Ominąć warsztatowe pułapki cz. 2

Przeglądy, dużo przeglądów…

Ceny to oczywiście najważniejsze elementy umowy. Warto zagwarantować je na najbliższy rok współpracy, aby nie było niespodzianek przy kolejnych fakturach. W związku z inflacją i zmianą kursu walut, na dłużej niż jeden rok trudno zagwarantować stałe opłaty przez kilka lat. Z drugiej strony, jeśli ceny na rynku spadną, zawsze można przystąpić do negocjacji i spróbować obniżyć opłaty. Przygotowując umowę serwisową musimy wypunktować w niej wszystkie istotne naprawy, takie jak serwis okresowy, wymianę poszczególnych podzespołów, jak również stawkę za roboczogodzinę, co jest bardzo istotne w przypadku napraw z poza listy w umowie. Unikniemy niedomówień i zbędnych dodatkowych „naciąganych” kosztów.

Najczęstszą przyczyną wizyty w serwisie jest oczywiście przegląd okresowy. Zazwyczaj obejmuje te same powtarzające się czynności, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania każdego samochodu, a jednocześnie wynikające z technicznych uwarunkowań auta i zaleceń producenta. Podstawowe punkty każdego przeglądu to oczywiście wymiana oleju, filtrów (oleju, powietrz, paliwa), sprawdzenie funkcjonowania układu hamulcowego, jezdnego, kontrola układu kierowniczego, itp. Tu właśnie może dojść do największej ilości nadużyć – wiadomo, duży klient, duży potencjał, dużo zleceń, a mało kontroli, łatwiej coś przemycić w natłoku zleceń, dopisać, może się nie zorientuje.

Zamienniki, podzespoły regenerowane

Nabywca może wyjść z inicjatywą, obowiązkowo wypunktować, co każdy przegląd dla danego auta musi zawierać, zgodnie z wytycznymi producenta. Jeśli określimy cenę takiego przeglądu już na etapie umowy, łatwiej będzie kontrolować wydatki, a także każda zmiana ceny będzie lepiej widoczna i łatwa do wychwycenia. Im większa flota, tym więcej przeglądów, możemy określić ich częstotliwość znając przeciętne miesięczne przebiegi aut. Zatem warto zakontraktować ich roczną liczbę za jak najniższą cenę. Wiadomo, hurtowo kupuje się taniej.

Jeśli umowa ma obejmować również naprawy blacharsko-lakiernicze, należy spisać ich zakres i stawki. W przypadku braku możliwości wynegocjowania satysfakcjonujących kwot, warto powalczyć o rabaty na części lub upust od wartości miesięcznego rachunku. Trzeba określić, czy chcemy serwisować naszą flotę przy użyciu części oryginalnych, czy tańszych zamienników – mamy już do tego prawo, nawet w przypadku ASO. Trzeba jednak pamiętać, że żywotność zamienników nie zawsze jest identyczna, jak części oryginalnych, w końcu skądś musi się wziąć niska cena. Do tego dochodzi kwestia wykorzystania regenerowanych podzespołów, co pozwala obniżyć koszty serwisowe. Tutaj jednak wyegzekwujmy gwarancję na produkt i usługę taką samą, jakby używana do naprawy była część fabrycznie nowa.

Ważne terminy

Warunki płatności to następna istotna kwestia. Najkorzystniej wynegocjować jak najdłuższy termin i fakturę zbiorczą za usługi wykonywane w danym miesiącu dla całej floty. Zatem dla zachowania porządku ustalić okres 30 dni, co pozwoli na dodatkowe wydłużenie terminu płatności, gdyż za wszystkie usługi z danego miesiąca zapłacimy dopiero po jego zakończeniu, dodając wynegocjowany termin płatności faktury. Zatem 30 dni płatności + 30 dni związane z późniejszym zafakturowaniem usługi – za niektóre naprawy z początku czerwca zapłacimy dopiero pod koniec lipca.

Ważnym punktem umowy są terminy napraw i dostęp do samochodu zastępczego, bo przecież jeśli usługa ulegnie przedłużeniu, nasz pracownik nie może pozostać bez narzędzia pracy. Warto zagwarantować sobie auto zastępcze już od pierwszego dnia naprawy, co oprócz zapewnienia mobilności kierowcy daje pozytyw w postaci większej motywacji warsztatu do dokonania jak najszybszej reperacji. Aby uniknąć sytuacji, gdy serwis miga się od wydania pojazdu tłumacząc jego brak, w umowie należy zapisać, że jeśli usługodawca nie będzie miał dostępnego środka lokomocji, to pokryje koszty wynajmu samochodu zastępczego w innej firmie, na przykład w wypożyczalni aut. Taka adnotacja powinna skutecznie zniechęcić do spekulacji pojazdami zastępczymi, a my nie będziemy musieli o nie „żebrać” w serwisie.

Jednoosobowa odpowiedzialność

Umowa musi zawierać okres gwarancji na naprawę i odpowiedzialność prawną za skutki pracy serwisu. Tu występuje czynnik ludzki, który bywa zawodny. Aby ryzyko zniwelować, trzeba skutecznie zobowiązać usługodawcę do ponoszenia konsekwencji wszelkich błędów, niedociągnięć, niedbalstwa. Jako klient musimy czuć się bezpiecznie i wiedzieć, jakie mamy prawa i z nich korzystać. Bezwzględnie należy nam się ochrona prawna, gwarancja i zadośćuczynienie za błędy.

Jeśli nie lubimy, gdy faktury stanowią dla nas niespodziankę, w umowie należy zastrzec listę osób, które dokonują potwierdzenia zlecenia serwisowego. Autoryzacja każdej naprawy i co za tym idzie kosztu jest absolutnie konieczna. Najlepiej by to był po prostu menedżer floty, ktoś z jego działu lub inna osoba mająca w swoich obowiązkach opiekę nad pojazdami służbowymi. Jednoosobowa odpowiedzialność dobrze zadziała, chyba że mamy we flocie kilkaset pojazdów.

Kierowcy miewają bowiem ułańską fantazję i mogą zlecić nawet wymianę silnika, bo dysponuje zbyt małą mocą, dlatego potrzeba fachowego nadzorcy – zarówno od strony przedsiębiorstwa jak i serwisu. Bez autoryzacji serwis nie ma prawa dokonać żadnej naprawy, a jeśli to zrobi, klient nie musi za nią zapłacić. Do każdej zbiorczej faktury serwis powinien mieć obowiązek załączyć kopię zleceń opatrzonych podpisem i pieczątką firmową klienta, by nie było wątpliwości, że naprawa była zatwierdzona, a także zasadna.

Nie takie ASO straszne…

Weryfikacja następuje zazwyczaj dopiero w biurze, nie pod wpływem emocji w serwisie, dlatego kosztorys naprawy można spokojnie sprawdzić, a jeśli coś wzbudza nasz niepokój, należy poprosić o uzasadnienie lub nawet fotografie części. Jeśli w grę wchodzi wyższa kwota, zawsze możemy powołać niezależnego eksperta i sprawdzić, czy nie jesteśmy naciągani. I jeszcze jeden drobny szczegół, stan licznika auta oddawanego do serwisu. W weryfikacji trzeba zarezerwować miejsce na tę informację. Dziwne? Banalne, ale brutalnie prawdziwe, auto trzeba „potestować” po naprawie, więc aby „testy” nie były za długie, ten zapis nas przed tym uchroni. Szkoda tylko, że nic nas nie uchroni od szkód w trakcie naprawy. Jeśli auto spadnie z podnośnika, nikt przecież o tym nie powie klientowi. Ale od czego są urządzenia do pomiaru grubości lakieru…

Pomimo tych wszystkich zasadzek, jakie czekają w ASO na klienta flotowego, serwisy nie są takie straszne, jak się je „oswoi”. Dysponują wiedzą i doświadczeniem producenta marki, mają dostęp do nowoczesnej technologii i oprogramowania, zależy im na dużych klientach, bo to właśnie oni przynoszą największe zyski. Tak, tak, przecież producenci deklarują, że nie zarabiają na sprzedaży samochodów, tylko na ich serwisie…

fot. Fotolia