Nie tylko nowy system

Ważne pytanie

Czy planowany jest zakup nowego systemu CMMS, który należy do grona rozwiązań z najwyższej półki? Czy plany te wynikają z odczucia, iż aktualnie używane oprogramowanie traci swoją skuteczność? A może oczekiwana jest jednocześnie poprawa procesów, stopnia wykorzystania systemu, możliwości przeprowadzania analiz i podejmowania decyzji? System z najwyższej półki będzie kosztował więcej, ale zapewni szersze możliwości, np. prezentację zindywidualizowanych raportów i elektroniczny przepływ informacji.

Możliwości indywidualizacji systemów mogą mieć kluczowe znaczenie, bowiem standardowy CMMS rzadko jest idealnie dopasowany do rzeczywistych potrzeb. Zarząd firmy, podejmujący decyzje związane z budżetem, będzie potrzebował szerszych informacji przed zaakceptowaniem zakupu.

Dostawcy oprogramowania często skupiają się w swojej ofercie na cechach, funkcjach i nawigacji, ale nie na wpływie systemów na przebieg procesów. Tymczasem zmiana CMMS często stanowi doskonałą okazję na poprawę organizacji procesów. Zadaniem kierownika działu utrzymania ruchu jest przygotowanie całościowego planu wykorzystania nowego systemu. A moje pytanie brzmi: Dlaczego tak naprawdę zmieniasz system?

Powody zmiany systemu

Można założyć, że:

1. W firmie już wykorzystywany jest system CMMS, ale planowana jest jego zmiana.

2. Menedżer działu utrzymania ruchu chce wykorzystać nową technologię, dodatkową funkcjonalność i łatwiejszy sposób obsługi.

3. Nowy produkt obsługuje większą bazę użytkowników i oferuje więcej dodatków.

Inne prawdopodobne okoliczności:

1. Niezadowolenie zarządu firmy z wartości, jaką oferuje aktualnie stosowany system.

2. Zarząd obawia się, że w firmie brakuje ustandaryzowanych procesów o dodanej wartości.

3. Powstaje bardzo niewiele – albo wręcz całkiem ich brak – wartościowych raportów.

4. Aktualnie pozyskiwane dane (referencyjne i transakcyjne) są ubogie, co wpływa na analizy raportów.

Jeśli faktycznie mamy do czynienia z takimi okolicznościami, być może nie należy winić za nie tylko oprogramowania. Niewykluczone, że zasady korzystania z CMMS nigdy nie zostały w pełni opisane. Być może słabość leży w kwestiach administracyjnych oraz braku jasnej wizji.

Porównanie możliwości oprogramowania

Zawsze można dokonać porównania kosztów produktów dostępnych na rynku. Możliwe jest także porównanie wydatków związanych z implementacją i obsługą systemu. Nie stanowi problemu przygotowanie tabeli prezentującej porównanie funkcjonalności produktów.

Określamy powód dokonania zmiany

Nawet po zakupie najlepszego dostępnego produktu osiągane wyniki nie muszą zbliżać się do pożądanych. „To głupota, robić w kółko te same rzeczy i oczekiwać zróżnicowanych wyników” – powiedział kiedyś Albert Einstein.

Z czego właściwie wynika potrzeba dokonania zmiany? To zrozumiałe, że istnieje chęć wprowadzenia nowej technologii. Czy jednak zakup nowego systemu CMMS usprawni źle zorganizowane procesy i procedury? Jeśli aktualnie przeprowadzane procesy są słabe, nabycie takiego oprogramowania nie sprawi, że dane staną się dokładne. Tak naprawdę, już drugiego dnia po wdrożeniu mogą być wprowadzone do systemu błędne wartości?.

Zadaniem kierownika działu utrzymania ruchu jest przygotowanie całościowego planu wykorzystania nowego systemu.

Byłoby wspaniale, gdybyśmy mogli po prostu zainstalować nowe oprogramowanie i w ten sposób rozwiązać wszystkie problemy. Niestety, taka sytuacja jest mało prawdopodobna. Od kierownika działu utrzymania ruchu zależy, czy przygotowana zostanie wartościowa strategia i ustalone zostaną procesy wnoszące wartość dodaną.

Czy kierownik poznał najlepsze praktyki stosowane w przemyśle? Czy wskazał kryteria , pozwalające określić strefy, w których kryją się nowe możliwości? Czy przeprowadził wśród wewnętrznych grup użytkowników badanie weryfikujące przestrzeganie procesów? Czy regularnie organizował spotkania z bazowym zespołem i śledzi wychodzące od pracowników propozycje zmian? Systemy CMMS są tak proste lub tak złożone, jak chce tego ich użytkownik. Procesy posiadające największy potencjalny zwrot inwestycji są jednak zazwyczaj ze swojej natury skomplikowane.

Zaczynać od zera

Przyznaję, że czasem start od zera jest niezbędny. Niewykluczone, że osiągnęliśmy punkt graniczny, w którym nie mamy już zaufania do działającego systemu. Instalacja nowego CMMS wymusi zmianę dotychczasowych nawyków jego użytkowników. Jednak rzeczywiste przyczyny problemów mogą nadal istnieć, są nimi na przykład wysoki poziom frustracji użytkowników systemu, brak pełnego przeszkolenia pracowników w wykorzystaniu CMMS , niski poziom zaufania pracowników (wprowadzają oni duże ilości danych, lecz nie wiedzą, jak korzystają z nich przełożeni) oraz brak wartościowych raportów.

Zadaniem kadry kierowniczej wysokiego szczebla jest w takiej sytuacji szersze informowanie na temat podejmowanych decyzji związanych z zarządzaniem zasobami. Udziałowcy i zespół projektowy muszą dysponować strategią zmian, która uwzględnia nie tylko oprogramowanie, ale też stałą poprawę i optymalizację kosztów.

Projekt związany z wdrożeniem nowego systemu CMMS powinien uwzględniać otoczenie procesu, a nie tylko implementację oprogramowania. Proponuję przeprowadzić w tym celu następujące działania:

1. Prowadzenie warsztatów w celu oceny sposobu zarządzania zasobami i utrzymania ruchu – w tym stawianych celów.

2. Omawianie podczas tych warsztatów problemów związanych z oprogramowaniem i procesami. Należy sprawdzić, czy przydzielone role i zakres odpowiedzialności są jasne oraz kto dysponuje danymi.

3. Znalezienie odpowiedzi na pytanie, jak CMMS może być przekonwertowany na prawdziwą bazę wiedzy, pozwalającą na podejmowanie lepszych decyzji. Dysponując takimi odpowiedziami uzyskamy będziemy mogli podjąć kroki, we właściwym kierunku. W pewnych przypadkach będzie się to wiązało z oczyszczeniem bądź przeprojektowaniem procesów.

4. Zwizualizowanie sytuacji: „co by było gdyby”. Znalezienie odpowiedzi na pytania, jak organizacja może stać się bardziej wydajna, jak poprawić niezawodność i zwiększyć produkcję.

5. Wyznaczenie dalekosiężnych celów i stworzenie mapy drogowej do ich osiągnięcia.

Tego typu warsztaty powinny towarzyszyć każdemu wdrożeniu CMMS.

Wycisnąć CMMS

W większości przypadków korzystanie z CMMS skupione jest na wprowadzaniu danych, przełączeniu się między ekranami i przeprowadzaniu szkoleń. Budżet na to zapewnia zazwyczaj dział IT, który cechuje się dobrym zrozumieniem oprogramowania, np. jego integracją, aktualizacją itd. Zazwyczaj brakuje jednak działu, który powinien się nazywać „Poprawa procesów” albo „Niezawodność zasobów”.

Zasady biznesowe często są zapominane lub bywają niejasne, a ich uwzględnienie może dramatycznie wpłynąć na znaczące dane. Wiele organizacji nie przeprowadza okresowych badań wśród swoich użytkowników, co pozwoliłoby na zidentyfikowanie problemów, ustalenie zasad akceptacji i walidacji procesów. Co najważniejsze, zaawansowane procesy są niezbyt często omawiane z uwzględnieniem niezbędnych detali, choć zapewniają największy zwrot inwestycji. Zatem jeżeli organizacja poważnie podchodzi do zysków związanych z CMMS, powinna zdać sobie sprawę, że pozyskiwanie dokładnych danych wymaga przygotowania całościowego planu i nowego sposobu myślenia, a nie tylko wprowadzenia nowego oprogramowania.

Byłoby wspaniale, gdybyśmy mogli po prostu zainstalować nowe oprogramowanie i w ten sposób rozwiązać wszystkie problemy.

Najważniejszym zadaniem jest poznanie najlepszych praktyk w naszej gałęzi przemysłu, stworzenie wizji dążenia do doskonałości operacyjnej i zbudowanie mapy drogowej. Jeśli uda się ją stworzyć oraz z sukcesem zaimplementować system obejmujący oprogramowanie, proces i organizację, powiększymy zysk dzięki obniżeniu kosztów.

Efektywne wykorzystanie oprogramowania z punktu widzenia procesów kryje w sobie największy potencjał zysków. Pieniądze zaoszczędzone w rocznym budżecie utrzymania ruchu można wydać gdzie indziej. Obniżenie kosztów postawi przed zarządem konieczność podjęcia decyzji, w jakiej sferze wykorzystać zaoszczędzone środki – zakupić nową technologię lub sprzęt, rozwinąć badania i rozwój, a może wytworzyć więcej produktów? Ale to problem, którego każdy by sobie życzył.