Na straży bezpieczeństwa- Dział Inkaso TimoCom
Problem z nierzetelnymi kontrahentami jest powszechną bolączką branży transportowej. Z tego względu priorytetową sprawą dla TimoCom, lidera na rynku wśród giełd transportowych, a od jesieni 2009 również oferenta Europejskiej Platformy Przetargowej TC eBid ®, jest bezpieczeństwo
- 1. Czy mógłby Pan nam podać jakieś reguły, dzięki którym można zapobiec problemom
związanym z płatnościami?
Jeżeli chodzi o firmy transportowe podstawową regułą jest to, by zweryfikować swojego zleceniodawcę. Warto sprawdzić numer faksu, z którego otrzymało się zlecenie, bądź adres
e-mailowy- czy na pewno należy on do firmy, od której otrzymaliśmy zlecenie transportowe. W przypadku pierwszej współpracy z daną firmą warto również poprosić o numery kontaktowe do dotychczasowych kontrahentów. Dodatkowo proponujemy zweryfikować firmę za pomocą dostępnych wywiadowni gospodarczych, w przypadku firm polskich jest to
np. Krajowy Rejestr Dłużników, a w Niemczech – Creditreform, czy strona www.handelsregister.de , na której sprawdzimy to, czy numer w rejestrze handlowym zgadza się z firmą. Można również zasięgnąć opinii na formach transportowych, aczkolwiek należy wziąć pod uwagę fakt, że informacje tam zawarte nie musza być w 100% wiarygodne.
W przypadku spedytorów podstawowa weryfikacja nie powinna odbiegać znacząco od opisanej powyżej, jeżeli natomiast pierwszy raz współpracujemy z danym przewoźnikiem warto poprosić go o dokumenty rejestrowe firmy oraz poświadczenie posiadanych ubezpieczeń.
- Co zrobić, jeżeli niestety mimo zachowanych środków bezpieczeństwa, doszło do problemów z płatnościami?
Ważne jest to byśmy przede wszystkim pamiętali o terminach przedawnienia roszczeń związanych z płatnościami za usługę transportową. Według konwencji CMR termin przedawnienia jest dosyć krótki i wynosi 12 miesięcy, jednak liczony jest począwszy od upływu 3 miesięcznego terminu od dnia zawarcia umowy przewozu. (art.32 Konwencji CMR). Natomiast w przypadku ustawodawstwa polskiego termin przedawnienia jest jeszcze krótszy i wynosi 12 miesięcy od daty dostarczenia towaru (art. 77 Ustawy Prawo Przewozowe).
- Czy Państwo pomagacie swoim klientom odzyskać pieniądze?
Oczywiście, jako giełda ofert transportowych świadczymy dla naszych klientów dodatkową usługę polegającą na udzieleniu pomocy w odzyskaniu zaległych należności finansowych. Istotne jest to, że ze względu na pewne ograniczenia, nasze działania mogą być podjęte dopiero po upływie 30 dni od daty płatności faktury wynikającej ze zlecenia transportowego. W celu jej realizacji należy przesłać do nas komplet dokumentów transportowych tj. fakturę za transport, zlecenie transportowe, dokument CMR bądź inny dokument potwierdzający dostarczenie towaru, wezwanie dłużnika do uregulowania płatności. Do dokumentów tych należy również dołączyć wypełniony druk zlecenia inkaso, który jest dostępny na naszej stronie internetowej- www.timocom.pl. Aby go pobrać wystarczy na naszej stronie głównej wpisać w znajdującym się w prawym górnym rogu okienku wyszukiwania kod 6800. Dokumenty te należy przesłać do nas faksem na numer: 67 352 15 07 lub mailem na adres: inkasso.pl@timocom.com
- A jak przebiega procedura realizacji zlecenia inkaso?
W momencie otrzymania kompletu dokumentów nasi pracownicy wprowadzają sprawę do systemu oraz informują klienta o przyjęciu sprawy do realizacji. Następnie jeżeli dłużnikiem jest firma polska kontaktujemy się z nimi osobiście wysyłając do nich zawiadomienie o złożeniu przez klienta reklamacji, jeśli natomiast jest to firma zagraniczna to podobne pismo kieruje odpowiedzialny oddział TimoCom. Nasz program dostępy jest w 44 europejskich krajach i każdemu klientowi zapewniamy obsługę i pomoc w jego ojczystym języku, dlatego też mamy możliwość odzyskiwania należności z innych państw. Każde przedstawicielstwo posiada dział inkaso, któremu podlega grupa krajów i do którego kieruje się odpowiednio zlecenia inkaso, co pozwala nam na tak sprawny i efektywny przebieg windykacji niezależnie od kraju. Generalna zasada jest taka, że w ciągu 7 dni roboczych powinniśmy uzyskać stanowisko dłużnika i jeżeli okaże się, że w transporcie nie było żadnych problemów, w ciągu kolejnych 7 dni roboczych pieniądze powinny zostać zaksięgowane na koncie klienta. Jeżeli dłużnik nie ustosunkuje się do naszych wezwań do zapłaty, bądź nie dotrzymuje ustalonego terminu płatności dostęp do naszej giełdy zostaje mu zablokowany. Oczywiście zdarzają się sprawy bardziej skomplikowane, które trwają dłużej, jednak na chwilę obecna stanowią one znikomy odsetek.
- Jakie są koszty Państwa działań?
W momencie zgłoszenia sprawy do nas zostaje naliczona opłata manipulacyjna w wysokości 12,50 Euro. Jeżeli sprawę uda się zakończyć powodzeniem, a w 2009 r. udało nam się to w 86,5% przypadków, to opłata ta zostanie wliczona w koszty za skuteczne działanie, które są naliczane zgodnie z ustawą o wynagrodzeniu adwokatów (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz- RVG). Poniżej prezentujemy tabele porównawczą ukazująca zestawienie naszych opłat oraz wynagrodzeń adwokatów obowiązujących w Niemczech. Wychodząc naprzeciw naszym klientom w ostatnim czasie podjęliśmy również pewne działania w stosunku do firm, przeciwko którym wpływało do nas więcej skarg, a które dopiero po naszych interwencjach regulowały należności. Mianowicie firmy takie zostały przez nas zobowiązane do ponoszenia kosztów naszych działań w przypadku kolejnych skarg, które na nie wpływają.
