Oprogramowanie a cel

Od wieków wiadomo, że najlepsze jest to co zostało sprawdzone, co powstało na bazie doświadczenia. Rewelacyjnym przykładem jest powstanie koła, pieniądza czy choćby telefonu komórkowego. Ta sama zasada dotyczy oprogramowania. Na rynku dostawców oprogramowania dla branży logistyki pozostaną tylko te firmy, które jako strategię rozwoju obiorą ciągły wzrost satysfakcji klienta poprzez dostarczanie sprawdzonych i zweryfikowanych rozwiązań informatycznych. Czym kierować się podczas wyboru oprogramowania? Jak sprawdzić oferowany produkt, by nie okazał się błędny i nie zahamował lub ograniczał rozwoju firmy?

Pierwsze i podstawowe – oprogramowanie musi dostarczać komplet funkcji, które zapewnią ciągłość pracy operacyjnej. Już na poziomie zbierania wewnętrznych wymagań poszczególnych działów i badaniu współpracy między nimi można określić pewien skończony zbiór potrzeb, które system musi koniecznie spełnić. Jest on bazą do przeglądu ofert dostarczonych przez dostawców. Należy jednak pamiętać i uwzględnić znaczący fakt, że systemy budowane doświadczeniem posiadają funkcjonalności działające i zweryfikowane oraz może zdarzyć się, iż potrzeba w samym oprogramowaniu realizowana jest w inny sposób niż oczekujemy. Inny nie oznacza w tym przypadku gorszy. W końcowym efekcie fakt ten może mieć pozytywne przełożenie na wykonywane czynności operacyjne. Poza samymi funkcjami pracy bieżącej system również powinien realizować zadania na poziomie ogólnym, wynikającym ze specyfiki dostarczanej usługi, a mianowicie: wspomagać poszukiwania klientów, zarządzać procesem realizacji usługi, dostarczać kluczowe komunikaty i ostrzeżenia, czy choćby zbierać informacje operacyjne w jednym, przeznaczonym do tego celu miejscu.

Każdy produkt, który nie pozwala na przeprowadzenia analizy świadczonych usług w trybie rzeczywistym nie jest dobry dla żadnej firmy. Co kryje się pod hasłem tryb rzeczywisty, jest to sprawa indywidualna. Dla jednych możliwość przeprowadzenia analizy na podstawie raportu generowanego z chwili bieżącej jest oczywistą koniecznością, dla innych bieżące badanie procesów wewnętrznych lub badanie efektywności wymaga dostarczenia przez system informacji na koniec dnia lub zbiorczo np. z miesiąca. Ponownie, tak jak przy zapewnianiu ciągłości pracy operacyjnej, zadanie wymaga wewnętrznej analizy oraz określenia zasad wpływających na realizowanie potrzeby.

Podczas wyboru oprogramowania obecność nowinek technologicznych jest tylko bonusem, ale sprawa architektury oferowanego systemu ma już duże znaczenie dla wybierającego. Nie istnieje jedno, kompleksowe oprogramowanie, które zapewniłoby obsługę całej firmy – od spraw operacyjnych po czynności finansowe. Nie istnieje, gdyż uważa się, że takiego systemu na uda się stworzyć. Procesowe działanie firm z jednej branży jest podobnie, ale w szczegółach bardzo się różni. (z czym muszą radzić sobie dostawcy oprogramowania i dzięki czemu wciąż istnieją na rynku). Taka postać problemu implikuje konieczność wdrożeń wielu programów i ich integrację, w celu płynnego przebiegu realizacji usługi. Mamy więc interfejsy pomiędzy programami lub systemami – lubiane przez dostawców oprogramowania, a znienawidzone przez firmy. W przypadku systemów budowanych przy zastosowaniu metody zarządzania doświadczeniem klienta, interfejs zbudowany raz jest dostępny dla innych klientów (rozwiązanie często stosowane przy interfejsach do systemów finansowo-księgowych), co powoduje zmniejszenie kosztów wdrożenia oprogramowania. Zatem jeżeli system ma złą architekturę i nie jest otwarte na integrację czy rozwiązania specjalistyczne, to niestety stanie się już po kilku miesiącach niewystarczający.

Każde przedsięwzięcie podejmowane w firmie powinno przynosić wartość dodaną. Czy ma być ona mierzalna czy też nie, to już sprawa indywidualna. Zawsze jednym z celów stawianych w czasie wdrożenia nowego oprogramowania lub jego zmiany, jest zwiększenie rentowności firmy. Nowe oprogramowanie powinno spowodować skrócenie czasu obsługi klientów tak, by w efekcie pracownicy mieli czas na pozyskiwanie nowych klientów. Odpowiednio dobrany system przełoży się na wzrost zysków firmy, wzbogaci i uszlachetni markę oraz umożliwi wejście na nowe rynki.