Organizacja pracy na nowo

Pandemia Covid-19 zmieniła kierunek rozwoju wielu sektorów gospodarki. Jak wpłynęła na branżę nieruchomości komercyjnych, na wynajmujących, zarządzających i dzierżawców powierzchni produkcyjnych,  magazynowych czy biurowych? Najnowsze dane pokazują, że wyjdą z kryzysu obronną ręką. Muszą jednak postawić na bezpieczeństwo i technologie, które pozwolą dostosować się im do nowych i wymagających wytycznych.

Według CBRE w Polsce buduje się obecnie 96 nowoczesnych biurowców o łącznej powierzchni ponad 1,6 mln m kw. Jeszcze w tym roku do użytku oddanych zostanie 41 z nich. Czy dziś wielkie biurowce mają jeszcze sens?

Biurowce i magazyny w nowej rzeczywistości

Wszystko wskazuje na to, że choć praca zdalna pozostanie z nami na długo, jeśli nie na zawsze, to wielu przedsiębiorców wprowadzi w swoich firmach hybrydowy model pracy, łączący pracę stacjonarną z home office. Jest to nie tylko odpowiedź na wprowadzony reżim sanitarny, ale i na potrzeby samych pracowników.

Z badania CBRE ‘Work from home survey’ wynika, że 75% Polaków chciałoby pracować z domu 1-2 dni w tygodniu. Jedynie 8%wybrałoby home office przez więcej niż 3 dni w tygodniu. 14%ankietowanych pracowników jest przeciwnych regularnej pracy zdalnej.

Pandemia zmieniła nie tylko sposób pracy, ale i nawyki zakupowe Polaków. Coraz więcej z nas kupuje przez internet, rozwija się więc branża e-commerce. A wraz z nią rośnie zapotrzebowanie na powierzchnie magazynowe. W pierwszej połowie 2020 r. wynajem takich powierzchni przekroczył dotychczasowe rekordy, osiągając niemal 2,43 mln m kw. To o 25% więcej niż w tym samym okresie 2019 roku, podaje CBRE w raporcie “Rynek powierzchni magazynowych w Polsce”. Analitycy przewidują, że do końca roku w Polsce będzie dostępnych w sumie 19,5 mln m kw. nowoczesnych powierzchni przemysłowo-logistycznych.

Biurowce i magazyny będą więc funkcjonować bez większych przeszkód, choć ich zarządzający i wynajmujący muszą dziś dostosować panujące w nich warunki do wymagań reżimu sanitarnego.

Bezpieczeństwo ponad wszystko

Dwie instytucje – Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii oraz Główny Inspektorat Sanitarny – przygotowały dla przedsiębiorców szereg wskazówek dotyczących organizacji pracy biurowej i produkcyjnej. Ich celem jest między innymi zwiększenie bezpieczeństwa pracowników, zminimalizowanie ryzyka zakażenia, a także ograniczenie liczby kontaktów w danym przedziale czasowo-przestrzennym.

– Za nieprzestrzeganie przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie grożą przede wszystkim konsekwencje finansowe. Art. 283 § 1 k.p. mówi, że osoba odpowiedzialna za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w przedsiębiorstwie może zostać ukarana grzywną od 1000 do 30000 zł. Karze tej podlega również osoba kierująca pracownikami, np. kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej, brygadzista, lub innymi osobami fizycznymi, w tym wykonawcy umów zlecenia i umów o dzieło albo przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący działalność gospodarczą – wyjaśnia Katarzyna Komosa, prezes firmy BARYT sp. z o.o., działającej między innymi w sektorze innowacyjnego BHP.  – Natomiast art. 207 § 1 k.p. określa wyraźnie, że to pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie, a na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają ani obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, ani powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy. Obowiązek ten spoczywa ostatecznie na osobach zarządzających daną organizacją i to one będą rozliczane z zastosowanych środków bezpieczeństwa. Środki te powinny być dostosowane do indywidualnych warunków przedsiębiorstwa, takich jak specyfika działania, do sektora, w jakim działa, wielkości kadry, miejsca położenia jednostki, charakteru pracy i możliwości wykonywania pracy zdalnej.

Jak w praktyce dostosować biura, magazyny i fabryki do nowych warunków? Przede wszystkim należy zapewnić pracownikom i gościom środki ochronne (maseczki, płyn dezynfekujący), zadbać o zachowanie odległości między współpracownikami, przygotować więcej przestrzeni wspólnych – aby w kuchniach czy pokojach relaksacyjnych nie gromadziło się zbyt wiele osób w jednym momencie. Ważne jest także zorganizowanie jednokierunkowych ciągów komunikacyjnych i – w miarę możliwości – wprowadzenie systemów bezdotykowego otwierania drzwi.

Technologie wspierające nieruchomości

Nowe warunki wymagają nie tylko zmiany przyzwyczajeń pracowników, ale także – a może przede wszystkim – wprowadzenia technologii, które pomogą w dostosowaniu się do wytycznych. Co istotne – do pracy w reżimie sanitarnym można wykorzystać dobrze znane narzędzia, takie jak systemy do rejestracji czasu pracy (RCP), które – nawet jeśli dziś wymagają inwestycji – sprawdzą się także po czasie pandemii.

– Nowoczesne narzędzia RCP pozwalają między innymi na bezdotykowe otwieranie drzwi do pomieszczeń. Dają też szereg innych korzyści. Przykładowo system Timate, oparty jest o kartę, na której można wyświetlić dowolny komunikat, na przykład przypomnienie o konieczności dezynfekcji rąk lub informację o tym, że właściciel karty nie zachowuje odpowiedniego dystansu od innych osób. Dystans ten mierzymy dzięki funkcji lokalizacji. Ta sama funkcja pozwala zareagować, gdy w pomieszczeniu znajduje się zbyt dużo osób. Dostają one w takim przypadku alert i informację o tym, by nie wchodziły w daną strefę, np. na stołówkę czy do sali konferencyjnej – tłumaczy Sebastian Młodziński, CEO Timate. – A gdy któryś z pracowników zachoruje – system pomoże ustalić, kto miał kontakt z zakażonym. Dzięki temu kwarantannie nie będzie podlegać cały zespół pracujący w jednym budynku, tylko osoby bezpośrednio narażone na zakażenie.

Mądra organizacja przestrzeni

W tym szczególnym czasie pandemii wyjątkowo przydatne będzie też podzielenie budynków na strefy i monitorowanie tego, kto i kiedy ma do tych stref dostęp. Ten zabieg sprawdza się tak naprawdę niezależnie od sytuacji. Wyznaczone obszary służące różnym celom (hala produkcyjna, przestrzeń rekreacyjna, miejsce wymagające szczególnego nadzoru, biura poszczególnych firm) pomagają w ustaleniu, w jaki sposób pracownicy i kontrahenci przemieszczają się między biurami i budynkami. To z kolei pozwala zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni oraz zadbać o bezpieczeństwo użytkowników nieruchomości, ich gości i informacji.

– Dzięki danym pokazującym, gdzie pracownicy spędzają najwięcej czasu, jak poruszają się na co dzień w biurach czy halach magazynowych, można wyznaczyć wygodne i zgodne z potrzebami ciągi komunikacyjne, które nie będą powodowały kolizji i nadmiernego gromadzenia osób na jednym obszarze. Informacje takie pomogą też wyznaczyć optymalne miejsca na zamontowanie płynów do dezynfekcji rąk – dodaje Sebastian Młodziński.

Dezynfekcja na bieżąco

Dezynfekcja rąk zabezpiecza przed przenoszeniem wirusa z powierzchni, na których mógł się on znaleźć, nie blokuje jednak głównej drogi zakażeń, czyli kropelkowej. Badania wskazują, że cząstki wirusa mogą utrzymywać się w powietrzu, tworząc ryzyko zakażenia. W przemyśle możliwości pracy zdalnej są bardzo ograniczone, stąd też pojawiły się pomysły na stałą dezynfekcję powietrza.

Dobrze znana z medycyny technologia dezynfekcji za pomocą światła UV-C miała swoje główne ograniczenie – nie może być stosowana w obecności ludzi. Konieczność znalezienia rozwiązania, które pozwoli na bezpieczną pracę w dobie pandemii, zaowocował innowacyjnym pomysłem. Dzięki zamknięciu lampy UV-C w obudowie, powstały urządzenia, które mogą bezpiecznie i w sposób ciągły pracować w obecności ludzi. Powietrze jest zaciągane do oprawy i zostaje zdezynfekowane, przepływając przez obszar naświetlany światłem UV.

Lampy przepływowe można stosować zarówno w biurach, jak i przestrzeniach przemysłowych. Szczególnie warto rozważyć ich montaż w takich miejscach jak szatnie, kuchnie czy pomieszczenia socjalne, gdzie mogą spotykać się pracownicy z różnych działów.

Badania przesiewowe

W celu zapewnienia ciągłości działania biznesu, coraz więcej firm decyduje się na własną rękę prowadzić badania pracowników pod kątem trwającego bądź przebytego zakażenia COVID-19. Jest to możliwe dzięki dostępności szybkich testów, które można wykonać na terenie firmy, bez pomocy laboratoriów.

Mogą one służyć więc jako marker diagnostyczny na wczesnym etapie wykrywania choroby. Jeśli przed wejściem do pracy i kontaktem z innymi pracownikami u pracownika zostanie wykonany test, może to uchronić pozostałych przed zarażeniem a cały zakład przed przestojem. Osoby bez objawów również mogą być źródłem zakażenia. Eksperci sądzą, że jedna osoba zarażona może zarazić 5 osób, z którymi miała kontakt a te osoby kolejne zwiększając liczbę zachorowań w postępie geometrycznym.

Szybkie testy w ciągu kilkunastu minut dadzą odpowiedź na pytanie, czy pracownik jest chory, lub też czy już przeszedł zakażenie. Dobrą praktyką jest też przetestowanie pracowników znajdujących się na home office przed decyzją o powrocie do systemu pracy stacjonarnej.

Zarządzający nieruchomościami komercyjnymi, właściciele firm czy wynajmujący przestrzenie biurowe i magazynowe muszą uświadomić sobie, że zmiany, których dokonają teraz, będą procentowały. Nie tylko zapewnią bezpieczeństwo, ale i sprawią, że branża real estate będzie przygotowana na podobne sytuacje w przyszłości.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics nr 6/2020