Oszczędność 12 000 kilometrów

Cassus obsługuje codziennie kilkaset punktów na terenie Wielkopolski oferując produkty szybkorotujące takie jak: prezerwatywy, zapalniczki, kleje, golarki jednorazowe, plastry itp. Działania optymalizacyjne wpłynęły na konieczność wdrożenia systemu monitoringu pojazdów. Firma bazując na swoim doświadczeniu zdecydowała się na przetestowanie rozwiązania oferowanego przez Flotis. Ta praktyka pozwala na optymalne przygotowanie do wdrożenia i uniknięcia szeregu problemów, jakie zazwyczaj występują przy wszelkich zmianach organizacyjnych. Cel to znalezienie rozwiązania mobilnego, które umożliwi optymalne planowanie tras i szybszą obsługę pilnych zapytań oraz dodatkowo usprawnić pozostałe procesy związane z dystrybucją towarów, takich jak ewidencja czasu pracy czy weryfikacja przejeżdżanych kilometrów.

Trzy urządzenia

Od firmy Flotis zostały zakupione testowo trzy urządzenia monitorujące. Celem próby było zbadanie opłacalności wdrożenia i potencjalnych korzyści płynących ze stosowania systemu monitoringu. Dodatkowo przedsiębiorstwo chciało sprawdzić nastawienie pracowników do montowania tego typu urządzeń w pojazdach i wyciągnąć wnioski przed ewentualnym całościowym wdrożeniem. Cassus zamierzał także wypracować rozwiązania, pozwalające szybko reagować na pilne zapytania klientów. System miał więc pomóc w naniesieniu dodatkowego punktu na trasie i oszacowanie, w jakim czasie kierowca będzie w stanie dotrzeć do klienta.

Urządzenia zostały przypisane do konkretnych pojazdów firmy. Od momentu podłączenia urządzeń system zbierał dane na temat lokacji pojazdów. Aktualny podgląd pozycji pojazdów pozwolił na szybką ocenę położenia pojazdów, odpowiedź z poziomu centrali jak szybko jest w stanie dojechać kierowca z towarem, wytyczenie optymalnej trasy dla kierowcy.

Po wdrożeniu rozwiązanie okazało się przejrzyste i łatwe w użytkowaniu. Dostęp z poziomu przeglądarki pozwolił na zalogowanie i podgląd systemu Flotis z dowolnego komputera w firmie. Osoba kontrolująca położenie pojazdów mogła w każdej chwili reagować na problemy bieżąco zgłaszane przez kierowców. W sytuacjach kryzysowych, takich jak konieczność znalezienia alternatywnej drogi przejazdu (korek drogowy spowodowany wypadkiem), pomoc osoby w centrali okazywała się bardzo przydatna.

Tańszy pakiet

Klient Flotisa zakupił pakiet „monitoring za 1 pln”, który obejmuje: cenę urządzenia – 399 zł netto, abonament miesięczny 1 zł netto/urządzenie (przez okres 12 miesięcy), zawierający koszty transmisji danych. Koszt wdrożenia systemu w 3 pojazdach wyniósł zatem 1197 zł + miesięcznie 3 zł.

Abonament w pakiecie Standard zagwarantował między innymi dostęp do bezpiecznej usługi internetowej umożliwiającej zarządzanie flotą z poziomu zwykłej przeglądarki internetowej, śledzenie wszystkich pojazdów na terenie Polski oraz ich prezentację na mapie w czasie rzeczywistym (dane prezentowane z opóźnieniem do 5 minut). Poza tym istniała możliwość przeglądu historii tras oraz prędkości poruszania się pojazdów z ostatnich 30 dni kalendarzowych. Warto dodać, że Cassus zdecydował się na zakup tańszego pakietu systemu Flotis z wyższym kosztem urządzenia, ale niższym abonamentem. Wybór ten był spowodowany zarówno celem jak i testowym charakterem wdrożenia usługi monitoringu pojazdów.

Po trzech miesiącach przeanalizowano efekty zastosowania urządzeń. Średnio dziennie udało się skrócić trasy o 16 km dla jednego samochodu (w skali całej firmy miesięczna oszczędność wyniosła ponad 4200 km). W przypadku oszczędności całościowej badana była łączna liczba kilometrów przejechanych przez wszystkich pracowników firmy nie tylko pojazdów wyposażonych w system monitoringu. Spadek liczby przejeżdżanych kilometrów nastąpił również wśród samochodów niewyposażonych w system.

Krócej „za kółkiem”

Na spadek liczby przejeżdżanych kilometrów wpływ miało także wspólne planowanie tras i wymiana doświadczeń pomiędzy kierowcami na codziennych odprawach. Czasu powrotu do bazy firmy skrócił się średnio o 26 minut (w skali całej firmy generuje to oszczędność ponad 114 godzin pracy w miesiącu) 

Przy analizie czasu powrotu do bazy różnice pomiędzy kierowcami pojazdów wyposażonych i nie wyposażonych w monitoring były bardziej widoczne niż w przypadku liczby przejeżdżanych kilometrów. Wynikać to może z faktu, częstszych postojów, jakich dokonują pracownicy z drugiej grupy (bez monitoringu). Rozwiązanie pełniło więc również funkcję motywacyjną. Mimo zdefiniowanych równych warunków i zasad dla wszystkich kierowców, pracownicy pojazdów wyposażonych w system monitoringu rzadziej korzystali z przerw i postojów w czasie jazdy.

Wyniki 3-miesięcznego okresu testów zaprocentowały dodatkowo usprawnieniem systemu rozliczeń pracowników i dodatkowym mechanizmem kontroli liczby przejechanych kilometrów, wsparciem procesu obsługi klienta, możliwością szybszej reakcji na zapytania klientów i podesłanie samochodu z towarem, wdrożeniem systemu raportów miesięcznych.

Spadek liczby przejechanych kilometrów o ponad 12 000 oznaczał dla firmy olbrzymią korzyść nie tylko czysto finansową. Także spadek godzin pracy spędzonych za kierownicą został odebrany bardzo pozytywnie. Obowiązujące w firmie zasady partnerskie wobec pracowników pozwoliły skrócić czas pracy danego kierowcy, a system monitoringu gwarantował, że nie wynikało to w żadnym wypadku z zaniedbania klienta (system pozwalał analizował czas spędzany u poszczególnych nabywców). Testowe wdrożenie systemu Flotis pozwoliło także wpłynąć na bezcenne aspekty takie jak poprawa jakości obsługi nabywcy.