Liczy się rozwiązanie – nie system

Niestety nie każde wdrożenie systemu WMS udaje się zwieńczyć sukcesem. Jak wynika z niezależnych zagranicznych badań, jedynie ok. 40% klientów jest zadowolonych z efektów wdrożenia systemu do zarządzania magazynem. Tak mała liczba klientów bynajmniej nie wynika jedynie z błędów popełnionych przez firmę wdrażającą system WMS. Nierzadko bowiem to właśnie klient jest odpowiedzialny za efektywność oprogramowania, które ma wspierać jego procesy w magazynie. Do najczęstszych błędów leżących po stronie klienta należą: nieodpowiednio dobrany zespół pracowników odpowiedzialnych za współpracę z firmą wdrażającą, brak asertywnej postawy kierownika projektu po stronie klienta, dostarczanie niepełnych lub wręcz błędnych informacji na temat wymagań, ale przede wszystkim brak jasno sprecyzowanych celów głównych i cząstkowych, jakie mają zostać osiągnięte po wdrożeniu systemu WMS. Często błąd popełniany jest na samym początku, gdyż celem nie może być samo wdrożenie systemu WMS. To tak, jakby celem był sam samochód, a nie miejsce, do którego chcemy dojechać. Jednak powyższe problemy nie powinny w żadnym wypadku być argumentem przemawiającym za rezygnacją z wdrożenia, gdyż prawidłowo zainstalowany system WMS może przynieść firmie ogromne korzyści.

Grupę Exorigo-UPOS wdrożyła system G.O.L.D. Styock w centrum dystrybucyjne koło Teresina. System ten w pełni zarządza wszystkimi procesami magazynowymi, a jego największą zaletą jest duża wydajność i stabilność działania. Prosty i czytelny interface przekłada się na dużą efektywność pracy i niski poziom błędów.

Problemy z WMS: Mała wydajność systemu

Bywa, że firmy, które posiadają system WMS, często borykają się z brakiem odpowiedniej wydajności systemu. O ile w początkowej fazie wdrożenia wydawało się, że krótkie przerwy w działaniu aplikacji nie stanowią problemu, o tyle po zwiększeniu liczby pracowników i ilości zamówień opóźnienia dają się bardziej odczuć. Dotyczy to nie tylko operacji wykonywanych na magazynie, ale także wszelkiego rodzaju generowania informacji w postaci np. raportów. W jednej z większych firm z branży 3PL na Śląsku po wdrożeniu systemu znanego producenta oprogramowania generowanie raportu służącego wycenie za usługi logistyczne trwało całą noc! I nie zawsze kończyło się sukcesem.

Duże koszty modyfikacji

W przypadku oprogramowania, które jest mało parametryzowane, co dotyczy głównie tańszych i „młodszych” produktów WMS, wszelkie zmiany w procesach logistycznych u klienta wymagają mniejszych lub większych modyfikacji. Ponieważ dostawcy oprogramowania WMS utrzymują się również z tego rodzaju działalności, bywa, że koszty modyfikacji przekraczają budżet firmy przewidziany na rozwój systemu WMS. Wówczas utrudniony jest swobodny rozwój firmy, gdyż związana jest „sztywnymi” procedurami zarządzanymi przez system WMS. Wyjątkowo nie fair w stosunku do klienta jest pobieranie przez dostawcę systemu WMS opłat np. za dodawanie nowego użytkownika systemu WMS lub dodanie nowych lokalizacji w magazynie, co czasami niestety się zdarza.

Ograniczenia techniczne

Bywa, że firmy użytkujące system WMS nie mogą zmienić firmy kurierskiej, gdyż ich system WMS potrafi komunikować się jedynie z jedną wybraną przed wdrożeniem firmą, a dostawca systemu WMS tłumaczy się problemami technicznymi. Może okazać się również, że nie jest możliwe podłączenie do systemu WMS elektronicznej wagi, która przekazywałaby informację o zważonej wadze wprost na terminal ekranowy, pomimo tego, że waga jest dostosowana do wymiany informacji np. poprzez port RS232. Problemy techniczne często wynikają z przestarzałej lub chaotycznej architektury systemu WMS lub po prostu z braku wiedzy koniecznej do integracji z takimi urządzeniami jak wagi, przenośniki, skanery czy też szafy automatyczne. W takich przypadkach dostawcy najczęściej stosują ceny zaporowe.

Brak serwisu

Każdy system WMS musi być serwisowany przez dostawcę. Właściwy serwis zapewnia ciągłą pracę oraz likwidowanie wszelkich błędów. Co więcej, często w ramach pakietu serwisowego realizowane są małe, ale potrzebne modyfikacje systemu, a pracownik serwisu zawsze pomoże np. przy konfigurowaniu systemu WMS. Dzięki temu klient ma pewność, że nie został sam z wdrożonym oprogramowaniem. W przypadku małych kilkuosobowych firm dostarczających systemy WMS istnieje uzasadniona obawa, że młodzi biznesmeni po prostu zmienią branżę. Weryfikacja i „czyszczenie” rynku dostawców WMS ma najczęściej miejsce podczas większych kryzysów ekonomicznych, kiedy to klienci wstrzymują decyzję o inwestycjach. Brak serwisu to brak wsparcia i rozwoju oprogramowania, co przekłada się na niemożliwość bezpiecznego rozwoju logistyki firmy.

Brak algorytmów optymalizujących

Nie każdy system WMS w pełni zasługuje na to, aby nazywać go systemem do zarządzania magazynem. Tańsze produkty to najczęściej narzędzia służące do obsługi kodów kreskowych, które można określić skrótowo MMM – Magazynowy Moduł Mobilny. Nie optymalizują one pracy na magazynie, a jedynie ją ułatwiają poprzez eliminację dokumentów papierowych. Dla przykładu, w prostych systemach WMS pracownik magazynowy musi na terminalu wybrać, czy ma pracować na przyjęciach, wydaniach czy też może zrobić uzupełnienie towaru do miejsc kompletacyjnych. O ile w małych magazynach, gdzie pracuje kilku magazynierów, a rotacja towaru jest na małym poziomie, takie rozwiązanie jest wystarczające, o tyle w magazynach dynamicznie rozwijających się, gdzie pracuje kilkudziesięciu pracowników, z pewnością przydaje się system, który sam zarządza, wybiera i przekazuje zadania do wykonania różnym pracownikom.

We wszystkich tych przypadkach należy rozpatrzyć zmianę systemu WMS. Kalkulacja opłacalności takiej inwestycji musi wziąć pod uwagę szacowane oszczędności i zyski zarówno mierzalne, jak i niemierzalne wynikające z wdrożenia nowego systemu WMS. Klienci, którzy po raz drugi przymierzają się do projektu wdrożenia, są z reguły dużo bardziej doświadczeni i zwracają uwagę na cele i potencjalne problemy, jakie mogą pojawić się w trakcie i po wdrożeniu.

Wskaźnik opłacalności RIO

Czy jednak samo matematyczne oszacowanie kosztów jest najważniejsze? Okazuje się, że wielu klientów obawia się przede wszystkim utraty pozycji rynkowej wynikającej np. z braku możliwości zwiększenia ilości wydań. Zdarza się bowiem paradoksalnie, że zwiększenie liczby pracowników pracujących w magazynie powoduje zmniejszenie wydajności systemu WMS! Trudno wówczas oszacować w liczbach spadek ilości klientów. Ma to miejsce głównie podczas spiętrzeń zamówień, charakterystycznych dla wielu różnych branży. Jeśli jednak zarząd firmy wymaga podania konkretnych obliczeń, dzięki którym szef logistyki będzie miał większe szanse na przeforsowanie pomysłu o wdrożeniu nowego systemu WMS, można posłużyć się obliczeniem dwóch wskaźników opłacalności ROI. Jeden z nich dotyczyłby wdrożenia nowego systemu WMS, drugi zaś uwzględniałby wszelkie modyfikacje konieczne do przeprowadzenia w starym systemie, jeśli jest to oczywiście możliwe do zrealizowania. Wskaźnik ROI dla wybranego okresu można obliczyć tak:

ROI dla nowego systemu WMS = (Zysk – (Inwestycja+Koszty)) / (Inwestycja+Koszty)

ROI dla obecnego systemu WMS = (Zysk – (Modyfikacje+Koszty) / (Modyfikacje+Koszty)

Modyfikacje obecnego systemu WMS najczęściej nie rozwiązują wszystkich problemów, gdyż dotyczą poszczególnych „wycinków” procesów logistycznych. Dla przykładu, jeśli stary system WMS nie miał zaawansowanych algorytmów optymalizujących procesy logistyczne, obecny dostawca raczej nam ich nie zaproponuje, gdyż wiązałoby się to z głęboką modyfikacją całej filozofii działania prostego systemu WMS.

Podjęcie decyzji może być wsparte wykresem, który zilustruje nam okres, po którym osiągniemy zwrot z modyfikacji lub inwestycji.

System G.O.L.D Stock

Przykładem nowoczesnego systemu WMS, który posiada zaawansowane narzędzia optymalizujące, jest system G.O.L.D. Stock produkcji Aldata, wdrażany przez Grupę Exorigo-UPOS. Może on pracować w dwóch trybach pracy. W pierwszym z nich dla określonego pracownika są dobierane w odpowiedniej kolejności zadania do wykonania. W drugim trybie dla wymaganych do realizacji zadań dobierani są odpowiedni pracownicy pod względem ich rozmieszczenia, a także pod względem możliwości wózków widłowych, na których pracują. Pierwszy tryb jest wybierany w przypadku małych spiętrzeń prac, gdzie pracuje mała liczba pracowników. Tryb drugi świetnie sprawdza się tam, gdzie liczba pracowników jest zwiększona, np. podczas sezonowych spiętrzeń. Dodatkową zaletą tego oprogramowania jest bardzo duża wydajność i niezawodność, o czym przekonali się pracownicy dużego centrum dystrybucyjnego w okolicach Teresina, niedaleko Warszawy.

Decyzja o zmianie systemu WMS jest krytyczna dla przedsiębiorstwa zajmującego się dystrybucją towaru. Klienci, którzy pierwszy raz wdrażają system WMS, na ogół patrzą najpierw na cenę, a następnie na jakość, nie zastanawiając się nad konkretnymi celami wdrożenia systemu WMS. W przypadku drugiego wdrożenia osoby decyzyjne po stronie klienta powinny przede wszystkim określić konkretne cele, jakie mają być osiągnięte po wdrożeniu systemu WMS. Takim celem może być przykładowo zwiększenie wydajności o konkretny wymiar procentowy w okresach szczytowych lub zmniejszenie błędnych wydań do satysfakcjonującego poziomu. Przyjęte cele biznesowe powinny towarzyszyć wdrożeniu systemu WMS na każdym etapie projektu. W następnej kolejności analizowana powinna być jakość produktu, a później jego cena. Dopiero wówczas mamy duże szanse na uzyskanie sukcesu wdrożenia.