Metoda ABC

Metoda ABC jest to metoda analizowania zadań i polega na regule 15:65. Mówi ona o tym, że w procesie produkcji usług wystarczy 5-20 % nakładów, aby osiągnąć wynik na poziomie 75-80 %. Tylko 10-30 % czasu poświęconego wysiłkowi intelektualnemu wystarczy, aby uzyskać 60-80 % całkowitego sukcesu w dziedzinie zarządzania. Istotne jest to, aby wszystkie te możliwości wykorzystać na zasadzie priorytetu zadań, a nie według pilności. Na początku należy wykonać zadania najważniejsza, a potem dopiero najłatwiejsze.

Ta oto reguła może zastać zastosowana przez menedżera, która jest swoistym rodzajem pracy umysłowej. Wynika z tego, że każdy zarządzający może osiągnąć 65 % “zwykłej” wydajności, wykorzystując zaledwie 15 % normalnego czasu pracy. Aby uzyskać taki wynik, kierownik powinien podzielić swoje obowiązki i zadania na:

– zadania A– to te, których kierownik nie może przekazać nikomu innemu- ani swojemu zastępcy, ani podwładnym. Są to najważniejsze decyzje, których podjęcie są istotne dla całej organizacji. Wymagają one tylko około 5 % czasu, a ich wkład w ostateczny wynik wynosi aż 75 %;

– zadania B- są to zadania pilne i specjalne. Można je jednak przekazać do wykonania komuś innemu. Stanowią one około 20 % czasu i około 20 % wartości;

– zadania C– są to najczęściej zadania z poprzedniego dnia. Zazwyczaj są one pilne, ale można je przekazać zastępcy lub pracownikom niższego szczebla. Zajmują one aż 75 % czasu, a ich wartość wynosi tylko 5 %.

Kolejnym krokiem jest spisanie tych zadań, które muszą być wykonane tylko osobiście przez niego, a pozostałe zadania (czyli B i C) przekazać właściwym osobom. Przekazanie ich podwładnym sprawia, że kierownik odciąża się od niepotrzebnych obowiązków, a pracownikom pozwala na większą motywację do wspólnej pracy z menedżerem.