Outsourcing procesów zakupowych

Pozyskanie odpowiednich pracowników, pomimo wciąż rosnącego odsetka osób z wyższym wykształceniem, nie jest takie proste.
Praca specjalistów z działu zakupów wymaga od zatrudnianego personelu dużej wszechstronności. Do skutecznego wypełniania powierzonych obowiązków niezbędne są zarówno umiejętności analityczne jak i duża swoboda w nawiązywaniu kontaktów. Zakres wiedzy specjalisty sięga od znajomości aspektów technicznych poprzez opanowanie zagadnień biznesowych i organizacyjnych aż po elementy wiedzy z dziedziny psychologii.

Skutkiem wymagań stawianych przed współczesnym pracownikiem działu zakupów są trudności w pozyskaniu odpowiedniej klasy specjalistów. Trudności te powodują, że specjaliści ci delegowani są głównie do obsługi zakupu usług i materiałów bezpośrednich uznawanych za kluczowe dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zdaniem Petera Bendora, Prezesa “The Event Group”, nie można ignorować kosztów pośrednich, których znaczenie bardzo często jest niedoceniane. Przykładowo, po przeanalizowaniu kosztów jednej firmy ubezpieczeniowej o rocznych przychodach rzędu 6 miliardów USD okazało się, że roczne koszty pośrednie wynosiły aż 500 milionów USD.

Jak wygląda outsourcing procesów zakupowych?

Outsourcing procesów zakupowych jest stosunkowo nowym i mało znanym w Polsce rozwiązaniem. Dynamicznie rozwija się natomiast w USA oraz w Europie Zachodniej. Wzrost tego rynku w ujęciu całego globu szacowny jest na 30% rocznie. W ostatnich latach jest to najszybciej rozwijająca się dziedzina outsourcingu.
Z organizacyjnego punktu widzenia usługa ta nie różni się znacznie od innych form zlecania fragmentów swojej działalności firmie zewnętrznej, tak powszechnych w przypadku usług IT czy księgowych. Obowiązek prowadzenia działalności zaopatrzeniowej (w całości lub tylko poszczególnych jej elementów) powierzany jest firmie zewnętrznej, która, korzystając ze swojej wiedzy i doświadczeń, zarządza zakupami w imieniu przedsiębiorstwa zlecającego.
Jedyną zasadniczą różnicą jest możliwość outsourcingowania nie tylko wszystkich funkcji działu, ale także określonych fragmentów procesu zakupowego. Cecha ta wynika z wyróżnienia większej ilości niezależnych elementów składających się na prawidłowe funkcjonowanie działu zakupów.

Dlaczego outsourcować?

Aby dostrzec korzyści płynące z outsourcingu zakupów niezbędne jest poznanie wypływu procesów zaopatrzeniowych na wynik finansowy całego przedsiębiorstwa. Pomocna może być tutaj analiza DuPonta, która przedstawia wpływ osiągniętych oszczędności materiałowych na zwrot z inwestycji. Niedocenianie wagi, jaką posiada odpowiednio koordynowany i zatrudniający wykwalifikowanych specjalistów dział zakupów, jest jednym z najpoważniejszych i zarazem najczęściej spotykanych błędów.
Coraz częściej specyfika tej części przedsiębiorstwa, wraz ze stojącymi przed nią wyzwaniami, związanymi z nieustannie zwiększającą się presją na redukcję kosztów, stanowi jeden z głównych filarów strategii przedsiębiorstwa.

Odpowiednio zarządzane i zracjonalizowane procesy zakupowe umożliwiają wytworzenie produktów o wyższej jakości i po niższych kosztach.
O ile funkcja zakupów usług i materiałów bezpośrednich, jako strategiczny element funkcjonowania firmy, zwykle nie jest delegowana na zewnątrz, o tyle wydzielenie na zewnątrz funkcji zakupów materiałów i usług pośrednich, może przynieść wymierne korzyści. Outsourcing procesów zakupowych obejmuje najczęściej takie grupy materiałowe i usługowe jak: praca pracowników tymczasowych, koszty podróży, materiały biurowe, wydatki na druk, reklamę i marketing, wydatki telekomunikacyjne, sprzęt komputerowy i logistyka.
Na outsourcing procesów zakupowych materiałów i usług niestrategicznych zdecydowały się już takie firmy jak Unilever, Colgate–Palmolive czy Deutsche Bank. Powszechnie uważa się jednak, że większe korzyści z outsourcingu procesów zakupowych mogą odnieść mniejsze firmy.

Niższe koszty, lepsze wyniki

Dzięki outsourcingowi zakupów możliwe jest osiągnięcie oszczędności wynikających z redukcji kosztów funkcjonowania wewnętrznego działu zakupów. Osiągnięcie oszczędności jest możliwe na przykład dzięki redukcji kosztów związanych z rekrutacją i szkoleniem specjalistów.
Największe oszczędności wynikają jednak z redukcji cen kupowanych materiałów i usług. Firma outsourcingowa zarządzająca kosztami pośrednimi wielu klientów, dzięki korzyściom skali oraz specjalizacji w poszczególnych grupach materiałowych i usługowych, może osiągnąć znacznie lepsze warunki handlowe.
Outsourcing procesów zakupowych umożliwia również przekształcenie części kosztów stałych w zmienne, na przykład poprzez uzależnienie wynagrodzenia firmy outsourcingowej od osiągniętych oszczędności.
Według raportu Aberdeen Group, firmy, które wdrożyły u siebie outsourcing zakupów uzyskały szybko wymierną redukcję kosztów i poprawę wydajności operacyjnej. Uzyskane efekty tych działań są godne szacunku:
o redukcja cen uzyskiwanych za zakup towarów i usług wyniosła średnio 18%
o poprawa zgodności zamówienia z dostawą – poprawa o 60%
o obcięcie cyklu dostawy i zamówienia o połowę
o redukcja kosztów administracyjnych związanych z zakupami o ponad 25%

Więcej czasu na własną działalność

Przedsiębiorstwo jest skomplikowanym systemem, w którym bardzo często brak jest przejrzystości a informacje, które mogłyby wpłynąć na kształt ostatecznej decyzji nie są dostarczane lub docierają zbyt późno. Skutkiem takiej sytuacji jest nieoptymalne, z biznesowego punktu widzenia, podejmowanie decyzji. Jedną z głównych zalet outsourcingu części funkcji jest umożliwienie skupienia się kadry kierowniczej na zasadniczej części działalności firmy.

Taka możliwość otwiera przed firmą perspektywy bardziej dynamicznego rozwoju, gdyż oferuje więcej czasu na podejmowanie decyzji niezwiązanych z wydzielonymi funkcjami pobocznymi. W przypadku outsourcingu procesów zakupowych czas, który poświęcić trzeba na wszelkie czynności związane z wyszukiwaniem nowych dostawców, oceną współpracy czy bieżącymi procesami związanymi z działalnością zakupów materiałów i usług niemających dla firmy strategicznego znaczenia, może być poświęcony na dokładniejszą analizę innych zachodzących procesów kluczowych, co z pewnością przyczyni się do poprawienia wyników całego przedsiębiorstwa.

Większa elastyczność

Obecna konkurencja stawia przed działem zakupów ogromne wyzwania. Pracownikom zaopatrzenia stawia się wymagania, które bardzo często nie są możliwe do spełnienia z powodów zbyt dużego obciążenia czynnościami operacyjnymi. To właśnie codzienne wypisywanie zamówień nie pozwala na lepsze poznanie rynku czy zajęcie się wyszukiwaniem nowych dostawców, czyli na wykonywaniu zadań strategicznych działalności zakupowej. Problem ten w znacznie większym stopniu dotyczy materiałów i usług pośrednich. W wyniku poświęcania zbyt małej uwagi czynnościom strategicznym dochodzi do strat lub niepełnego wykorzystania zaistniałych możliwości.
Jedną z podstawowych zalet outsourcingu procesów zakupowych jest oferowana przez zewnętrznych specjalistów elastyczność. Dzięki odpowiedniemu sformułowaniu umowy z firmą outsourcingową, na przykład wykorzystując premię od uzyskanych oszczędności, możesz być pewien, że firma outsourcingowa poświęci wystarczająco dużo czasu na zadania strategiczne, prowadzące do poprawy wyników. Dobra znajomość rynku i branży specjalistów z firmy outsourcingowej pozwoli na lepsze wykorzystanie globalnej bazy dostawców, a co za tym idzie, również obniżenie kosztów.

Doświadczenie

Posiadanie wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników jest jednym z głównych elementów sukcesu przedsiębiorstwa. Mówiąc jednak o doświadczeniu nie należy jedynie oceniać ilości lat przepracowanych na danym stanowisku, czy w danej branży. Dużo cenniejszą dla firmy wartością jest różnorodność przypadków, z którymi spotkał się pracownik wraz z umiejętnością szybkiej i precyzyjnej diagnozy zaistniałych problemów oraz dobranie odpowiednich rozwiązań.
Specjaliści obsługujący dział zakupów w ramach jego outsourcingu są pracownikami z takim właśnie doświadczeniem. Dzięki dobrej znajomości najczęściej występujących problemów są w stanie zadziałać szybko i skutecznie.
Należy również pamiętać, że obsługa wielu przedsiębiorstw w zakresie outsourcingu zakupu usług i materiałów pośrednich pozwala na wysoki stopień specjalizacji w tych obszarach, na który pojedyńcze przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić.

Zorientowanie na wynik

Jednym z podstawowych wrogów skutecznie funkcjonującego działu zakupów jest rutyna. Nieustannie zmieniająca się środowisko, zarówno po stronie klientów jak i dostawców sprawia, że pojęcie optymalizacji nie jest jednorazowym zdarzeniem, ale ciągłym procesem. Dynamiczne zmiany wymuszają na specjalistach do spraw zakupów modyfikację nastawienia do wykonywanej przez siebie pracy, co, po wieloletniej praktyce, może okazać się trudne.
Angażując w swoje procesy nowych, ale doświadczonych konsultantów firma uzyskuje świeże spojrzenie na czyhające zagrożenia, jakie stwarza dla niej współczesny rynek.
Częste zmiany środowiska pracy konsultantów w naturalny sposób eliminują czynnik rutyny. Ponadto, wykazywanie kontrahentom zadowalających wyników i utwierdzanie w przekonaniu o słuszności decyzji o outsourcingu jest stałym elementem odpierania ataków konkurencji.

Różne możliwości wynagradzania

Negocjowalność wynagrodzenia firmy, której powierza się obsługę procesów zakupowych, jest kolejną zaletą outsourcingu.
Fakt, że wynagrodzenie nie jest ustalane z poszczególnymi pracownikami działu zakupów, stanowi dogodną okazje do zastosowania mniej konwencjonalnych, za to bardziej precyzyjnych sposobów kontraktowania. Jedną z możliwości jest wprowadzenie tak zwanej premii od sukcesu, czyli umowy, która pozwala na częściowe uzależnienie kosztów usługi od uzyskanych wyników.
Rozwiązanie takie pozwala w znacznym stopniu obniżyć zleceniodawcy ryzyko związane niezadowalającymi wynikami zewnętrznych specjalistów i upewnić go, że zawsze zapłaci mniej od osiągniętych korzyści wynikających z działania firmy outsourcingowej.

Przykład outsourcingu zakupów

Thames Water to przedsiębiorstwo użyteczności publicznej obsługujące 70 milionów klientów w 46 krajach. W 1995 roku firma ta zdecydowała się na przekazanie funkcji zakupów i logistyki zewnętrznej firmie. „Celem decyzji o outsourcingu była redukcja ponoszonych kosztów i poprawa wydajności procesów i pracowników” mówi John Sexton, Dyrektor Zarządzający w Thames Water „Wszystkie cele zostały osiągnięte”, dodaje. Wynikiem wprowadzonych zmian było uzyskanie oszczędności na poziomie 150 milionów USD, koszty zakupu usług i materiałów obniżyły się o 30%, a poziom zapasów zmniejszył się o połowę.
Roger Whittier, dyrektor zakupów firmy Intel, zwraca z kolei uwagę, że outsourcing zakupów jest dużą szansą na ograniczenie kosztów w mniejszych firmach, które mogą odnieść korzyści skali dzięki łączeniu zakupów kilku firm i otrzymaniu w efekcie lepszych warunków handlowych.