Outsourcing logistyczny – przygotowanie do przetargu

Przekazanie obsługi łańcucha dostaw zewnętrznemu operatorowi to decyzja strategiczna o bardzo istotnym wpływie na sposób funkcjonowania firmy. Na outsourcing logistyczny należy patrzeć długofalowo, w perspektywie co najmniej kilku, a najlepiej kilkunastu lat. W artykule opisany został proces przygotowania do przetargu na obsługę logistyczną – od zbierania danych pozwalających na przygotowanie ofert po analizę ofert obsługi logistycznej.

Dane do przetargu na obsługę logistyczną

Przed zaproszeniem operatorów logistycznych do złożenia ofert handlowych powinniśmy zebrać odpowiedni zasób danych pozwalających na przygotowanie ofert. Usługa zarządzania magazynem na rzecz innej firmy jest na tyle specyficzna, że praktycznie nie funkcjonują tu gotowe cenniki. Każdy projekt magazynowy i każda firma – klient operatora logistycznego ma swoją specyfikę i swoje indywidualne wymagania, które mają wpływ na wysokość cen.

Główne kategorie kosztów obsługi logistycznej

W procesie przygotowania oferty handlowej dla potencjalnego klienta operator logistyczny szacuje wszystkie koszty, które musi ponieść w celu zapewnienia obsługi, dopiero na koniec dodaje do tego swoją marżę. Główne kategorie kosztów, to koszt powierzchni lub budynku magazynowego, koszt pracowników, systemu zarządzania magazynem (WMS), amortyzacja inwestycji niezbędnych dla realizacji usługi oraz bieżące koszty operacyjne jak media, wynajem sprzętu – choćby wózków widłowych, koszt materiałów pakunkowych, ochrony magazynu, wyposażenia biura, sprzątania itp.
Powyższe koszty można oszacować jedynie mając do dyspozycji szereg danych zarówno natury organizacyjnej, jak i przede wszystkim danych wolumetrycznych produktów, którymi operator ma zarządzać.
Wszystkie informacje zawarte w kwestionariuszu logistycznym mają wpływ na koszty operacji magazynowych bez względu na to, czy są one realizowane przez zewnętrznego partnera logistycznego, czy też przez firmę będącą właścicielem produktów i zajmującą się logistyką tylko na swoje potrzeby.1 Teoretycznie więc udostępnienie tych danych operatorowi, od którego oczekujemy oferty, nie powinno być trudne. Praktyka pokazuje jednak, że różnie z tym bywa.

Dane ogólne

Kwestionariusz logistyczny zawierać powinien arkusz „Informacje ogólne”, w którym znajdują się pytania dotyczące czasu trwania kontraktu, liczby dni, w których magazyn operatora ma dla nas pracować, oczekiwanej liczby zmian w magazynie, kwestii komunikacji i wymiany danych między nami a operatorem, sezonowości, planowanego wzrostu wolumenu itp. Wszystkie te elementy mają wpływ na koszty operacji magazynowych niezależnie od tego, kto fizycznie te operacje realizuje. Warto zwrócić uwagę też na pozycję dotyczącą wartości stocku magazynowego oraz wartości całości wysyłek produktów z magazynu. Te dane nie są niezbędne dla oszacowania zasobów koniecznych do realizacji obsługi magazynu, ale każdy operator logistyczny powinien swojego klienta o nie zapytać. Wartość stocku magazynowego i produktów wysyłanych z magazynu będzie z pewnością determinować poziom odpowiedzialności operatora za ewentualne różnice inwentaryzacyjne oraz uszkodzenia produktów podczas operacji magazynowych. W niektórych wypadkach wysokość „odpowiedzialności” wymaga wykupienia dodatkowej polisy ubezpieczeniowej oraz zastosowania dodatkowych środków ochrony w magazynie.

Zasoby do obsługi logistycznej

Kolejne arkusze kwestionariusza służą oszacowaniu zasobów, które operator powinien zarezerwować dla obsługi klienta. Aby było to możliwe, operator powinien otrzymać wszystkie dane dotyczące dostaw do magazynu, samego magazynowania, wydań z magazynu i zwrotów. Są one bardzo szczegółowe i wymagają dogłębnej znajomości i kontroli przepływów produktów przez firmę decydującą się na outsourcing.
Bardzo niewiele firm jest w stanie udzielić informacji o swoich przepływach towarowych na wysokim poziomie szczegółowości. Czy jest więc sposób na obejście tych wymagań i uzyskanie wartościowej oferty od przyszłego operatora logistycznego? Moim zdaniem tak, nie mniej jednak nie zwalnia to nas z obowiązku posiadania lub zebrania odpowiedniego zasobu danych. W zasadzie operator logistyczny może wszystkie te dane obliczyć sam, jeśli klient udostępni mu faktyczne dane dotyczące przyjęć i wydań produktów z magazynu oraz dane logistyczne produktów. Dane rzeczywiste można uzyskać poprzez ściągnięcie informacji z systemu ERP. Najlepiej dokonać tego za dany rok kalendarzowy, ewentualnie za określony reprezentatywny czas. Ważne jest również udostępnienie danych logistycznych produktów – bez nich operator będzie miał ogromny kłopot z interpretacją danych klienta. Dane logistyczne produktów to informacje na temat sposobu pakowania produktów, czyli liczby produktów danego typu w kartonie, kartonów na palecie lub innym nośniku, wagi produktów, wymiarów kartonów i palety. Idealnie by było, gdyby dane podawane były indywidualnie do każdego produktu. Jeśli w naszym portfolio posiadamy np. 10 000 produktów, powinniśmy udostępnić operatorowi 10 000 rekordów definiujących sposób pakowania każdego indywidualnego produktu.
Posiadając dane, operator może obliczyć jak realnie przedstawiają się ruchy towarowe w danym przedziale czasowym, skalkulować niezbędne zasoby pracownicze i techniczne oraz zaplanować magazyn łącznie z obliczeniem niezbędnej liczby regałów magazynowych czy też miejsca dla składowania blokowego produktów.

Konsekwencje braku odpowiednich danych

Moja praktyka w firmach logistycznych wskazuje, że firmy handlowe często mają problemy z zebraniem i udostępnieniem informacji. Na ogół sytuacja jest względnie łatwa, jeśli klient otrzymuje produkty bezpośrednio ze swoich fabryk lub od fabryk podwykonawców. Fabryki na ogół mają usystematyzowany sposób pakowania wyrobów gotowych i zebranie danych jest względnie proste. Gorzej jest, kiedy otrzymujemy produkty z magazynów centralnych bądź regionalnych. Wówczas na ogół trudno przewidzieć np. udział palet mieszanych i jednorodnych, sposób pakowania produktów małych i dostarczanych w niewielkich ilościach. Magazyny centralne lub regionalne same dokonują komisjonowania produktów i zdarza się, że te same produkty w każdej kolejnej dostawie są spakowane i dostarczone w inny sposób. Jeśli więc operator nie otrzyma od nas oczekiwanych danych lub otrzyma niepełne, musimy liczyć się z tym, że w ofercie założy określone rezerwy zabezpieczające go przed niedoszacowaniem kosztów, ewentualnie zawrze klauzule pozwalające mu na wycofanie oferty lub jej znaczącą korektę w sytuacji, gdy dane rzeczywiste okażą się odmienne od tych, które mu udostępniliśmy. W efekcie oferta, którą otrzymamy od operatora logistycznego, będzie wykraczać poza nasz budżet lub okaże się, że operator zażąda pokrycia dodatkowych kosztów, nieuwzględnionych w przetargu.

Przetarg na usługi logistyczne

Mając już jasną wizję oczekiwań, ustalony harmonogram projektu, rozpoznany proces decyzyjny wewnątrz naszej organizacji i zebrane dane dotyczące wolumenów produktów, możemy rozpocząć proces wyboru operatora logistycznego. W tym celu najlepiej przeprowadzić przetarg na obsługę logistyczną.
Ilu operatorów zaprosić do przetargu logistycznego? Tylu, iloma jesteśmy w stanie sprawnie administrować i dla ilu znajdziemy czas. Każdemu oferentowi powinniśmy dać możliwość przedstawienia oferty i wyjaśnienia wszystkich związanych z nią kwestii, z pominięciem tych, których oferty nie spełniają oczekiwań jakościowych. Około dziesięciu zaproszonych firm da nam gwarancję, że oferowane rozwiązania i ceny będą odzwierciedlały ogólną ofertę rynkową.
W niektórych specyficznych sytuacjach obsługa logistyczna naszych produktów może być obwarowana koniecznością posiadania określonych licencji lub pozwoleń. Tak jest w przypadku obsługi magazynowej leków, czy też produktów na styku sektorów cywilnego i wojskowego. Nie ograniczajmy się jednak do zapraszania do przetargu tylko tych operatorów logistycznych, którzy już posiadają odpowiednie licencje i pozwolenia niezbędne dla obsługi danej branży. Unikniemy dyktowania warunków i cen. Jeśli operator logistyczny nie obsługuje żadnego klienta z naszej branży, a ma klientów z kilku innych, oznacza to, że potrafi przystosować się do różnych wymagań, specyficznych dla poszczególnych sektorów. Przy wyborze operatorów logistycznych na etapie zaproszenia do przetargu skupmy się na tym, czy potrafią oni skutecznie obsługiwać wolumen produktów na poziomie zbliżonym do naszego, zarządzać jakością, czy przedłożyć klarowny i realistyczny plan wdrożenia współpracy. Sprawdźmy, jak operator przeprowadził implementację innego skomplikowanego projektu. Jeśli może zademonstrować swoje doświadczenie i umiejętności w adaptacji do nowych wymagań i wdrażaniu nowych operacji, mamy solidne podstawy, by uważać, że skutecznie przygotuje się do współpracy, łącznie z uzyskaniem odpowiednich licencji.

NDA, czyli Nadmierna Dawka Administracji

Przed rozpoczęciem przetargu logistycznego wiele firm ma w zwyczaju prosić operatorów logistycznych o podpisanie porozumienia o poufności dotyczącej przekazywanych informacji. Dokument ten nazwany jest Non Disclosure Agreement (NDA). Mam wątpliwości co do zasadności stosowania go. Z jednej strony dane o wysyłkach naszych produktów są wrażliwe. Z drugiej strony podczas przetargu przekazujemy operatorowi dane historyczne, czyli z definicji już nieaktualne. Moim zdaniem podpisanie NDA z operatorami logistycznymi na etapie przetargu nie przyniesie nam wartości dodanej. Co nie znaczy, że nie powinniśmy dbać o poufność wszelkich informacji już na etapie współpracy operacyjnej, kiedy to operator logistyczny ma dostęp do wielu poufnych informacji handlowych w czasie rzeczywistym.

Zapytanie ofertowe

Ważne jest, abyśmy definiowali nasze oczekiwania jakościowe oraz informowali operatorów o specyficznych wymaganiach dotyczących magazynowania produktów oraz wspomnianych już licencjach lub innych wymaganiach prawnych. Jeśli nasz biznes wymaga, aby wszyscy uczestnicy łańcucha dostaw posiadali określone certyfikaty czy to dotyczące zarządzania jakością, środowiskowe, bezpieczeństwa lub inne, odpowiednie informacje również powinny zostać zawarte w zapytaniu ofertowym.
Aby w późniejszym etapie móc porównać oferty, powinniśmy zaproponować operatorom strukturę cennika usług. Nie ma gotowego wzoru – przy każdym projekcie nie tylko wysokość cen, ale sposób rozliczeń są ustalane indywidualnie pomiędzy operatorem logistycznym a jego klientem. Jestem przeciwnikiem rozliczeń na bazie Open Book, znacznie lepszy jest cennik transakcyjny, zbudowany na bazie jednostek, które są dla nas policzalne i którymi posługujemy się w rozliczeniach z klientami. Jeśli kupujemy i sprzedajemy produkty na sztuki, zaproponujmy operatorom cennik oparty na przyjęciu i wydaniu z magazynu jednej sztuki towaru. Jeśli nasi klienci zamawiają produkty na pełne kartony bądź palety, prościej będzie rozliczać się z operatorem odpowiednio za przyjęcie i wydanie z magazynu kartonu bądź palety. Jeśli baza naszych artykułów jest w miarę stała i ma określone standardy pakowania, można zaproponować rozliczenie za przyjęcie i wydanie z magazynu określonej wagi lub kubatury. Przykład z mojej praktyki zawodowej: jeden z klientów, firma globalna z sektora elektroniki użytkowej, zleciła obsługę magazynową całego asortymentu, począwszy od dużego sprzętu AGD, poprzez sprzęt audio, tv, drukarki komputerowe itd. Oprócz tego klient miał w swoim portfolio szereg produktów bardzo małych gabarytowo, za to bardzo drogich, czyli telefony komórkowe, tablety, kamery cyfrowe i wiele akcesoriów. Za obsługę dużych produktów rozliczaliśmy się na podstawie kubatury, natomiast cennik obsługi produktów małych był ustalony w sztukach. Ponieważ artykuły miały standardowe wymiary i sposób pakowania, nigdy nie było problemów z przeliczeniem liczby sztuk na kubaturę i odwrotnie.
Za samo składowanie najlepiej też rozliczać się według jednostek, które łatwo nam przeliczyć na sztuki produktów. Na ogół stosuje się albo rozliczenie za zajęte miejsce paletowe dziennie, ewentualnie stosuje się opłaty ryczałtowe za zarezerwowaną dla nas powierzchnię magazynową.
Transparentność cen i ich łatwe przeliczanie na jednostki produktów jest bardzo ważne z jeszcze jednego względu: budżetowania. Zakładając sprzedaż określonej liczby produktów w kolejnych latach, bardzo łatwo będzie oszacować koszt ich obsługi magazynowej. Operatorzy logistyczni mogą oczekiwać od nas pokrycia kosztów stałych wynikających z długoterminowych zobowiązań finansowych, jak np. wynajem magazynu. Nieopłacone koszty stałe w mogą oznaczać dla operatora poważne kłopoty finansowe. Koszty stałe nie są idealnym rozwiązaniem z punktu widzenia klienta, ale w końcu od czego są negocjacje…
Po rozesłaniu zapytania ofertowego zarezerwujmy czas na udzielanie odpowiedzi na pytania nadesłane przez operatorów. Z pewnością będzie ich dużo. Rzeczy, które nam wydają się jasne, mogą nie do końca być zrozumiałe dla oferentów. Niektóre firmy organizują dzień otwarty, na który zapraszają przedstawicieli wszystkich firm logistycznych biorących udział w przetargu. Wtedy mamy okazję zaprezentować nasze oczekiwania wszystkim uczestnikom przetargu i odpowiedzieć na ich pytania. Jest to o tyle dobre, że trzy czwarte pytań powtarza się.

Weryfikacja ofert logistycznych

Czego powinniśmy oczekiwać od oferentów, już po rozesłaniu zapytania ofertowego i wyjaśnieniu wątpliwości? Oczywiście dobrej oferty. Możemy być pewni, że obok ofert rozsądnych, trafią się i takie, które bardzo mocno odbiegają od pozostałych pod względem zarówno proponowanych rozwiązań, jak i cen.
Jeśli to margines oferentów, można dać im szansę na przygotowanie drugiej oferty – znaczne różnice w porównaniu z tzw. środkiem mogą oznaczać, że błędnie zrozumiane zostało jedno z naszych wymagań, czy też błędnie zinterpretowane zostały wolumeny. Jeśli tak, skorygowana oferta powinna być znacznie bardziej realna.
W następnym kroku zróbmy krótką listę, czyli ograniczmy liczbę oferentów do czterech, maksimum pięciu. Z tą wyselekcjonowaną grupą zasiadamy do bardziej szczegółowych rozmów, na koniec których operatorzy powinni nam złożyć zrewidowane oferty. Jeśli czas pozwala, zaproponujmy operatorom wizytę w ich magazynach. Po analizie nowych ofert, dyskusjach i wizytach w magazynach operatorów wybieramy finałową dwójkę lub trójkę operatorów.

And the winner is…

Końcowy etap przetargu zarezerwujmy na negocjacje cen i kontraktu. Jedynym elementem czysto operacyjnym na końcowym etapie przetargu powinno być ponowne omówienie i ewentualnie aktualizacja procesu implementacji. Na tym etapie przetargu nie powinno prowadzić się już rozmów na tematy operacyjne. Jeśli tego rodzaju kwestie są jeszcze otwarte, oznacza to, że nie odrobiliśmy naszych lekcji na wcześniejszych etapach przetargu.
Nie będę rozpisywał się na temat procesów decyzyjnych wewnątrz organizacji, czyli tego ile trwa podjęcie decyzji co do wyboru oferenta, z którym podpiszemy kontrakt o wartości kilkunastu milionów złotychch lub więcej. W każdej organizacji wygląda to nieco inaczej. Pamiętajmy o jednym: jeśli nasz proces decyzyjny się przedłuży, wybrany operator będzie miał odpowiednio miej czasu na implementację.

Artykuł jest częścią cyklu artykułów publikowanych na blogu: contractlogistics.pl

.

Romuald Jaworski
Konsultant łańcucha dostaw z ponad 20-letnim doświadczeniem zawodowym w operacjach logistycznych, dystrybutor rozwiązań informatycznych wspierających łańcuch dostaw: aplikacji do planowania i optymalizacji sieci dystrybucyjnych (Log-hub), software`u prognozującego zapasy magazynowe (Nadii) oraz Yard Management System (Innovcode). Autor bloga poświęconego logistyce www.contractlogistics.pl

.

.

KOMENTARZE

Odpowiednie przygotowanie się do przetargu rzutuje nie tylko na początki przyszłej współpracy, ale i na jej całość. Dlatego najważniejsze w całym procesie jest wzajemne poznanie i zaufanie. Operator logistyczny nie może ograniczać się do odebrania formularza z zapytaniem i bazować jedynie na liczbach, ale musi zebrać jak najwięcej informacji, łącznie z poznaniem procesu klienta. Dlatego w Dachser dążymy do spotkania twarzą w twarz i zgłębienia działalności od A do Z. Tylko w ten sposób trafnie określimy elementy, które możemy usprawnić. Obserwując i rozmawiając, weryfikujemy, w jaki sposób zaplanować strefę kompletacji, czy zoptymalizować proces pakowania. Spotkania z klientami jeszcze przed złożeniem oferty to doskonały sposób na poznanie ich głównych oczekiwań, planów a także wątpliwości czy problemów. Przez dialog możemy dojść do rozwiązań, których klient w ogóle na początku nie zakładał. Operator w procesie ofertowania w logistyce kontraktowej nie może być tylko wykonawcą, ale przede wszystkim musi być doradcą.
W procesie ofertowania budujemy wzajemne zaufanie, więc przejrzystość operatora jest bardzo ważna. Poznając, dajemy się poznać, dlatego przedstawiamy członków zespołu, którzy będą wspierać klienta podczas współpracy. Prezentujemy ich kompetencje i budujemy pewność, że powierza on logistykę swojej firmy w dobre ręce.
Na koniec, przez dobre poznanie procesu klienta i ustalenie zmian, które mogą być wprowadzone, jesteśmy w stanie klarownie skalkulować konkretne warianty współpracy, ale i przeprowadzić analizę ekonomiczną dotychczasowych rozwiązań. Przejrzystość takich deklaracji cementuje zaufanie, które procentuje później podczas właściwej współpracy.

Przygotowanie oferty „szytej na miarę” zależy głównie od stopnia zaawansowania procesu logistycznego danego przedsiębiorstwa. Bardzo ważne jest, aby od samego początku zaprezentować się jako ekspert najwyższej klasy na każdym etapie obcowania z potencjalnym klientem. Należy wysłuchiwać, zadawać pytania, dyskutować, pomagać szukać najlepszych rozwiązań i doradzać. Musimy naprawdę zainteresować się swoim klientem, zrozumieć jego potrzeby logistyczne w najmniejszych detalach. Kolejnym kluczowym elementem jest uzyskanie najdokładniejszej odpowiedzi na poniższe pytania, dzięki którym możemy poznać specyfikę biznesu klienta, a także skalę danego projektu.
Co? Podział i wstępna charakterystyka towarów wchodzących do systemu logistycznego.
Ile? Szacowane na podstawie danych statystycznych wielkości przepływu materiałów.
Skąd? Dokąd? Identyfikacja dostawców lub odbiorców grup towarowych.
Kiedy? Ustalenie rytmów dostaw, sezonowość.
Są one na tyle uniwersalne, że możemy zastosować je zarówno do transportu wewnętrznego, jak i zewnętrznego. A uzbierawszy już dane jesteśmy w stanie dopasować zasoby ludzkie niezbędne do obsługi projektu. I dopiero teraz zabieramy się do opracowania najlepszej oferty. Uwzględniamy oczywiście wszystkie możliwe nowoczesne i dostępne rozwiązania, stymulując podnoszenie skuteczności i efektywności realizowanych procesów logistycznych. Wykorzystujemy aktualne trendy rynkowe, z zachowaniem poszukiwanego przez klienta poziomem stawek.

Paweł Rzepka
Dyrektor ds. logistyki i produkcji, Delta Trans Logistik

Jedną z najważniejszych kwestii jest transparentność i dokładność danych. Najczęstszym błędem, z punktu widzenia operatora, jaki jest popełniany przez firmy poszukujące usługi logistycznej to niedbale, na prędce przygotowane dane, często wzajemnie się wykluczające. Taki stan rzeczy powoduje, iż operator logistyczny zmuszony jest w celu przygotowania oferty do przyjęcia wielu założeń oraz uogólnień, które w zdecydowanej większości przypadków powodują zawyżenie oferty. Oferta oparta tylko na założeniach to zawsze oferta z dużym marginesem bezpieczeństwa, czyli zawsze przewartościowana. Drugi niezwykle ważny aspekt z punktu widzenia oferenta to możliwość fizycznej konfrontacji z towarem, z tym jak jest opakowany, zabezpieczony. Co prawda można to wszystko udokumentować zdjęciami, opisem, nie mniej jednak wizyta studyjna jest jednym z ważniejszych punktów, szczególnie w przypadku realizacji procesu pełnego outsourcingu.