwarantujących dla przedsiębiorstwa mniejsze wydatki. Z punktu widzenia krajów wysoko rozwiniętych, tanie lokalizacje znajdują się jedynie poza ich granicami. Jeszcze do niedawna bardzo popularnym obszarem lokowania Centrów Usług Wspólnych były Indie, Malezja, Hong-Kong, ze względu na bardzo niskie koszty pracy i stosunkowo dobrze wykwalifikowaną kadrę pracowniczą. Ponad siedem lat temu rozpoczął się w Polsce dynamiczny rozwój tego sektora, już dziś kraj nasz uchodzi za jeden z najważniejszych europejskich centrów usług.

Do właściwego działania kontrolingu niezbędne są odpowiednie zintegrowane systemy informatyczne

Dynamiczny rozwój rynku Centrów Usług Wspólnych w Polsce to przede wszystkim zasługa niskich kosztów pracy w stosunku do kosztów w pozostałych gospodarkach UE, korzystnego położenia geograficznego w centrum regionu Europy Środkowo–Wschodniej, dobrze wykształconej kadry specjalistów oraz ulg inwestycyjnych. Od niedawna inwestorzy mogą lokować ośrodki usług na terenach należących do Specjalnych Stref Ekonomicznych, oferujących przedsiębiorcom ulgi podatkowe. Firmy, świadczące usługi wspólne, pracują przeważnie dla dużych koncernów międzynarodowych. Usługi przez nie świadczone dotyczą przede wszystkim następujących obszarów: obsługi finansowo–księgowej, techniki informacyjnej, centrów badawczo–rozwojowych, usługi typu call–center, centrów logistyczno–magazynowych.

W Polsce istnieje kilkadziesiąt centrów usługowych, księgowych, informatycznych oraz logistycznych. Dodatkowo przedsiębiorstwa tworzą coraz częściej swoje centra badawczo-rozwojowe, przeznaczone do prowadzenia działalności ukierunkowanej na tworzenie nowych produktów i usług w oparciu o innowacje produktowe, organizacyjne, procesowe lub marketingowe.

Dotacje unijne

Fundusze strukturalne są szansą dla Polski na szybki rozwój gospodarczy i wejście do klubu tych państw, które przewodzą w dziedzinach innowacyjnych technologii. Jest to jednocześnie skuteczny instrument realizacji polityki regionalnej Unii Europejskiej. Fundusze strukturalne mają na celu osiągnięcie społecznej i gospodarczej równości państw członkowskich Unii Europejskiej. Jednym z priorytetów Wspólnoty jest rozwój regionów słabiej rozwiniętych.

W Polsce istnieje kilkadziesiąt centrów usługowych, księgowych, informatycznych oraz logistycznych

W dobie kryzysu zwłaszcza optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów dla przedsiębiorstw stanowi o ich przetrwaniu. Polskie firmy mogą korzystać ze środków unijnych na takich samach zasadach jak inne kraje członkowskie.

Dużą szansą jest możliwość wykorzystania pomocy unijnej na innowacyjne przedsięwzięcia oraz tworzenie Centrów Usług. Pomoc jest uzależniona od rodzaju technologii, a zwłaszcza jej innowacyjności (technologie istniejące na świecie mniej niż 3 lata), wielkości przedsiębiorstwa oraz lokalizacji. W przypadku mikro firmy zlokalizowanej w województwie lubelskim pomoc może wynieść nawet 70 proc. wartości kosztów kwalifikowanych inwestycji. W przypadku centrów usług pomoc unijna bez względu na regionalizację wynosi 30 proc. wartości kosztów kwalifikowanych inwestycji.

Dofinansowanie można otrzymać na zmianę procesu logistycznego, wdrożenie nowych usług, logistykę w połączeniu z nowymi systemami informatycznymi, które spełniają kryterium innowacyjności.