Papierkowa robota

Największą grupę ankietowanych (56 proc.) stanowiły organizacje z branży transportu i logistyki, gdzie średnia miesięczna liczba faktur wynosiła 501-1000 sztuk.
Okazało się, że większość badanych przedsiębiorstw stosuje tradycyjną metodę akceptacji faktury, w formie podpisu na rewersie. Około 56 proc. ankietowanych organizacji zadeklarowało potrzebę wdrożenia systemu wspomagającego proces obiegu faktur w firmie. Potrzebę korzystania z systemu informatycznego wyraziły też działy: zarządu (90proc.), kontrolingu (73 proc.) oraz administracji (67 proc.).

Długi czas opisywania faktury

Przedstawiciele działów księgowo-finansowych firm, które nie korzystają z e-faktur zgodnie twierdzą, że największy problem stanowi wydłużający się czas opisywania faktury (46 proc.), otrzymanie zaakceptowanej faktury „po czasie”, czy zagubione dokumenty. Te trudności podczas korzystania z tradycyjnego sposobu obiegu faktur wpłynęły na negatywną ocenę pracy z fakturami (około 44 proc. badanych).

W 33 proc. badanych organizacji, aż ¼ wszystkich pracowników brała udział w opisywaniu i akceptacji faktury

Ponad 64 proc. badanych oczekuje skrócenia czasu obsługi faktury, 40 proc. chce wyeliminować zagubienia i zniszczenia faktur, 38 proc. domaga się wprowadzenia monitoringu procesu. – Wszystko to umożliwia system informatyczny, który zarządza obiegiem faktur w firmie – wyjaśnia Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl. Potwierdza to ponad połowa ankietowanych, którzy właśnie w ten sposób rozwiązaliby problemy z fakturami. Taki system charakteryzuje się wysokim stopniem wyspecjalizowania, dopasowaniem do potrzeb danej firmy oraz wysoką efektywnością korzyści związanych z jego prawidłowym zastosowaniem.

Z ręki do ręki

Obieg faktury w wielu przedsiębiorstwach jest rozbudowany o podmioty, które nie powinny brać w nim udziału. Badanie wykazało, że w 33 proc. ankietowanych organizacji, aż 1/4 wszystkich pracowników bierze udział w opisywaniu i akceptacji faktury. Dokument w wersji papierowej trafia najczęściej do płatnika w formie listownej do sekretariatu.  W takim przypadku proces opisu i akceptacji trwa około 38,01 h. W sytuacji, gdy faktura trafia bezpośrednio do opisującego, to proces ten obejmuje 77,89 h. Jeżeli faktura jest dostarczona do działu księgowości to czas ten skraca się do 25,28 h. W celu usprawnienia procesu obiegu dokumentów kosztowych, w niektórych firmach utworzono stanowisko asystenta działu księgowości, odpowiedzialnego za ich przyjmowanie i rejestrowanie. Proces ten można uprościć i skrócić do kilkunastu minut, korzystając z e-faktury. Paradoksalnie 29 proc. badanych firm wprowadziło zakaz przyjmowania tych dokumentów w formie elektronicznej.

Kosztowne powielanie

W przypadku przedsiębiorstw, w których strukturze funkcjonują oddziały (46 proc. badanych organizacji) posiadają one centrum księgowo-finansowe, do którego przekazywane są wszystkie faktury. Wiąże to się z dodatkowymi kosztami ich transportu oraz przetwarzania. W oddziałach tych w celu dokładniejszej kontroli przepływu dokumentów stosuje się praktykę powielania dokumentów lub pozyskiwanie ich duplikatów. Proces ten generuje większe zużycie papieru, a co za tym idzie wzrost kosztów przedsiębiorstwa.

Konieczne archiwum

Ważnym zagadnieniem związanym z obiegiem faktur w firmach jest sposób archiwizowania. Okazuje się, że tylko 19 proc. badanych przedsiębiorstw przechowuje dokumenty kosztowe w formie elektronicznej. Z kolei 79 proc. ankietowanych nie archiwizuje danych w postaci plików. Można się zatem domyślić, że faktury przechowywane są przez lata w formie papierowej, co wymaga przeznaczenia części przestrzeni biurowej do utworzenia archiwum.
Paradoksalnie 29 proc. badanych firm wprowadziło zakaz przyjmowania faktur w formie elektronicznej.

Nowoczesne narzędzia automatyzujące proces obiegu faktur mogą przyczynić się do usprawnienia funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz redukcji kosztów. Pomimo tego wiele przedsiębiorstw nadal wykorzystuje tradycyjną metodę akceptacji faktury z podpisem na rewersie. Przyczyną może być brak zaufania do e-faktury. Papierowa wersja dokumentu kosztowego wydaje się być bardziej wiarygodna.

Beata Skura konsultant ObiegFaktur.pl – Co czwarta firma w Polsce narzeka na dużą ilość faktur do opisania i akceptacji w ciągu jednego miesiąca. Nie dziwi więc fakt, że w jednej czwartej przypadków prowadzi to do zagubień dokumentów kosztowych. Z kolei prawie połowa badanych otwarcie deklaruje, że „nie ma czasu” na pracę z fakturami.

Aleksander Sala prezes zarządu Kolibro Sp. z o.o. – Z naszych obserwacji i badań wynika, że obieg faktur kosztowych wpływających do organizacji jest w ostatnich latach jednym z najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych w Polsce.