Kupiecka rzetelność

W ten sposób Grupa osiągnęła efekt skali zarówno w zakupach, jak i w zaopatrzeniu, co przyczyniło się do jej rozwoju i spowodowało napływ nowych, niezależnych kupców. Po kilku latach współpracy zaobserwowano jednak, że na skutek ostrej walki cenowej na rynku nastąpiła pewna stagnacja. Po wielu analizach okazało się, że stagnacja spowodowana jest nieefektywnym modelem logistyki zaopatrzenia sklepów.

Optymalizacja procesów logistycznych

Rozproszona sieć dostaw i niewielkie wolumeny zamawianych przez sklepy dostaw poszczególnych asortymentów pociągały za sobą nie tylko wysokie koszty logistyczne, ale również przyczyniły się do powstania barier we współpracy z największymi producentami. Jedną z takich barier było tzw. minimum logistyczne, które znacznie przekraczało zamówienie pojedynczego sklepu.

W związku z tym wydedukowano, że rozwiązaniem może być centralny magazyn, gdzie trafiałyby skonsolidowane dostawy, które następnie byłyby dzielone zgodnie z zapotrzebowaniem pojedynczych sklepów. Dodatkową korzyścią, którą dawał magazyn centralny, było zmniejszenie liczby przyjęć towarów w sklepach. W dotychczasowym modelu logistyki liczba przyjęć towarów w sklepach zaczęła przekraczać 16 wizyt w tygodniu.

W Polskiej Grupie Supermarketów rozważano różne scenariusze organizacji centralnego magazynu. Jednak z uwagi na brak doświadczenia w tym zakresie, różnorakie ryzyka inwestycyjne itp. zdecydowano się nawiązać współpracę z operatorem logistycznym, który posiadałby odpowiednie zasoby magazynowe, rozwiniętą sieć dystrybucji również dla towarów świeżych i doświadczenie potrzebne w tym segmencie logistyki, a także byłby gotów na współpracę z partnerem, który nie posiada odpowiednich kompetencji w tym obszarze. Dlatego PGS zdecydowała, że nie będzie powadzić formalnego przetargu, lecz wyśle zaproszenie do kilku operatorów logistycznych specjalizujących się w obsłudze handlu detalicznego.

Wybór operatora logistycznego

W rezultacie zdecydowano się wybrać ET Logistik – operatora z ponad 10-letnim doświadczeniem w obsłudze sieci handlowych, dysponującego odpowiednią powierzchnią magazynu w pożądanej przez PGS lokalizacji, posiadającego własną sieć terminali przeładunkowych (przystosowanych również do obsługi towarów świeżych), która obejmuje cały kraj, i gwarantującego 24-godzinny czas dostawy do każdego miejsca.

Elastyczność operatora logistycznego

O wyborze ET Logistik przez Polską Grupę Supermarketów zadecydowała elastyczna postawa przedstawicieli operatora i możliwość dokonywania ustaleń na bieżąco, bez potrzeby odwoływania się i oczekiwania na „zgodę góry”.

W listopadzie 2011 roku obie strony podpisały „list intencyjny”, w którym zawarto wyłącznie podstawowe założenia dotyczące obsługi sieci PGS. Następnie przystąpiono do podstawowych ustaleń technicznych, z czego największą część poświęcono integracji systemu ERP funkcjonującego w PGS z systemem WMS operatora. W ciągu czterech miesięcy, bo już w lutym 2012 roku, magazyn ET Logistik podjął operacyjną działalność dla sieci PGS.

Dopiero w drugiej połowie 2012 roku nastąpiła bardziej szczegółowa i sformalizowana współpraca obu partnerów. Jednak nawet w tej sformalizowanej strukturze ograniczono się do krótkiej umowy, w której zdefiniowano jedynie podstawowe obowiązki obu stron – resztę pozostawiając bieżącym, operacyjnym i biznesowym ustaleniom. Rozwiązanie to okazało się w praktyce nad wyraz trafne. W miarę wzrastania poziomu świadomości wśród sieci zrzeszonych w PGS i jej rozwoju pojawiały się bowiem nowe potrzeby i kolejne pomysły usprawniające współpracę.

Do tej pory dwukrotnie już zmieniano konfigurację wymiany danych między systemami PGS i ET Logistik. Operator zwiększył powierzchnię w magazynie dla obsługi szerszej gamy produktów świeżych, kilkukrotnie rekonfigurował geografię magazynu i proporcje do obsługi zapasu i cross-docku. Wszystkich tych zmian dokonywano bardzo szybko, w krótkich terminach. Było to możliwe jedynie w warunkach funkcjonowania ramowej umowy, dającej możliwość modelowania działań na bieżąco, stosownie do sytuacji.

Korzyści współpracy

Współpraca z ET Logistik spowodowała konsolidację i rozwój sieci sklepów w ramach Polskiej Grupy Supermarketów. Od momentu uruchomienia magazynu centralnego nastąpił dynamiczny przyrost sklepów zrzeszonych w PGS (z 296 na koniec 2011 r. do 498 obecnie) połączony ze znacznym rozwojem terytorialnym. Na początku Polską Grupę Supermarketów tworzyli kupcy z Warszawy i okolic, w 2011 roku przystąpili do niej przedsiębiorcy z województwa mazowieckiego, łódzkiego i lubelskiego, a obecnie PGS poszerzyła swoją ekspansję o województwa: pomorskie, warmińsko-mazurskie, kujawsko-pomorskie, świętokrzyskie, małopolskie i śląskie.

W zrzeszonych w Grupie sieciach stopniowo również zaczęto ujednolicać rozwiązania informatyczne, a konsolidacja dużej części dostaw spowodowała znaczne zmniejszenie obciążenia pracowników sklepów obowiązkami niezwiązanymi z bezpośrednią obsługą klienta.

Funkcjonowanie sklepów w ramach PGS umożliwia efektywnie zaopatrywać te sklepy we wszystkie produkty asortymentowe, i co równie ważne, nastąpiła istotna poprawa zaopatrzenia w kategoriach produktów świeżych, takich jak: ryby wędzone, owoce i warzywa, nabiał i przetwory, dania gotowe.

Dzięki takiej konsolidacji zaopatrzenia, od 2011 roku obroty w całej PGS wzrosły o ponad 60%, z 1,51 do 2,54 mld złotych rocznie. A większe obroty w handlu to sprawniejsza sieć dystrybucji i poprawa efektywności wykorzystania środków transportu. Wzrost obrotów w Polskiej Grupie Supermarketów oznacza więcej pracy, a co za tym idzie, także i zysków dla operatora logistycznego, bo kiedy jedna strona umowy zarabia, to i druga odnosi korzyści.

– Odnieśliśmy wspólnie sukces, bo sobie zaufaliśmy – mówi Michał Sadecki, prezes Polskiej Grupy Supermarketów – i obie strony nie zapomniały pojęcia „kupieckiej rzetelności” oraz nie patrzą na współpracę w krótkoterminowej perspektywie.