Nowoczesna logistyka musi być elastyczna

• Firma ma długoletnią tradycję. Jak w związku z tym zmieniało się zapotrzebowanie na usługi transportowo-logistyczne:

Firma Kaufland dostosowuje swoją dystrybucję pod potrzeby i strategię sprzedaży. W 2001 roku rozpoczęliśmy naszą działalność od obsługi kilku marketów w ograniczonym zakresie asortymentowym i wolumenowym z naszego pierwszego Centrum Dystrybucyjnego we Wrocławiu. Zrównoważona i regularna ekspansja, wzrost udziału dostaw centralnych i zwiększanie oferty asortymentowej przekłada się adekwatnie na wzrost zapotrzebowania na dystrybucję towarów w obrębie sieci.

Od 2004 roku system dystrybucji artykułów świeżych, wymagających zachowania ciągłości łańcucha temperaturowego został zregionalizowany, co wymagało od naszych przewoźników zagwarantowania odpowiedniego taboru umożliwiającego dystrybucję towarów w kontrolowanej temperaturze.

W związku z dynamiczną ekspansją powierzchni handlowych w pierwszych latach funkcjonowania firmy i brakiem możliwości dalszej rozbudowy magazynu we Wrocławiu przenieśliśmy dystrybucję asortymentu niechłodzonego do Łodzi. Rozwiązanie to miało charakter czasowy i stanowiło realizację koncepcji centralnej dystrybucji opartej na uruchomionym w 2006 roku Centrum Dystrybucyjnym w Woli Krzysztoporskiej k. Piotrkowa Trybunalskiego.

Aktualnie przepływ towaru do marketów realizowany jest oprócz w/w Centrum Dystrybucyjnego z dwóch regionalnych ośrodków w Bydgoszczy i Gliwicach koncentrujących się w dużej mierze na dystrybucji warzyw i owoców oraz art. nabiałowych.

Zmiany lokacji naszych magazynów, rozbudowywanie oferty asortymentowej, zwiększenie centralnego wolumenu dostaw, ekspansja marketów stanowiły istotny element budowania trwałej relacji z naszymi przewoźnikami na zasadach obszarów spedycyjnych, które umożliwiają optymalizację wykorzystania transportu, co w przypadku preferowanego przez nas domyślnego zlecenia w jedną stronę daje Spedytorowi możliwość alternatywnego wypełnienia powierzchni ładunkowej.

• Tylko w Polsce firma posiada trzy centra logistyczne. Co to oznacza w działalności firmy:

Dystrybucja towarów oparta na trzech lokacjach jest realizacją strategii dostaw opierającej się na pełnoasortymentowym magazynie centralnym i regionalnych centrach dystrybucji. W określonych grupach asortymentowych centra dystrybucyjne są do siebie podobne realizując w pełni codzienne zamówienia marketów w obszarze art. chłodzonych, schładzanych oraz szybko rotujących art. Food w północnym, centralnym i południowym regionie dystrybucji.

• Obecne zapotrzebowanie na usługi transportowe:

Jest przede wszystkim z miesiąca na miesiąc coraz większe w związku z rozwojem naszej firmy. W odniesieniu do wspomnianych wcześniej wolumenów i strategii logistycznej dla zachowania najwyższych parametrów jakościowych portfolio naszych przewoźników to firmy, które są w stanie stawić czoła standardom codziennych dostaw niezależnie od wahań sezonowych, a więc te które posiadają sztab dobrych pracowników i odpowiedni tabor sprzętowy. Żeby przewoźnik mógł być konkurencyjny musi mieć dobrze zorganizowane zaplecze administracyjne.

•  Charakterystyka pionu transportowo-logistycznego:

Pion transportowo-logistyczny w naszej firmie opiera się na ścisłej współpracy międzynarodowego działu fachowego, zarządu krajowego oraz kierownictwa poszczególnych jednostek organizacyjnych Departamentu Logistyki. Odpowiedzialność za poszczególne procesy określa matryca kompetencji rozdzielająca zadania operacyjne w obrębie poszczególnych jednostek (przyjęcie, zmagazynowanie, kompletacja towaru)od zadań dystrybucyjnych (planowanie transportu, załadunek, dostawa).

Kaufland zwraca dużą uwagę na wdrażanie nowoczesnych rozwiązań służących optymalizacji procesów przepływu towaru wspieranych przez zintegrowane platformy systemowe. Wśród zastosowanych systemów wspomagających, które istotnie zoptymalizowały procesy przepływu towaru należy wymienić: oparty na platformie internetowej firmy MERCAREON system awizacji elektronicznej dostaw do magazynu; systemowe planowanie i rozliczanie transportu; automatyczny centralny system zamówień; oparta na systemie Pick by Voice kompletacja towaru; w pełni automatyczny magazyn wysokiego składowania; elastyczny system odbioru jednostek ładunkowych z marketów

• Co umożliwia firmie korzystanie z platformy Mercareon:

Wiemy, jak znaczącym w ramach optymalizacji przepływu towaru w całym łańcuchu dostaw jest przyjazd na czas i równomierny rozkład dnia. Dzięki pracy z platformą Mercareon firma Kaufland umożliwia dostawcom rezerwację okien czasowych dla konkretnych transportów do centrów dystrybucyjnych. Firmie Kaufland umożliwia to równomierny podział dostaw w obrębie danego dnia dostawy, a w konsekwencji optymalne planowanie pracy bez konieczności generowania nadgodzin. Zastosowane rozwiązanie gwarantuje dostawcom rozładunek w ściśle określonym oknie czasowym co optymalizuję wykorzystanie środków transportu i czasy pracy kierowcy redukując koszty nawet o 40 proc.

• Od czego zależy planowanie dystrybucji z magazynu do marketów na różnym poziomie zaawansowania i dostępności danych:

Zależy to przede wszystkim od rodzaju asortymentu i statusu dostawy (dostawa standardowaakcja promocyjna). Każdy z asortymentów ma swój dysporytm, a tym samym różny timing dla dostępności danych o zamówieniach.

Planując transport opieramy się nie tylko na danych systemowych, narzędziach optymalizujących proces, lecz również na tygodniowej i sezonowej historii zmian wielkości pików kompletacyjnych i własnym doświadczeniu, które pozwalają nam z wyprzedzeniem (zanim spłyną ostatnie zamówienia) zgłosić przewoźnikowi zapotrzebowanie transportowe. Taka symulacja zleceń pozwala nam łączyć je niezależnie od statusu pochodzenia w trasy, na podstawie których spedytorzy mogą wcześniej przygotować niezbędne do dystrybucji ilości środków transportu.

Planowanie tras odbywa się na bazie harmonogramów ramowych, które w zależności od wolumenu wysyłkowego mogą być odpowiednio dobierane. Dysponent w ramach planowania wstępnego weryfikuje, jaki scenariusz ramowy może wykorzystać. Po wybraniu system wiąże zlecenia w trasy automatycznie, nadając im odpowiednie cechy charakterystyczne: wybierając np. środek transportu lub rodzaj trasy. Na tym etapie planowania można optymalizować wysyłkę uwzględniając możliwości cross dockingu, jakie stwarza oparta na trzech magazynach infrastruktura logistyczna naszej firmy. Następnym etapem planowania jest planowanie szczegółowe, które wymaga kompletności danych umożliwiających dopasowanie konstelacji pojedynczych tras uwzględniających cross docking pomiędzy magazynami.

• Korzyści z automatycznej awizacji oraz kompletacji towaru w magazynie “just in time”:

Automatyczna awizacja to przede wszystkim opracowanie danych dotyczących środków transportu w ramach wsparcia systemowego. Dzięki temu – poza tym, że optymalizujemy znacznie czas potrzebny na przygotowanie tych danych i podzielenie per przewoźnik – minimalizujemy ryzyko pomyłki przy opracowaniu.

Kompletacja „just in time” pozwala optymalizować miejsce zajęte przez skompletowane i przygotowane do załadunku palety. Wysyłając towar w obrębie jednej zmiany musimy tak sterować kompletacją i załadunkami, aby czas od przygotowania palety w strefie załadunkowej do czasu jej załadunku był jak najkrótszy. Osiągane przez nas w tym zakresie wyniki utwierdzają nas w przekonaniu, że zastosowany system zarządzania strefami załadunkowymi został skutecznie wdrożony we wszystkich magazynach.

• Korzyści dla firmy i dla przewoźnika dzięki użyciu platformy do rozliczeń:

Platforma rozliczeniowa daje nam możliwość udostępniania przewoźnikowi w sposób uporządkowany wszystkich zleconych tras i śledzić ich dalszy status na każdym etapie opracowania. Przewoźnik w 10 minut od opuszczenia jego samochodu z towarem spod naszej rampy widzi trasę za pomocą dostępu do strony internetowej i może zweryfikować wszystkie uzgodnione parametry trasy, łącznie z jej oczekiwanym rozliczeniem. Raz w tygodniu wszystkie trasy łączone są przez pracownika Kaufland w notę transportową, która jest podstawą do wystawienia przez przewoźnika faktury zbiorczej. Przewoźnik za pomocą systemu ma możliwość reklamacji poszczególnych tras, co nie blokuje rozliczenia tras bezspornych, umożliwiając przewoźnikowi zachowanie płynności finansowej. Zoptymalizowany proces opierający się na platformie rozliczeniowej jest jednym z atutów naszej firmy, który umożliwia zagwarantowanie przewoźnikom jednego z najkrótszych realnych terminów płatności na rynku.

• Wymagania odnośnie transportu:

Oczekujemy od przewoźnika gwarancji pełnej dyspozycji potrzebnego sprzętu do obsługi transportowej powierzonego obszaru dystrybucji, zabezpieczenia odpowiedniej kontrolowanej temperatury transportu oraz punktualnej dostawy towaru do marketu w ramach zdefiniowanych okien dostawy.

• Czy firma posiada też własną flotę pojazdów:

Nie. Firma nie posiada własnej floty. Całą usługę transportową powierzamy naszym przewoźnikom.

• Oczekiwania wobec potencjalnego przewoźnika:

Istotnymi elementami, na które zwracamy uwagę przy wyborze przewoźnika są: stan techniczny taboru, potencjał rozwoju, elastyczne reagowanie na zmiany, inwestycje własne, wiarygodność, nowoczesne sposoby zarządzania flotą.

Analizując oferty cenowe sprawdzamy możliwość ich przełożenia na bezpieczną realizację warunków umowy. Mając szeroki przegląd rynku staramy się ocenić, co może dany przewoźnik realnie zaoferować, poznając jego rozwiązania wewnątrzfirmowe i priorytety w prowadzeniu działalności gospodarczej. Weryfikujemy, czy wpisuje się to w nasze założenia, mając na uwadze codzienny wolumen wysyłki minimalizujemy w ten sposób ryzyko niedostępności towaru dla klienta.

• Na co dodatkowo zwraca się uwagę przy przetargu:

Przewoźnik podczas przetargu, poza poziomem samej oferty cenowej, musi nas przekonać, że jest przygotowany do spełnienia tych wymagań. Tym, którzy nas przekonają, że są w stanie zrealizować te wysokie normy jakościowe współpracy, jak najbardziej umożliwiamy długofalową współpracę połączoną ze stabilnym rozwojem. Oczywiście przekonanie o spełnieniu warunków jakościowych musi się przełożyć na konkurencyjną cenę za usługę.

• Kto może liczyć na współpracę (małe/duże firmy):

Nasze doświadczenie pokazuje, że przewoźnik chcący współpracować z nami powinien dysponować co najmniej kilkudziesięcioma jednostkami. Kaufland w ramach powierzenia usługi transportu chce być częścią działalności biznesowej przewoźnika. Powierzając przewoźnikowi do obsługi dystrybucyjnej obszar złożony z kilku, a nawet w niektórych przypadkach kilkudziesięciu marketów (większość zleceń w jedną stronę), mamy świadomość, że przewoźnik dla zachowania rentowności przedsiębiorstwa musi pozyskiwać dodatkowe zlecenia, chociażby na trasy powrotne.

• Najczęstsze powody odrzucania ofert:

Nie prowadzimy statystyki umożliwiającej nam bezpośrednią odpowiedź na to pytanie. Z praktyki możemy stwierdzić, że najczęstszymi powodami odrzucenia jest niekompletność i niekonkurencyjna cena złożonej oferty. Szczegółowa analiza dokumentów intencyjnych, jak i ewentualne rozmowy z takim kandydatem są kolejnym weryfikatorem potencjału dla dalszych rozmów. Analiza konkretnej oferty jest pracą zespołową krajowego i międzynarodowego działu transportu.

• Co umożliwia korzystanie z platformy TICONTRACT:

Korzystanie z platformy umożliwia wszystkim uczestnikom procesu w transparentny i uporządkowany sposób opracowywać dokumentację przetargową.

Kaufland organizując przetarg określa jego ramy czasowe, obszar, parametry współpracy. Każdy z zaproszonych oferentów ma dzięki TICONTRACT taki sam usystematyzowany i uporządkowany dostęp do wszystkich potrzebnych danych. Dzięki tej platformie otrzymujemy w uporządkowany sposób: złożone oferty, zebrane statusy zaproszonych potencjalnych oferentów (widzimy do kogo zostało skierowane zapytanie, kto zaakceptował warunki, kto złożył ofertę). Od strony technicznej optymalizuje to nakład pracy związany z przetworzeniem wszystkich wymienianych danych.

• Firma prowadzi system oceny jakości usług oraz audyty u przewoźników i regularnie spotyka się też z przewoźnikami:

Takie spotkania dają przede wszystkim możliwość wymiany uwag, określenie obszarów wymagających poprawy. Dzięki temu mamy stały monitoring najważniejszych parametrów jakościowych współpracy. Dla obu stron jest to kluczowe przy realizacji tej usługi. Możliwość okresowej wizyty u przewoźnika w jego siedzibie to również okazja do weryfikacji przedstawianych w trakcie rozmów rocznych deklaracji dotyczących planów rozwoju, zmian organizacyjnych i procesowych u przewoźnika.

• Jaka powinna być nowoczesna logistyka:

Nowoczesna logistyka to taka, która jest otwarta na poszukiwanie obszarów do ciągłej optymalizacji. Stąd otwarcie na nowe rozwiązania dające poprawę wydajności w różnych obszarach. Nowoczesna logistyka to elastyczna logistyka, przystosowująca się do zmieniającej się rzeczywistości biznesowej.

• Jakie wyzwania stoją przed branżą w najbliższych latach:

W Polsce jednym z wyzwań będzie z pewnością dopasowanie floty transportu drogowego do wymagań jakościowych. Nie ilość jednostek, a niezawodność sprzętu ma znaczenie w jakości realizacji usług. W naszym kraju w stosunku chociażby do Europy zachodniej jeździ ciągle zbyt dużo jednostek w stosunku do realizowanych tonokilometrów. Polepszająca się infrastruktura drogowa i motywacje ze strony państwa związane chociażby z mniejszymi opłatami drogowymi za e-myto, w przypadku ciągników z większą normą spalania dają potencjał do wyeliminowania najstarszych pojazdów – i poprzez lepsze zorganizowanie przewoźników – zwiększanie ilości zleceń realizowanych przez pozostałe jednostki jeżdżące. W dalszej perspektywie czasu wyzwaniem będą również zmieniające się modele sprzedaży wynikające ze wzrostu udziałów sprzedaży internetowej oraz depopulacji, migracji wewnętrznej i starzenia się społeczeństwa, które w połączeniu ze wzrostem świadomości ekologicznej wymuszą na logistyce zweryfikowanie dotychczasowych modeli dystrybucji towarów.

Tomasz Pluskota – dyrektor ds. transportu i techniki Kaufland

Tomasz Kuchta – dyrektor działu transportu i opakowań Kaufland