Palety pod lupą

Upłynnianie palet za gotówkę dotyka większość firm współtworzących dzisiejszy łańcuch dostaw. Wynika to głównie z faktu, że wiele z nich nadal nie ma kontroli nad obiegiem opakowań zwrotnych lub kontrola ta wykonywana jest za pomocą kartki i długopisu. Problem ginących palet jest bagatelizowany do chwili uświadomienia sobie, jakie straty on generuje. Wystarczy sprawdzić, ile miesięcznie palet ginie w firmie i przemnożyć tę liczbę przez kwotę, jaką za nie otrzymamy w skupie (około 20 zł za sztukę), by uzmysłowić sobie, jakiego rzędu są to koszty.

Dlaczego giną?

Zgodnie z powiedzeniem, że „w przyrodzie nic nie ginie, lecz zmienia właściciela”, za kradzież palet EUR odpowiadają ludzie. Sposobem na zapobieganie tej patologii jest wprowadzenie kontroli obiegu opakowań zwrotnych lub – jeżeli nie posiadamy odpowiedniego zaplecza – skorzystanie z wynajmu palet. Dzisiaj prawie wszystkie procesy w firmie można zautomatyzować, w tym również zarządzanie gospodarką opakowań zwrotnych. Dostawcy systemów IT oferują szereg narzędzi do monitorowania obiegu palet. Niestety wiele firm nadal nie docenia i wątpi w skuteczność tych rozwiązań, co powoduje, że rejestrowanie operacji związanych z przekazywaniem opakowań ciągle należy do rzadkości. Zarządzanie gospodarką opakowaniami zwrotnymi jest niemal niemożliwe do zrealizowania bez wspomagania się narzędziami IT, zwłaszcza w przedsiębiorstwach o rozproszonej strukturze.

Palety pod lupą

System IT rejestruje przepływ palet na każdym etapie (wydanie, przyjęcie, zwrot, przepływ pomiędzy firmami, przesunięcie magazynowe), dzięki czemu w każdej chwili można sprawdzić, gdzie znajdują się opakowania, kto, komu, ile i jakich opakowań zalega.

– System dostarcza wielu ważnych informacji, na przykład czy nie brakuje palet oraz jakie są zadłużenia względem firmy. Program jest konfigurowalny pod względem indywidualnych potrzeb klienta oraz rodzaju operacji, jakie ma rejestrować. Użytkownik może utworzyć w nim niezależne operacje, nie związane z ruchem towarowym, a także zdefiniować operacje, jakie mają być generowane automatycznie podczas akcji wykonywanych na powiązanym z opakowaniami towarze. System pozwala prezentować stany i zadłużenia w kontekście klienta, magazynu, typu opakowania, a nawet właściciela. Analizy i dane można prezentować w różnych ujęciach, pod względem indywidualnych wymagań użytkownika – wyjaśnia Sylwia Kosecka-Żurek, programista w spółce Quantum software.

Rejestrowanie ruchu opakowań za pomocą systemów IT ma kilka zasadniczych atutów. Pierwszym i najważniejszym jest redukcja kosztów poprzez minimalizację strat związanych ze „znikaniem palet”. Kontrola obiegu palet umożliwia sprawdzenie stanu i zadłużenia opakowań w każdym momencie, co pozwala na wyselekcjonowanie, a w efekcie obciążenie winnego zagubionymi opakowaniami.

– Bardziej wymagający użytkownicy systemu, dla których podstawowe informacje, jakie dostarcza im program, nie są wyczerpujące, mogą również za jego pomocą sprawdzić, ile opakowań w danej chwili jest pustych oraz ile znajduje się wraz z towarem, czy też ile uległo uszkodzeniu – dodaje Sylwia Kosecka-Żurek.

Niestandardowym rozwiązaniem jest również funkcja powiązania opakowań z artykułami, która umożliwia automatyczne generowanie operacji o opakowaniach podczas czynności magazynowych i transportowych. Użytkownik ma wgląd do danych historycznych i nie musi w tym celu wertować stosów zestawień statystycznych. Po określeniu okresu, w którym ma zostać wykonana analiza systemu, w ciągu zaledwie kilku sekund wygenerowany zostaje raport. W zależności od potrzeby szczegółowości zestawień stanów opakowań mogą one być utworzone w podziale nawet na poszczególne dni. W przypadku gdy firma ma rozproszoną strukturę, system daje możliwość wykonywania rozliczeń wewnętrznych.

Ma on jeszcze jedną niezwykle przydatną cechę – jest kompatybilny z innymi systemami takimi, jak WMS oraz TMS. W przypadku gdy w systemie obcym wykonywana jest operacja powiązana, to program automatycznie ją zatwierdza i generuje stany. Można również dokonywać zmian ilości zarówno po stronie programu zewnętrznego, jak i RPS.

– System zarządzania opakowaniami dostosowany jest również do współpracy z innymi programami nawet w sytuacjach szczególnych. W przypadku gdy w systemie zewnętrznym jest mniej atrybutów niż w RPS, to te brakujące przyjmują wartości domyślne. Z kolei gdy w RPS jest mniej atrybutów, to ilości są księgowane z pominięciem brakujących cech, poprzez scalanie i rozksięgowywanie ilości na używane atrybuty – wyjaśnia Sylwia Kosecka-Żurek.

Outsourcing palet

Jeżeli strategia rozwoju struktur firmy nie obejmuje obszaru zarządzania opakowaniami zwrotnymi, to można skorzystać z outsourcingu palet. Na rynku jest kilka firm prowadzących taką działalność. Jedną z nich jest CHEP.

– Wynajem to rozwiązanie umożliwiające pełną identyfikację kosztów zarządzania paletami oraz łatwą nad nimi kontrolę. Generuje oszczędności w całym łańcuchu dostaw – niweluje konieczność inwestycji w majątek, eliminuje koszty administracyjne oraz koszty czynności pozaoperacyjnych, takich jak inspekcje, naprawy oraz utylizacja nośników. Ponieważ CHEP pozostaje właścicielem, klienci nie ponoszą kosztów związanych z realizacją obowiązków recyklingu i odzysku opakowań – wyjaśnia Marta Górska, CE Marketing Manager CHEP.

Obowiązki operatora nie obejmują tylko ustalania bilansu opakowań zwrotnych z odbiorcami i dostawcami, inspekcji i napraw. Dostarcza on również klientom narzędzia do zarządzania paletami.

Firma, która zdecyduje się na wynajem palet, otrzymuje również proste narzędzia do zarządzania opakowaniami zwrotnymi, takie jak system Portfolio+PLUS. Umożliwia on śledzenie dokonanych transakcji, zamawianie palet oraz analizowanie płatności – dodaje Marta Górska.