Nie ma logistyki bez informatyki

Komputery, terminale, ekrany dotykowe, przenośne czytniki, skanery kodów etc … właściwie już nie potrafimy funkcjonować bez większości tych przedmiotów. Zdecydowanie w każdą dziedzinę działalności gospodarczej coraz bardziej wkracza informatyka. W tej chwili trudno wyobrazić sobie zwykły sklepik osiedlowy bez kasy fiskalnej, recepcję u lekarza bez komputera, a co dopiero gdy w grę wchodzi rozbudowana produkcja, sprzedaż czy logistyka.

I tak jak trudno przychodzi kupującym zaakceptowanie, że pani za kasą ma problemy
z jej prawidłową i sprawną obsługą, tak zarządzającym firmą trudno wyobrazić sobie, że ich pracownicy są nie przygotowani do właściwego i efektywnego użytkowania urządzeń
i programów informatycznych.

Nadążyć za informacją

Jedną z branży, która w dzisiejszym wymiarze nie mogłaby funkcjonować bez rozwiązań z obszaru IT jest zdecydowanie logistyka. Specjaliści uważają, że aplikacje magazynowe i logistyczne to jedna z najprężniej rozwijających się gałęzi w branży IT. I nie trudno znaleźć na to przykłady. Informacja jest kluczowym zasobem podczas planowania produkcji, zarządzania systemami magazynowymi zwłaszcza magazynami wysokiego składowania, realizacji transportu, zarządzanie flotą pojazdów. Dlatego przedsiębiorstwo, które chce budować przewagę konkurencyjną na rynku musi dbać o informację, zapewnić jej prawidłowy przepływ i synchronizację.

Jednak na końcu inwestycji w zaawansowane systemy informatyczne stoją ludzie – magazynierzy czy specjaliści ds. logistyki. To oni finalnie będą pracować z czytnikami kodów kreskowych, czytnikami Tagów RFID, to oni obsługiwać będą programy informatyczne, platformy internetowe. Żeby system działał poprawnie, bez zakłóceń
i opóźnień pracownik musi być w stanie poradzić sobie z zarządzaniem informacją przy użyciu rozwiązań informatycznych.

Dobrodziejstwa płynące z wprowadzenia do firmy rozbudowanego i skomplikowanego systemu informatycznego, który ma przynieść wymierne oszczędności czasu i pieniędzy mogą zostać wykorzystane w bardzo niewielkim stopniu przez brak wiedzy
i doświadczenia w jego obsłudze. Zdają sobie z tego sprawę zarówno przedsiębiorcy jak
i osoby konstruujące i sprzedające takie systemy. Doświadczenia – fakt – nie da się zdobyć inaczej niż poprzez lata praktyki, ale już o wiedzę można się pokusić w szybszym tempie.

Podczas wyboru systemu informatycznego dla naszej firmy warto naprawdę wnikliwie przyjrzeć się ofercie szkoleniowej, która częstokroć towarzyszy prezentacjom „produktu właściwego”.

Potrzebna też intuicja

Wiele wprowadzanych systemów informatycznych jest skonstruowanych tak, aby ich obsługa była jak najprostsza, często intuicyjna – jednak im większy stopień skomplikowania systemu, tym i „intuicja” musi być silniejsza. Dlatego projekty wdrożenia wielomodułowych systemów zakładają długi okres czasu poświęconych na przeszkolenie pracowników do obsługi przypadających im transakcji w jego ramach. Należy jednak także zaznaczyć, że jeśli budżet na zakup i wdrożenie danego systemu jest ograniczony, co jest przecież nagminne, szkolenia są tą częścią oferty, która bywa spychana na plan dalszy i w dużym stopniu redukowana.

W takich momentach naprawdę warto sobie przypomnieć, że im mniej pokażemy pracownikowi podczas testów systemu i szkoleń wprowadzających, tym mniejszą płynnością w użytkowaniu systemu będzie się on wykazywał już po starcie produktywnym. Niezależnie od rozwiązania które przyjmiemy i tak bardzo często okaże się, że ilość godzin szkoleniowych zaplanowanych dla pracowników okazała się niewystarczająca. A na rozbudowanie programu szkoleniowego już po prostu nie ma funduszy.

Szkolenia dla użytkowników oferowane wraz z procesem wdrożenia mogą być skierowane w różne strony: do użytkowników kluczowych, którzy w kolejnych etapach już samodzielnie będą przekazywać swoja wiedzę odbiorcom końcowym, bezpośrednio do użytkowników końcowych, ilość szkoleń jest podzielona między te dwie grupy.

Jak skutecznie szkolić pracowników

Jest jednak rozwiązanie, aby zrealizować pełny program szkoleniowy adresowany i do użytkowników kluczowych i końcowych, a także pozwalający na gruntowne wykształcenie administratorów systemu i jego modułów.

Tym sposobem jest pozyskanie na ten cel pieniędzy, które przeznaczyła dla nas Unia Europejska w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Każdy przedsiębiorca może to zrobić na dwa sposoby.

Pierwszym z nich jest bardzo dokładne określenie podczas fazy projektowej wdrożenia, wielkości i intensywności programu szkoleniowego, który uznajemy za potrzebny naszym pracownikom, aby poznali tajniki systemu i nauczyli się go efektywnie wykorzystywać. Następnie wyszukujemy na rynku oferty szkoleniowe, które swoim zakresem odpowiadają naszym potrzebom, a do tego uzyskały statut dofinansowanych z EFS. Wypełniamy wówczas stosowne formularze, sprawdzamy czy nasza firma spełnia warunki uczestnictwa w danym szkoleniu i wysyłamy pracowników. Za ich obecność na takich szkoleniach zapłacimy od 50 do 20 % wartości szkolenia.

Dzięki takiemu systemowi przy naszych minimalnych nakładach możemy przeszkolić pracowników w interesującym nas zakresie i do tego za dużo mniejsze pieniądze niż standardowo.

Musimy jednak także zdawać sobie sprawę z minusów tej opcji. Każde szkolenie zgłoszone wcześniej jako dofinansowane ma dość restrykcyjne reguły, np. może się odbyć dopiero po zgłoszeniu pewnej minimalnej liczby chętnych (z reguł około 10 osób), a przy ich braku – terminy ulegają zmianom, a w ostateczności szkolenie może zostać odwołane. Program tego typu szkoleń jest dość ściśle ułożony i zakłada tylko pewną elastyczność zakresu szkolenia. Może się to przełożyć na trudność w znalezieniu szkolenia odpowiadającego dokładnie potrzebom konkretnej firmy, nie wspominając
o tym, że o szkolenia informatyczne dofinansowane naprawdę trudno, jeszcze trudniej
o szkolenia dotyczące systemu SAP.

Bardzo sztywne reguły obowiązują także organizatorów takich szkoleń. Oznacza to przede wszystkim konieczność poniesienia znacznych nakładów finansowych
i organizacyjnych spółek, które takie szkolenia decydują się prowadzić. Z tego względu zaledwie tylko kilka firm na rynku usług informatycznych, jak Altkom, CSS czy ICG Wdrożenia SAP odważyło się sięgnąć po takie rozszerzenie swojej działalności
i prowadzić zakrojone na szeroką skalę projekty szkoleniowe.

Wprawdzie organizatorzy starają się wychodzić naprzeciw potrzebom firm i organizują szkolenia na terenie całej Polski oraz uelastyczniają harmonogram wprowadzając możliwość powtórzeń szkoleń z danego modułu, niemniej może się zawsze okazać, że nie udaje się dopasować grafiku swoich zajęć do podanych możliwości. Być może w najbliższej perspektywie z takimi szkoleniami będziemy się mogli spotykać częściej, gdyż pionierzy już przetarli drogę.

Drugi sposób przekazania wiedzy związanej z pracą z systemem swoim pracownikom polega na stworzeniu własnego projektu szkoleniowego, z którym firma wystąpi
o dofinansowanie. Nakład pracy przedsiębiorcy na przygotowanie takiego programu
i kolejno wniosku o jego dofinansowanie jest oczywiście nieporównanie większy od zwykłego wypełnienia formularza zgłoszeniowego na szkolenie oraz podanie paru informacji dodatkowych o firmie.

Daje on jednak korzyści, które warto wziąć pod uwagę. Przede wszystkim układając własny program dopasowujemy go ściśle do potrzeb firmy. Jeśli wiemy, iż na rynku nie znajdziemy już gotowego szkolenia, które nas interesuje, możemy zapłacić trenerowi za jego przygotowanie specjalnie pod firmę i koszt jego realizacji będzie pokryty w większej proporcji przez EFS.

Każdy problem da się rozwiązać

W ramach naszego wniosku rozplanowujemy szkolenia ściśle w powiązaniu z kolejnymi fazami implementacji, upewniając się, że do wdrożenia każdy pracownik będzie mógł przećwiczyć swoje przyszłe zadania już na systemie konfigurowanym pod konkretne rozwiązania biznesowe funkcjonujące w danej firmie. Co więcej – możemy tak rozplanować szkolenia, aby powrócić z sesjami treningowymi już po rozpoczęciu pracy
z systemem. Pracownicy będą mogli na szkoleniach nauczyć się rozwiązywania problemów, które już napotkali w pracy z systemem. Często słyszy się, iż w kilka lat po uruchomieniu systemu w firmie X lub Y, użytkownicy nadal nie wiedzą jak wykorzystywać możliwości danych modułów. Nauczyli się jedynie „klikać swoje ekraniki” i tej umiejętności się trzymają.

Zaplanowanie szkoleń we własnym zakresie i wystąpienie o fundusze na nie daje jeszcze jedną przewagę – w ramach kosztów całego naszego projektu szkoleniowego możemy pozwolić sobie nie tylko na zakup usług trenera czy konsultanta, ale także w pewnym stopniu na zainwestowanie w wyposażenie firmy, które będzie niezbędne do przeprowadzenia tych szkoleń. Do 10% wartości całego projektu szkoleniowego możemy pokusić się o wyremontowanie salki szkoleniowej lub rozbudowanie własnej sieci intranetowej, tak aby pracownicy mogli uczestniczyć w szkoleniu przy własnym biurku. Możliwości jest kilka – trzeba je tylko umiejętnie umotywować, co wbrew pozorom jest rzeczą bardzo skomplikowaną.

W takich wypadkach dobrze zwrócić się o pomoc do firm wspierających tworzenie wniosków o dofinansowanie w firmach. A najlepiej jeśli będą to firmy takie jak ICG Wdrożenia SAP albo CSS – znające się zarówno na prowadzeniu szkoleń w danych dziedzinach jak i potrafiące zdobywać na te szkolenia Wspólnotowe pieniądze. Ich pomoc może się przydać zarówno na etapie dokładnego określania potrzeb i harmonogramów szkoleniowych, jak i przy przygotowywaniu już samego wniosku – przy wypełnianiu jego rubryk zdecydowanie przydają się pewne sformułowania – wytrychy.

Warto pozyskiwać fundusze

Po kilku latach funkcjonowania w ramach Unii Europejskie wiemy już, że każdy grosz otrzymany z jej budżetu jest okupiony ciężką, biurokratyczną pracą. Jeśli jednak przeliczymy wartości jakie otrzymamy dzięki pieniądzom na własny program szkoleniowy – zrozumiemy, że naprawdę warto. Dzięki niemu otrzymamy profesjonalnie wykształconego pracownika, a co najważniejsze – za nieduże pieniądze. Do tego idealnie w momencie kiedy będziemy tego potrzebować. Takie przygotowanie do implementacji systemu informatycznego sprawi, że odbędzie się ona sprawnie, a system od początku jego funkcjonowania zacznie przynosić realne korzyści.