Na straży bezpieczeństwa

Zwalczanie działań przestępczych powodujących szkody, jest jednym z sposobów na optymalizację kosztów, ponoszonych przez przedsiębiorstwo. Dlatego coraz większą rolę w zabezpieczaniu procesów logistycznych, spełnia dobrze funkcjonujący dział bezpieczeństwa, którego zadaniem jest m.in. zwalczanie zjawisk kryminalnych (kradzież mienia klientów, własności firmy). Tego typu wydziały stają się jedną z zębatek, sprawnie funkcjonującego „mechanizmu” przedsiębiorstwa logistycznego, bez którego firma narażona jest na straty materialne i co najgorsze wizerunkowe.

Zwalczanie działań przestępczych powodujących szkody, jest jednym z sposobów na optymalizację kosztów, ponoszonych przez przedsiębiorstwo.

Potrzeba bezpieczeństwa

Odpowiednim profesjonalnym działaniem prewencyjnym, można skutecznie zniechęcić grupy lub pojedynczych ludzi do planowania i wykonywania akcji przestępczych. Mówił o tym Piotr Zwierzyński, kierownik działu administracji i bezpieczeństwa w Gefco Polska, na konferencji TSL Business Meeting, która odbyła w Warszawie. Podczas wygłoszonej prelekcji wskazał najbardziej zagrożone kradzieżą aktywności logistyczne, do których zaliczył: w transporcie drogowym (przesyłki FTL, przesyłki drobnicowe, przesyłki kurierskie), w transporcie kolejowym (przesyłki kontenerowe, przesyłki sypkie, przesyłki samochodów), w transporcie lotniczym i morskim (przesyłki kontenerowe, przesyłki lotnicze) oraz w logistyce magazynowej (składowanie itp.).

Celami kradzieży mogą stać się przesyłki i mienie firmy, materiały eksploatacyjne oraz ważne dla firmy i klienta informacje. Kradzieże dotyczą więc wszystkich gałęzi logistyki i obejmują wszelkiego rodzaju towary, które nie są właściwie zabezpieczone i na które istnieje popyt na czarnym rynku. Dlatego coraz ważniejszą rolę zaczynają odgrywać działy bezpieczeństwa, prowadzone przez odpowiednio wykwalifikowane do zwalczania niepożądanych sytuacji osoby. Głównym zadaniem wydziału jest wykrywanie i likwidowanie działań przestępczych na szkodę klienta i pracodawcy.

Prosta struktura ochrony

Struktura działu bezpieczeństwa uzależniona jest od wielkości przedsiębiorstwa. Wydział musi brać pod uwagę fakt, iż każda z osób wykonujących swoje codzienne obowiązki jest potencjalnym sprawcą sytuacji niepożądanych. W małych firmach struktura bezpieczeństwa jest prosta. Inspektor ochrony podlega bezpośrednio pod dyrektora magazynu. Wszelkie informacje na temat zagrożeń, stwierdzonych nieprawidłowościach, sposobie przeciwdziałania, przekazywane są bezpośrednio do dyrektora, który nierzadko jest właścicielem firmy. Prosta struktura może przynieść firmie wiele korzyści, ale niestety, tylko na poziomie oddziału, takich ja: identyfikację zagrożeń i działania prewencyjne, wykrywcze, uproszczone nadzorowanie przestrzegania przepisów BHP, nadzorowanie przestrzegania przepisów przeciw pożarowych, nadzór nad ruchem osobowym, nadzór nad elektronicznymi systemami zabezpieczeń, nadzór nad wykonawcami świadczącymi swoje usługi na terenie magazynu, objętego kompetencjami działu bezpieczeństwa.

Z kolei wadami prostej struktury działu bezpieczeństwa są: ograniczone działanie prewencyjne, gdzie inspektor ochrony działa tylko w ramach danego magazynu, mniejsza skuteczność działań prewencyjnych, ze względu na ograniczony przepływ informacji, ograniczone fundusze operacyjne, przy mniejsze ilości działań przestępczych oraz podległość funkcjonalna niskiego szczebla.

Struktura działu bezpieczeństwa uzależniona jest od wielkości przedsiębiorstwa.

Złożona struktura ochrony

W dużych organizacjach, posiadających kilkanaście oddziałów i aktywności, informacja musi być w odpowiedni sposób pozyskiwana, przekazywana, gromadzona oraz analizowana. Bez tego, dział nie osiągnie pożądanej efektywności i może stać się dla firmy dodatkowym kosztem.

W strukturze złożonej nad inspektorem ochrony działają koordynatorzy ochrony, podlegli bezpośrednio szefowi bezpieczeństwa, który odpowiada przed zarządem. Kontakt między szefem bezpieczeństwa, a zarządem umożliwia przeforsowanie i wdrożenie Polityki Bezpieczeństwa, jednocześnie w całej firmie.

Szef bezpieczeństwa w firmie jest osobą, do której spływają wszelkie informacje o działaniach przestępczych i podjętych środkach zapobiegawczych. Po analizie i weryfikacji dane na temat newralgicznych punktów w łańcuchu dostaw, przedstawiane są zarządowi, który podejmuje ostateczną decyzję (przy konsultacji z szefem ochrony), co do realizacji projektów, mających zapobiec działaniom kryminalnym.

Złożona struktura niesie za sobą pewne minusy. Należą do nich: wysokie koszty personalne, ze względu na potrzebę obsadzania wyższych stanowisk ochrony, ludźmi o wysokich kwalifikacjach i z wiedzą z zakresu bezpieczeństwa przedsiębiorstw; wysokie koszty operacyjne, szeroko zakrojone działania prewencyjne, dokładne analizy zebranego materiału dowodowego itd. Brak doświadczonego personelu – specjaliści ochrony potrzebują czasu, aby poznać specyfikę branży logistyczno-transportowej.

Korzyści, jakie przynosi przedsiębiorstwu rozbudowana struktura działu bezpieczeństwa to:

działania wykrywcze na poziomie całej firmy (organizacji), analiza zjawisk przestępczych w firmie oraz opracowanie kompleksowych sposobów przeciwdziałania, działania prewencyjne na poziomie firmy (kontrole, programy prewencyjne, akcje informacyjne itp.), wprowadzenie jednolitych standardów w zakresie ochrony na poziomie całego przedsiębiorstwa, podległość funkcjonalna wysokiego szczebla, nadzorowanie przestrzegania przepisów BHP, nadzorowanie przestrzegania przepisów przeciw pożarowych, przeprowadzanie ewakuacji personelu, nadzór nad ruchem osobowym pracowników, wybór i nadzór nad elektronicznymi systemami zabezpieczeń, wybór i nadzór nad podwykonawcami.

Gefco, posiadając skuteczne środki prewencyjne, wyeliminowało problem alkoholu, pożarów oraz zminimalizowało ilość procederów kradzieży. Standardowe działania prewencyjne to systematyczne kontrole szafek pracowników, testy trzeźwości pracowników przed przystąpieniem do pracy, kontrole odzieży roboczej itp.

Systematycznym kontrolą poddawane są również pomieszczenia socjalne i szczególne miejsca w magazynach, gdzie może dojść do przechowywania skradzionego mienia. Wiedza pracowników w magazynach o przeprowadzanych kontrolach skutecznie zniechęca potencjalnych przestępców do podejmowania działań kryminalnych . – mówi Piotr Zwierzyński kierownik działu administracji i bezpieczeństwa w firmie Gefco Polska Sp. z o.o.

Najważniejszym elementem dla złożonego działu bezpieczeństwa jest informacja na temat głównych punktów zagrożeń w łańcuchu logistycznym.

Pozyskiwanie informacji

Preferowanymi pracownikami działu bezpieczeństwa są byli pracownicy wydziałów dochodzeniowo-śledczych lub kryminalnych policji. Mogą to być kierownicy sekcji, czyli osoby mające doświadczenie w zarządzaniu grupą ludzi. Szeregowy pracownik może działać w strukturze magazynu, jednak stanowiska koordynatorów i szefów bezpieczeństwa powinny być obsadzane osobami, które będą posiadać umiejętności niezbędne do analizy uzyskanych informacji oraz budowania na ich podstawie strategii zwalczania przestępstw kryminalnych.

Drugim źródłem rekrutacji, według Piotra Zwierzyńskiego, są Wyższe Szkoły Bezpieczeństwa i Ochrony oraz pozostałe uczelnie kształcące wykwalifikowanych absolwentów ochrony. Osoby te muszą być doskonale zorientowane w przepisach prawnych dotyczących naruszania dóbr osobistych pracownika.

Najważniejszym elementem poprzedzającym działania wykrywacze, jest informacja. Każda, zawierająca nawet poszlaki zagrożeń w łańcuchu logistycznym. W tym celu komórka bezpieczeństwa musi współpracować zarówno z działami reklamacji lub biura obsługi klienta, jak i szeregowymi pracownikami.

Bardzo ważnymi źródłami informacji są kierownicy poszczególnych dziedzin aktywności, którzy na bieżąco, wiedzą o zaistniałych sytuacjach np. kradzieży częściowej. W przypadku stwierdzenia kradzieży, magazynier zgłasza fakt naruszenia przesyłki kierownikowi danej dziedziny, który informuje natychmiast szefa bezpieczeństwa o prawdopodobieństwie kradzieży. Sygnał o takim procederze może być wysłany emailem, przekazany ustnie lub udokumentowany przy wykorzystaniu druku zgłoszenia.

Kolejnym środkiem pozyskiwania informacji stosowanym w działach bezpieczeństwa jest OZI, czyli osobliwe źródło informacji. Są nimi pracownicy i inne osoby informujące inspektora ochrony o niepożądanych sytuacjach kryminalnych lub BHP, za co w zależności od wagi przekazanej informacji są odpowiednio gratyfikowane. Standardowym narzędziem pracy wydziału bezpieczeństwa jest monitoring wizyjny który powinien mieć tylko do swojej dyspozycji. Analiza materiału video oraz informacje ochrony zewnętrznej, wspomagają własne obserwacje i ustalenia w toku przeprowadzanego śledztwa.

Postępowanie wyjaśniające

Identyfikacja zdarzenia rozpoczyna się od przesłuchania świadków, którzy zgłosili fakt kradzieży. Następnie zbiera się materiał fotograficzny, zapisy video z dostaw, kompletacji, załadunku i wyładunku towaru. Należy zabezpieczyć przesyłkę, jeśli jest to kradzież częściowa, dla potrzeb firmy ubezpieczeniowej i organów ścigania. Później dział bezpieczeństwa zgłasza zaistniały proceder policji lub prokuraturze, z którymi powinna być prowadzona nieustanna, ścisła współpraca. W przypadku ustaleniu sprawców, dział bezpieczeństwa ma za zadanie przekazanie ich lub wskazanie organom ścigania miejsce ich pobytu. Na końcu postępowania dochodzeniowego, wydział bezpieczeństwa zamyka sprawę z odpowiednimi wnioskami, przekazując materiały do analizy wyższym szczeblom ochrony (koordynatorom, szefom bezpieczeństwa).

Andrzej Stocker
Kierownik Centrum Dystrybucyjnego FIEGE

Procesy logistyczne w łańcuchu dostaw narażone są na występowanie różnego rodzaju zakłóceń. Jednym z nich są kradzieże. Na szczęście skala tych zdarzeń w perspektywie ostatnich kilkunastu lat znacznie zmalała, ponieważ firmy wypracowały szereg różnych rozwiązań, mających na celu ochronę towarów.
Fiege zwraca szczególną uwagę na bezpieczeństwo towarów, będących własnością jej klientów. Dążąc do wyeliminowania zjawiska kradzieży produktów, znajdujących się pod naszą opieką, skonstruowaliśmy odpowiedni proces przepływu towaru, który z jednej strony minimalizuje ryzyko utraty produktów, a z drugiej strony daje możliwość weryfikacji poprawności procesu na każdym etapie jego stosowania. Nasze systemy informatyczne pozwalają na śledzenie całej ścieżki przepływu towaru (od momentu pojawienia się towaru w magazynie, do momentu jego dostarczenia do finalnego odbiorcy).
Dodatkowym elementem, na który warto zwrócić uwagę, a który ma istotny wpływ na efekt działań prewencyjnych, jest współpraca z wykwalifikowaną agencją ochrony, która zapewnia nadzór nad częścią obszaru związanego z bezpieczeństwem produktów. Bardzo ważne jest również zastosowanie nowoczesnego systemu monitoringu i kontroli dostępu do magazynowanego towaru.
Fiege buduje również zespół, który jest świadomych konieczności eliminowania wszelkich tego typu zagrożeń.

Marc Le Bozec
Dyrektor Handlowy
oraz
Ewelina Kubasik
kierownik ochrony
ID Logistics Polska S.A.
Towarami najbardziej narażonymi na kradzież są alkohole i kosmetyki oraz wszelkie nowości, pojawiające się na rynku. W naszych magazynach przeważają produkty spożywcze, dlatego dochodzi u nas również do konsumpcji składowanych towarów.
W naszej firmie każdy magazyn objęty jest indywidualnym działem kontroli i bezpieczeństwa, który ma za zadanie, minimalizowanie kradzieży składowanych towarów. Oprócz tego zatrudniamy koncesjonowaną agencję ochrony, której pracownicy nadzorowani są przez osoby posiadające licencje drugiego stopnia.
Pracownicy ID Logistics Polska S.A. objęci są systemem premiowym, opartym na wydajności ich pracy. Są to warunki pracy, w których pracownikowi zależy bardziej na uzyskaniu intratnej premii, niż ryzykowanie kradzieży, która kończy się zwolnieniem dyscyplinarnym.
Nasze obiekty to nowoczesne parki logistyczne, wyposażone w szereg zabezpieczeń technicznych. Do niektórych z nich należy telewizja przemysłowa oraz różnego typu kontrole dostępu. Wszystkie produkty wznoszone na teren magazynów, musza być obklejone przez ochronę odpowiednimi oznakowaniami, aby mieć pewność, że nie jest to towar z magazynu.
Prowadzimy też losową kontrolę wychodzących pracowników i każdy bez względu na stanowisko, ma obowiązek poddać się takiej kontroli. Bezpieczeństwo produktu od momentu przyjęcia na magazyn, aż po dostarczenie go do odbiorcy, jest jednym z naszych głównych obowiązków, jako operatora logistycznego.

Dariusz Nachyła
dyrektor działu logistyki i transportu krajowego
Hellman Worldwide Logistics Sp. z o.o.

Mogę śmiało stwierdzić, że w perspektywie ostatnich 10 lat, prace organów ścigania przyniosły widoczne rezultaty. Zdecydowanie spadła ilość kradzieży pełnych ładunków w połączeniu z rozbojami. Obecnie w Hellman Worldwide Logistics Polska od kilki lat obserwujemy spadek kradzieży drobnych, które są udziałem przewoźników oraz pracowników i odbiorców przesyłek, szczególnie dużych sieci handlowych.
Straty ograniczamy dzięki współpracy z naszymi klientami oraz odbiorcami dostaw w zakresie: monitoringu pojazdów i terminali, wydzielenia specjalnych DOK-ów załadunkowych dla towarów wrażliwych, personalizacji kontroli przygotowania towarów, prowadzenia tzw. ciągłych inwentaryzacji itp.
Skuteczne rozwiązania wypracowaliśmy z klientami branży alkoholowej i elektroniki użytkowej, a więc branż najbardziej zagrożonych ze względu na specyfikę swoich produktów. W przygotowaniu rozwiązań prewencyjnych szczególnie istotne, były uwagi i konkretne działania lokalnych komisariatów policji i pracowników ochrony.
Obecnie wdrażamy system TAPA (Transported Basset Protection Association), który umożliwia stosowanie rygorystycznych, jednolitych zasad postępowania w całej Europie, dla sieci dystrybucji, specjalizującej się w produktach podwyższonego ryzyka. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom, problemy związane z kradzieżą są pomijane podczas procesu kalkulacji ryzyka i kosztów w działalności naszej firmy.

Grzegorz Kokot
kierownik Działu Zarządzania Ubezpieczeniami i Reklamacjami
DSV Road Sp. z o.o

Na kradzieże najbardziej narażone są towary wysokiej wartości (np. telewizory, kamery) oraz te dobra, które łatwo sprzedać na czarnym rynku – wyroby farmaceutyczne i kosmetyki.

Ryzyko kradzieży z transportu zwiększa się w porze nocnej. Dlatego szczególnej uwagi wymagają wszelkie parkingi przy autostradach i drogach ekspresowych oraz inne miejscach postoju na trasie – przypadkowe (np. zatoki przy drogach) lub planowane (np. stacje benzynowe, bary, restauracje). Do listy dodałbym jeszcze obszary obsługi transportów – okolice terminali, portów itp.

Najważniejszym działaniem prewencyjnym, jakie podejmujemy, jest budowanie świadomości realnego zagrożenia. DSV Road troszczy się o bezpieczeństwo już na etapie projektowania usługi, stosując operacyjny system zarządzania ryzykiem transportowym. Jego podstawowym ogniwem jest spedytor, który koordynuje procedury bezpieczeństwa we współpracy ze zleceniodawcami i podwykonawcami.

Wszystko zaczyna się od przyjęcia i analizy otrzymanego zlecenia transportowego. Na tej podstawie określa się ryzyko danego transportu ze względu na rodzaj, wartość i wielkość towaru oraz kierunek transportu. To umożliwia odpowiednią weryfikację i dobór przewoźnika. Bierzemy pod uwagę zarówno zakres jego ubezpieczenia OC przewoźnika, jak i rodzaj pojazdów, którymi dysponuje. Niektóre ładunki wymagają, bowiem bezwzględnie zamkniętej przestrzeni ładunkowej lub systemu monitoringu GPS. Istotne są także ustalenia operacyjne: dobór trasy i miejsc postoju, określenie drogi komunikacji z kierowcą, czy sposobu postępowania w razie wystąpienia kradzieży lub rabunku.

Ważnym czynnikiem jest także propagowane przez nas ubezpieczenie CARGO. Zwiększa ono poczucie bezpieczeństwa klientów, a jednocześnie wymusza odpowiednie przygotowanie ładunków do transportu i zachowanie ostrożności przez przewoźników.