Kryształowa kula magazynu

Wiadomo, że wdrożenie najlepszego na świecie łańcucha dostaw wymaga koordynacji procesów oraz woli ciągłego ich udoskonalania. Dlatego kluczem do sukcesu jest zainwestowanie w rozwiązanie informatyczne, co w przypadku magazynu oznacza wdrożenie popularnego WMS. Na poziomie operacyjnym system taki minimalizuje straty i zwiększa efektywność. Natomiast na poziomie strategicznym narzędzie do zarządzania może być wykorzystywane jako “kryształowa kula” przekształcająca dane historyczne w dobrze uzasadnione wskazówki na przyszłość. Dzieje się tak, jeśli tylko takie dane są łatwo dostępne.

Problem tkwi nie w uzyskiwaniu większej ilości danych na temat obecnego stanu firmy, jej procesów i wyników, ale w przetworzeniu już posiadanych danych w postać informacji, tak aby były one łatwe do przeglądania i zrozumiałe oraz mogły być wykorzystane przy podejmowaniu decyzji. Ambicją każdego z kierowników jest oczywiście posiadanie narzędzia, które pomoże mu w efektywnym pełnieniu jego funkcji.

Powszechnie uważa się, że przedsiębiorstwa odnoszą korzyści, jeśli ich pracownicy są dobrze zmotywowani i pracują nad osiągnięciem jasno określonych celów oraz jeśli otrzymują opinie zwrotne podczas wykonywania swojej pracy. Co więc trzeba zrobić, aby zapewnić pracownikom i kierownikom operacyjnym natychmiastowy dostęp w czasie rzeczywistym do informacji na temat wydajności ich samych i ich zespołów? Czy system WMS może wygenerować takie informacje także w formie graficznej i w ten sposób wspomagać zarządzanie magazynem?

Szukanie sprzymierzeńców

Gdy dyrektor ds. logistyki planuje zainwestować w nowy system WMS, w większości firm obowiązuje stała procedura, której pierwszym etapem jest prezentacja systemu dla zarządu. Następnie ustala się, czy w ogóle istnieją podstawy do wprowadzenia zmian oraz bada się długoterminową opłacalność inwestycji. Jest to niezwykle ważny etap, w którym występuje duże ryzyko, że projekt umrze przedwczesną i nieuzasadnioną śmiercią. Pierwszym krokiem w kierunku uzyskania poparcia zarządu jest zatem dobre zaznajomienie się z biznesową strategią lub strategiami firmy, a także z jej celami. Aby inwestycja miała jakiekolwiek szanse zdobycia aprobaty zarządu, projekt WMS musi mieć bezpośredni wpływ na jeden lub wiele strategicznych celów firmy. Wstępna prezentacja dla zarządu musi zatem zawierać szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób WMS przyczyni się do realizacji strategicznego kierunku i dążeń firmy. Jeśli na przykład strategicznym celem jest ulepszenie relacji z klientami, koniecznie trzeba pokazać, w jaki sposób system WMS pozwoli uwzględnić potrzeby klientów w możliwy do zaadaptowania, szybki i ekonomiczny sposób. Inne cele strategiczne mogą obejmować ograniczenie kosztów, zgodność z wymaganiami i przepisami prawnymi albo usprawnienie kontroli jakości produktów. W ostatecznym rachunku projekt WMS będzie konkurował o finansowanie z innymi inwestycjami, tak więc im więcej korzyści będzie mógł przynieść firmie, tym większe prawdopodobieństwo, że zyska uznanie osób decyzyjnych.

Rola wizualizacji

Rozwiązania WMS składają się z oprogramowania i urządzeń umożliwiających bezprzewodową i natychmiastową wymianę informacji wewnątrz magazynu. Pracownicy magazynu posługują się podręcznymi terminalami wyposażonymi w skaner, klawiaturę i ekran dotykowy. Zadania do wykonania przydzielane są przez kierownika i pracownicy otrzymują je na ekranie wraz z informacjami, gdzie leży towar i dokąd należy go przenieść. Kierownik magazynu ma do dyspozycji komputer z aplikacją WMS, która umożliwia mu wgląd w pracę całego magazynu, podgląd stanów magazynowych, sprawdzenie pracy poszczególnych magazynierów oraz wydajności całego magazynu. To są pokrótce zalety takiego systemu, który jeśli nie zostanie dodatkowo wyposażony w odpowiednie oprogramowanie do wizualizacji danych, nie rozwiąże problemu przełożenia danych logistycznych na język ekonomii, aby ukazać je z perspektywy strategicznych celów biznesowych firmy.

Podczas prowadzenia samochodu patrzymy na deskę rozdzielczą, aby sprawdzić, czy wszystko działa tak, jak powinno. Podobnie rzecz się ma, gdy chcemy spojrzeć na procesy magazynowe i szybko zrozumieć, jakie działania należy podjąć w celu ich optymalizacji. Gdy jakieś wskaźniki na desce rozdzielczej sygnalizują odchylenie od normy, musimy mieć możliwość zdiagnozowania problemów, które spowodowały te odchylenia. Podobnie jest w magazynie ― także i tutaj chcemy mieć możliwość podłączenia “deski rozdzielczej” bezpośrednio do komputera analitycznego w punkcie serwisowym lub naprawczym”.

Kompromis

Problem nie jest prosty do rozwiązania, ponieważ do zaakceptowania inwestycji WMS niezbędne będzie sprawdzenie w firmie obszarów zainteresowań i celów wpływowych osób z działów: informatycznego, operacyjnego i finansowego. Na przykład dział IT będzie zainteresowany tym, jak można zintegrować WMS z innymi systemami firmy, jaka jest architektura systemu i jak na dłuższą metę będzie przebiegała jego konserwacja. Dział operacyjny będzie zainteresowany szybkim spełnieniem potrzeb klientów i jednoczesnym uzyskaniem efektywnych procesów. Dział finansowy z kolei będą interesowały konkretne liczby, które pomogą określić czas spłaty inwestycji itd.

Każdy z tych działów powinien być zainteresowany danymi w formie graficznej, które umożliwią przedstawienie ich celów. Trzeba jednak pamiętać, że sama prezentacja wizualna jako taka nie ma żadnej wartości, jeśli zaprezentowane informacje nie są tymi, które były potrzebne. Najważniejszą kwestią jest więc uzgodnienie, kto, kiedy i jakich informacji potrzebuje? Ten niełatwy i uciążliwy proces jest niezbędny i należy go wykonać przed dokonaniem ostatecznej wizualizacji.

Monitorowanie

Jednym ze skutecznych sposobów uzyskania takiej wiedzy jest skoncentrowanie się na niewielu celach, które trzeba skutecznie monitorować oraz na zapewnieniu organizacyjnej możliwości faktycznego wykonywania działań mających na celu zarządzanie odchyleniami od zakładanych wskaźników.

Jeśli informacje są łatwo dostępne, łatwo też jest monitorować wiele wątków, aby mieć kontrolę nad całością. Takie poczucie sprawowania kontroli jest jednak złudne. Dlatego za wszelką cenę należy unikać przeładowania informacjami. Jeśli określone informacje nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji oraz wykonywania faktycznych działań, można z nich śmiało zrezygnować i skoncentrować energię na celach, które są naprawdę ważne.

Jeśli mamy już pełne wyobrażenie o tym, jakich informacji potrzebuje przedsiębiorstwo, wizualizacja jest niewiarygodnie silnym narzędziem, które pozwala firmie przejść od koncepcji do działania.

Deska rozdzielcza magazynu

Deska rozdzielcza samochodu i jej odpowiednik, czyli konsola systemu WMS oraz koncepcja oprogramowania Warehouse 3D (WH3D), to znakomity sposób na trójwymiarowy przegląd informacji. Łączą ono dostępne w czasie rzeczywistym informacje operacyjne pochodzące z systemu WMS z taktycznymi oraz strategicznymi związanymi z działalnością biznesową firmy.

Narzędzie WH3D zapewnia dodatkowo nową możliwość szybszego i bardziej całościowego wyciągania wniosków na temat uzyskanych z systemu informacji. Implikacje zastosowania tego narzędzia wykraczają jednak poza samą analizę.

Większości kierowników znana jest frustracja wynikająca z posiadania wiedzy na temat tego, co należy uczynić w określonej sytuacji, bez jednoczesnej możliwości przełożenia tej wiedzy na decyzje. Narzędzie WH3D pozwala na znaczne zwiększenie efektywności wielu procesów zarządzania operacyjnego.

Wyobraźmy sobie, że można w prosty sposób pokazać pracownikom w hali produkcyjnej wnioski z analizy, zamiast próbować ich zainteresować treścią arkusza kalkulacyjnego, który tak naprawdę jest ciekawy jedynie dla jego twórcy. Wyobraźmy sobie też, że dzięki systemowi wizualizacji WH3D osoba odpowiedzialna za zakupy strategiczne zaczyna rozumieć skutki swoich nawyków zakupowych dla funkcjonowania naszego działu. Rozwiązanie to oferuje po prostu właściwe zrozumienie potrzeb biznesowych firmy i zaangażowanie pracowników w ich zaspokajanie. W ten sposób można przełamać bariery istniejące w przedsiębiorstwie.

Nie ma wątpliwości, że zdolność systemu WMS do wizualizacji procesów i wydajności będzie budzić coraz większe zainteresowanie kierowników magazynów na całym świecie. To do dostawców rozwiązań od zarządzania magazynem będzie należała odpowiedź na to zapotrzebowanie z korzyścią dla wszystkich zainteresowanych stron.